Qualification

This is how the global situation affects public procurement – suppliers should be aware of these contractual terms

Tuffa ekonomiska tider till följd av krig, hög inflation och stigande el- samt drivmedelspriser påverkar också offentlig upphandling. På vilket sätt påverkas offentlig upphandling och hur kan upphandlingar anpassas till dagens omvärldsläge? Hur och när kan upphandlade kontrakt omförhandlas? Vilka avtalsvillkor är viktiga att hålla koll på? I denna artikel svarar vi på alla dina frågor och ger konkreta tips på hur du som leverantörer kan riskminimera utifrån omvärldsläget.

 

Hur påverkas offentlig upphandling?

Kostnadsökningar för leverantörer

Stora kostnadsökningar innebär att leverantörer till offentlig sektor ser över sin förmåga att leverera i enlighet med upphandlade kontrakt. Kriget har också resulterat i att det på flera håll råder brist på varor. Att leverantörer ges bästa möjliga förutsättningar att kunna leverera är av stor vikt eftersom det kan vara helt avgörande för leverantörens fortlevnad. Om leverantören inte får rimliga förutsättningar att fullgöra leverans kan det också resultera i dyra och ineffektiva offentliga affärer.

Avtal följer inflationen – räknas upp som prisindex

Regioner och kommuner drabbas likaså av stora kostnadsökningar eftersom avtal med leverantörer följer den höga inflationen. I längre kontrakt är det vanligt att ha prisklausuler som anger att priserna räknas upp och följer inflationstakten. Dessa klausuler syftar bland annat till att leverantörerna ska binda sig under längre tid och inte riskera att gå back. Flera områden blir nu dyrare när inflationen räknas upp som prisindex. 

Risk att upphandlingar står helt utan anbud

Nya annonserade upphandlingar, med lång kontraktstid och flera sanktionsmöjligheter, riskerar att stå helt utan anbud. Upphandlande myndigheter måste därför anpassa utformningen av upphandlingar till den nya verkligheten.

EU sanktioner mot Ryssland påverkar upphandlingar

Under våren år 2022 införde EU flera sanktioner mot Ryssland och Belarus. Sedan 9 april är det förbjudet att ingå offentliga kontrakt med ryska företag och sedan 11 oktober gäller förbudet även mot att fullgöra ingångna kontrakt med ryska leverantörer. Förbudet gäller även avrop från ramavtal men inte ingående av ramavtalet. Utöver dessa sanktioner är det också förbjudet att köpa, importera och transportera vissa varor och tjänster från Ryssland och Belarus. 

 

Att anpassa och omförhandla upphandlade avtal

Huvudregeln är att offentliga kontrakt inte får ändras. Lagen om offentlig upphandling (LOU) ställer dock upp vissa undantagssituationer där det faktiskt är tillåtet att ändra ett redan upphandlat kontrakt. Bestämmelserna upplevs av flertalet beställare som otydliga och svåra att förhålla sig till. Om ett upphandlat avtal ändras för mycket riskerar nämligen den upphandlande myndigheten att behöva göra om hela upphandlingen. Om offentliga avtal skulle kunna ändras hur som helst skulle den ursprungliga upphandlingen – som syftar till att identifiera den mest lämpliga och bästa leverantören – bli onödig. 

Kontraktsvillkor är just villkor, men det är viktigt att kunna omförhandla villkor tills situationen är stabiliserad. Annars riskerar den upphandlande myndigheten att stå utan leverans. Uteblivna leveranser kan innebära fler negativa effekter mot verksamheten och medborgare än ökade priser. Det finns alltså en möjlighet för leverantören att lägga fram förslag på ändringar så länge det är tillåtet enligt LOU. Då finns en möjlighet att beställaren går med på det, även om det kan finnas en ovilja att ändra avtalet. I annat fall är leverantören bunden av det avtal som har ingåtts. Nedan går vi igenom några av de situationer där det enligt LOU är tillåtet att ändra upphandlat avtal.

 

Säkerställ att det finns tydliga ändringklausuler i avtalet

Om ett avtal innehåller tydliga ändringsklausuler får avtalet ändras. Därför behöver offentliga beställare skapa ett utrymme för att kunna justera avtalet om det behövs. Det kan exempelvis ske genom att ange storlek på prisökningar och möjlighet att byta ut produkter samt genom att beskriva omfattningen som ändringen får avse.

Om avtalet inte innehåller villkor om möjligheten att ändra på grund av omvärldslägets negativa ekonomiska effekter och därmed en svår prognos för framtiden, finns en risk att färre leverantörer lämnar anbud. Risken är också att fler offentliga avtal behöver avslutas i förtid och att beställaren står utan det som upphandlingen avsåg.

Dessutom saknas oftast en skyldighet för beställare att ta ett möte med leverantören och ta ställning till underlag om prisökningar och brist på varor. Om det finns utförliga villkor om ändringar i avtalet ger det goda förutsättningar att styra fortsatt leverans under ändrade förutsättningar. Därför bör beställare skriva in en skyldighet att förhandla i avtalen för att på så sätt försöka förstå leverantörens situation. Som leverantör gäller det i sin tur att välja rätt tid för förhandling samt att se över situationen noga.

 

Oförutsägbara händelser kan ändra upphandlat avtal – analysera läget

I LOU anges att ett upphandlat avtal kan ändras till följd av oförutsägbara händelser. Bestämmelsen kan få betydelse när det gäller att balansera ut negativa ekonomiska effekter skapade av dagens läge. Det finns ett relativt stort utrymme att ändra avtalet så länge det finns ett samband mellan den oförutsebara händelsen och behovet av ändringen. Däremot finns en risk att beställare inte använder bestämmelsen eftersom det kan vara svårt att utreda orsaker och samband till behovet av ändringar. Därför är det idag viktigare än någonsin att analysera effekterna av dagens situation och hur det kan påverka nuvarande avtal. 

