Att lämna anbud på upphandlingar har länge inneburit mycket manuellt arbete. Men med AI:s intåg har den saken börjat ändras. Nu finns alternativet att få automatiska sammanfattningar av upphandlingar. Förutom att det är lite bekvämt, vad är egentligen nyttan med det?
I den här artikeln går vi igenom konsekvenserna av manuella processer i anbudsarbetet och effekterna av automatiska sammanfattningar.
Så görs en manuell sammanfattning
Låt oss först definiera vad det är vi pratar om egentligen. Hur ser de manuella processerna ut som många bid team använder idag?
Att lämna anbud eller inte är ofta ett komplext beslut där man behöver väga in många parametrar och verifiera och godkänna information, krav och avtalsvillkor. För att internt kunna hantera och fatta ett sådant beslut gör många anbudsteam en manuell sammanfattning.
Processen inleds med att en ansvarig har hittat en relevant upphandling och går in i ett upphandlingsverktyg för att ladda ned upphandlingsdokumenten. Därefter börjar de läsa kraven och all den viktiga informationen i dokumenten. Ibland laddar de även upp all upphandlingsdokumentation i en gemensam yta som rutin.
Därefter görs den manuella sammanfattningen av den viktigaste informationen i dokumenten, som ligger till grund för ett beslut. En del bid teams har avancerade Excel-ark och långa checklistor för att hålla reda på all information.
Denna process görs om och om och om igen. Hos företag som arbetar mycket med offentliga upphandlingar kan detta göras flera gånger per dag varje arbetsdag. Det är alltså något som tar mycket tid i anspråk.
Så, vad blir då konsekvenserna av detta manuella arbetssätt?
1. Man missar viktig information i sina manuella sammanfattningar
Eftersom man kan behöva gå igenom många upphandlingar, ofta på kort tid, händer det att man missar att ta med viktig information i sammanfattningen som man manuellt sammanställer (vi är trots allt bara människor). Att jobba manuellt ger generellt upphov till fel i högre utsträckning än om processen kan göras automatiskt.
När man missar att ta med viktig information i sammanfattningar kan det innebära att blockeringar och krav missas, eller helt enkelt att bedömningen av om upphandlingen är relevant eller inte görs på bristfälligt underlag. Men det återkommer vi strax till.
2. Man gör helt enkelt inga sammanfattningar
Många företag gör ingen sammanställning överhuvudtaget. Vi är som sagt bara människor och det enklaste är att inte göra en sammanfattning från första början. Istället läser en bid manager underlagen, får uppfattningen att det är en relevant affärsmöjlighet och skickar hela upphandlingsdokumentationen till exempelvis sin säljchef.
Hur bra funkar det då? Säljchefen har såklart mycket annat att prioritera men hen vet att stora kontrakt är viktiga, och läser därför igenom underlaget. Men i all stress så skummar hen bara igenom underlaget snabbt, och är dessutom kanske ovan att läsa juridiska texter och vet inte heller var hen ska leta efter för att hitta den faktiskt relevanta informationen. Men säljchefen säger ändå till bid managern att det ser intressant ut. Så bid managern påbörjar anbudet.
Precis som vid manuella sammanfattningar tas beslutet om att gå vidare med upphandlingen på bristande underlag. Vilket leder oss till nästa konsekvens.
3. Beslut på felaktiga premisser
Både manuella sammanfattningar och inga sammanfattningar alls leder till samma centrala problem. Beslut om att gå vidare och skriva anbud baseras på bristande information och ibland direkt felaktiga premisser.
Felaktiga beslutsunderlag kan få stora konsekvenser. Att påbörja ett anbudsprojekt tar mycket tid och kostar därmed mycket för ett företag. Det är ofta seniora personer som är involverade och deras tid är dyrbar. Då vill man inte påbörja ett anbudsprojekt bara för att efter ett par dagar inse att man inte uppfyller ett viktigt krav, inte kan godta ett juridiskt villkor, inte hunnit kolla på referenskravet tillräckligt noga, etc. etc.
En sådan här anbudsprocess gör att resurser används ineffektivt och att andelen vunna anbud per skrivet anbud sjunker onödigt lågt.
4. Man lägger (för) mycket tid på kvalificeringsfasen
Ett rutinerat anbudsteam tar oftast bra beslut om vilka upphandlingar man väljer att lämna anbud på. Därför är föregående konsekvens kanske inte så vanligt förekommande. Men till vilket pris?