 

Negativa konsekvenser av att direkt avsluta avtal

Om en leverantör hävdar att fortsatt leverans kräver ändringar i avtalet kan beställaren besluta att häva eller avsluta avtalet. Den upphandlande myndigheten ser kanske att avtalet kan upphandlas på nytt. Men i praktiken kan de ekonomiska effekterna bli värre i jämförelse med att förhandla med befintliga leverantörer. Dagens läge påverkar ju alla leverantörer. Att dessutom få skadestånd på grund av ett dyrare köp kan också vara svårt om leverantören riskerar att gå i konkurs. Myndigheten kan också få problem med att bevisa att man begränsat sin skada.

 

Vilka avtalsvillkor är viktiga att hålla koll på som leverantör? 

Vissa avtalsvillkor kan innebära risker och andra typer av villkor kan innebära fördelar för leverantörer till offentlig sektor. Det är viktigt att man som leverantör genomför en egen riskanalys för att identifiera individuella risker som kan uppstå givet den egna verksamheten och branschen. Risker och fördelar kan nämligen skilja sig åt beroende på vilken sektor man är aktiv inom. Nedan listar vi ett par avtalsvillkor som generellt sett kan innebära risker och som leverantörer därmed bör hålla extra koll på.

Prisjustering för index 

Tanken med att använda index för reglering av avtal är att fördela risken för prisförändringar mellan köpare (upphandlande myndighet) och säljare (leverantör). Indexreglering innebär att en pris eller kostnad räknas upp eller ned från en tidpunkt till en annan. För leverantörer som saknar indexreglering för kostnadsförändringar i det offentliga avtalet kan det bli svårt att få affären att gå runt. 

Avvikelser från standardavtal

Inom flera olika branscher finns så kallade standardavtal där avtalsvillkoren är utformade för att passa en aktuell bransch. Standardavtal kan vara ensidigt upprättade av den ena sidan eller gemensamt upprättat av beställare och leverantör. Även om det är vanligt att upprätta egna avtalsvillkor bör leverantörer se till att avtalsvillkoren inte avviker för mycket från standardavtal.

Höga skadestånd/viten

Något att se upp för är höga skadestånd eller viten när exempelvis en viss servicenivå inte kan uppnås av leverantören, såsom en viss tid för svar. I avtal är det inte helt ovanligt att varje brist på servicenivån innebär ett avdrag, exempelvis om 25 000 kronor, ifall bristen inte är åtgärdad inom viss tid. Dagens läge innebär att personal sägs upp, vilket innebär att leverantören kanske inte har full kapacitet att leva upp till sådana avtalsvillkor. Det är inte heller ovanligt att ange en rätt till vite för varje förseningsbelopp, till exempel med en viss procent. Det kan också finnas villkor om rätt till uppsägning om sådana avtalsvillkor inte följs.

 

Så undviker du oönskade avtal från början 

Dagens omvärldsläge innebär att oönskade avtal skapar knepiga situationer för leverantörer. Det är därför ytterst viktigt att leverantörer undviker oönskade avtalsrelationer. Men hur undviker man oönskade avtal från första början?

Att analysera och förstå kontraktsvillkoren som är kopplade till upphandlingen är helt centralt för att inte hamna i en oönskad avtalssituation. Däremot är det lätt hänt att kontraktsvillkoren förbises och att fokus istället hamnar på de kommersiella aspekterna i upphandlingen. Kontraktsvillkoren är dock minst lika viktiga att ta hänsyn till. Leverantörer bör därför vara medvetna om vilka kontraktsvillkor som accepteras när man lämnar in anbudet. Om det finns en rutin att analysera kontraktsvillkor har man antagligen kommit så långt att det även finns interna riktlinjer om vilka slags villkor man kan acceptera och inte acceptera. 

Det är fördelaktigt om avtalsvillkoren analyseras redan i början av anbudsfasen i samband med att ett Go/No-Go beslut fattas om att gå vidare med upphandlingen eller inte. Analysen bör kartlägga samtliga kontraktsvillkor som kan innebära risker eller fördelar, såsom löptid, viten, skadestånd, servicenivåer, prisjusteringar, ändringsbestämmelser, med mera. 

 

Hur hjälper Tendium?

Genom datadrivet anbudsarbete är det enklare att undvika oönskade avtal. Funktionerna som hör till datadrivet anbudsarbete gör att du kan synliggöra risker snabbt och enkelt. Dessutom säkerställs att inga avtalsvillkor missas. Tendium erbjuder flera olika datadrivna verktyg i form av sammanfattningar, upphandlingsbevakning, sökordsfunktion och smart samarbete. En enkel överblick över upphandlingar med automatiserade sammanfattningar gör att du snabbt kan besluta om upphandlingen är värd att satsa på eller inte. Du kan också söka efter specifika risker som du ser mot bakgrund av dagens läge, direkt i sökordsfunktionen. Kontakta oss om du har frågor om hur Tendium kan hjälpa just ditt företag i anbudsarbetet.

Alex Mayburov

Subscribe to our newsletter

Get helpful advice and news about tendering, as well as great offers from Tendium.

You can unsubscribe whenever you want. For more information, check out our privacy policy.

Share

Facebook
Twitter
LinkedIn

Read on...

Enterprise

We at Tendium are pleased to present a new collaboration with Byggfakta where together we make public procurement easier for suppliers in the construction sector.

Alex Mayburov

on December 8, 2022
Stay updated!

Subscribe to our newsletter

Receive offers, smart tips, and news about public procurement 

You can unsubscribe at any time. For more information, please see our privacy policy.