Jo, organisationen lägger ned väldigt mycket arbetstid på att kvalificera upphandlingen. De flesta förstår konsekvenserna av att ta dåliga beslut och vet att de hellre lägger lite mer tid i början för att inte starta igång ett anbudsprojekt på felaktiga premisser. Så man har checklistor för att inte glömma att kolla efter viktiga krav (ofta är det över 10-20 informationspunkter man behöver sammanställa och alla dessa kan man inte ha i sitt arbetsminne). Därefter sammanställs informationen och skickas till relevanta stakeholders inom organisationen, som ska läsa igenom och ge sin synvinkel. Efter allt detta arbete kan ett beslut tas.
När kvalificeringsfasen tar lång tid äts en stor del av anbudstiden upp. Eftersom man i genomsnitt bara har 30 dagar på sig att lämna anbud är varje anbudsdag viktig. Långa ledtider och tidskrävande sammanställningar saktar ner processen. Istället vill ni ta ett väl underbyggt beslut så snabbt som möjligt för att ha gott om tid att ta fram ett så konkurrenskraftigt anbud som det bara går.
5. Andel vunna anbud per arbetad timme blir onödigt lågt
Det manuella arbetet tar mycket tid i anspråk, samtidigt som missar lättare slipper igenom. I längden betyder det att anbudsteamet behöver lägga mer resurser för att nå fram till varje vunnet anbud. Arbetet med att granska dokument och sammanställa information tar tid. Irrelevanta upphandlingar slinker igenom och arbetas med. Dessutom finns mindre tid kvar till att skriva konkurrenskraftiga anbud.
Konsekvensen blir ett team som skulle kunna vinna fler anbud per arbetat timme, men som fastnar i onödig manuell hantering och fel upphandlingar.
Såhär kan en anbudsprocess med manuella sammanfattningar se ut
Hur hjälper automatiska sammanfattningar i anbudsprocessen?
Nu har vi gått igenom konsekvenserna av ett manuellt arbete i kvalificeringsfasen med sammanfattningar. Vad är då alternativet? Hur påverkar automatiska sammanfattningar anbudsprocessen?
En automatisk sammanfattning är en AI-genererad sammanställning av viktig information och krav i upphandlingsdokumenten. Sammanfattningen kan skräddarsys så att den alltid innehåller vissa särskilt relevanta krav och villkor som ni på förhand bestämmer att ni vill ha med, och uppdaterar så fort ni kommer på nya.
Den automatiska sammanfattningen hjälper både till vid den initiala bedömningen av om upphandlingen är intressant, och vid beslutsmöten. Bid managers behöver inte längre lägga tid på checklistor och manuella sammanfattningar.
Resultaten märks av i hela anbudsprocessen.
- En mer standardiserad och mindre personberoende process. Hela teamet har alltid en sammanfattning att luta sig tillbaka på om ansvarig bid manager till exempel är sjuk, eller inte hinner göra en sammanfattning. Den finns alltid där.
- Slipper lägga ned tid på att själv sammanställa informationen manuellt. Bid managers kan gå igenom dokumentationen och hitta risker eller tekniska blockers mycket snabbare och med minskad risk att missa någon av alla informationspunkter som man letar efter.
- Beslut mycket tidigare i anbudsprocessen. Med automatiska sammanfattningar kan en bid manager med några knapptryck skicka iväg den till alla stakeholders så att de kan återkomma flera dagar tidigare än vad som hade varit möjligt utan automatiska sammanfattningar.
- Färre långa beslutsmöten, eller kanske inga beslutsmöten alls. Att ha en samlad plats för alla i företaget att gå in och kommentera och se vilka anbud man utvärderar gör det mycket enklare att kunna ta beslut under dagens gång, istället för att ha ett långt återkommande veckovist beslutsmöte.
Anbudsprocessen med automatiska sammanfattningar kan se ut såhär
Vad blir de positiva effekterna?
Effekterna av en anbudsprocess med automatiska sammanfattningar är tydliga.
- Färre nedlagda anbudsprojekt och mer fokus på de upphandlingarna man faktiskt har en chans att vinna.
- Mycket tid sparad och lägre kostnader då man inte fokuserar på lika många irrelevanta upphandlingar.
- Fler vunna kontrakt och ökad träffsäkerhet för de upphandlingar man lämnar anbud på.
Eftersom man kan fokusera på färre men faktiskt relevanta upphandlingar kan man skriva bättre anbud och lägga ned mer tid på att analysera priser och konkurrenssituationen för just det kontraktet. Man får även fler dagar över att skriva ett konkurrenskraftigt anbud då man hinner ta beslut mycket tidigare i beslutsprocessen.
Allt för länge har arbetet med att lämna anbud inneburit manuella, tidskrävande processer som varit onödigt kostsamma för företag. Vi på Tendium är glada över att automatiska sammanfattningar är med och skapar bättre, effektivare och smidigare anbudsprocesser.
