Solen skiner och semestrarna närmar sig med stormsteg. Härligt! Men på de offentliga kontoren vill man få ut sina upphandlingar innan sommaren, och därför fortsätter det att strömma ut nya upphandlingar.
Som anbudsteam behöver ni en plan för hur ni hanterar upphandlingar under semestertiderna. Här är våra bästa tips för hur ni planerar anbudsarbetet inför sommaren, så att du verkligen kan slappna av under semestern med vetskapen att inget missas!
1. Skaffa er stenkoll på anbudstider och semestrar
Anbudsteam brukar ha bra koll på när olika upphandlingar ska lämnas in. Men under sommaren kan saker falla mellan stolarna, glömmas bort och missas när alla kollegor ska gå på semester i omgångar.
När ni planerar sommaren, markera noga när sista anbudsdag är för upphandlingar ni vill lämna anbud på och vem som jobbar då. Om det inte är samma person som arbetar med anbudet kan ni se till att boka in en överlämning där eventuella utestående frågor lämnas över.
Under perioder då hela teamet inte är samlat är det särskilt viktigt att vara noga med att göra sitt arbete transparent och tillgängligt, så att en kollega enkelt kan ta vid när du är på semester. Du vet själv hur förvirrande det kan vara att försöka sätta sig in i någon annans halvfärdiga process!
2. Ställ frågor direkt och påtala om ni tycker att anbudstiden är för kort
Även upphandlarna går på semester, och det är viktigt att ni tidigt ställer de frågor ni har så att både de hinner svara och ni hinner få svaren i tid. Läs därför igenom upphandlingsdokumenten på en gång och fundera på om det finns några oklarheter som behöver redas ut.
Om ni upplever att anbudstiden är kort med tanke på att det är semestertider, påtala det för upphandlaren! De måste till exempel kunna svara på frågor i så pass god tid att det blir möjligt att lämna ett genomarbetat anbud.
3. Kontakta referenter, underleverantörer och andra i god tid
Har ni referenter som ni ska använda, se till att ta kontakt med dem i god tid. Många kan vara svåra att få tag på mitt i sommaren, och mejlkorgar kan vara obevakade under flera veckor. Detsamma gäller om ni har underleverantörer som ni behöver information från.
Även för interna frågor är det viktigt att vara ute i god tid. Behöver något stämmas av internt, eller behöver ni hjälp med svaret på en fråga? Ni vill inte fastna i anbudsarbetet för att personen ni behöver få tag på har gått på semester. Om ni behöver en signatur måste ni också kunna få tag i personen som ska signera.
4. Gör grundarbetet innan semestrarna
Det kan vara bra att avvakta sista dag för frågor och svar innan man lämnar in anbudet. Men den sista handpåläggningen kan då behöva göras av en kollega, om du som ansvarig gått på semester. Då är det bra att allt är förberett så långt som möjligt, så att din kollega enkelt kan göra sista delen av processen.
För längre anbudsprocesser där du börjar med ett anbud innan semestern och ska fortsätta när du kommer tillbaka så kan du göra dig själv en stor tjänst genom att förbereda så mycket som möjligt innan semestern. Det tar ett tag att värma upp hjärnan efter semestern, och det är ingen höjdare att behöva rivstarta med att reda ut ett anbud som du lämnat mitt i.
Inte heller är det trevligt att gå runt och oroa sig över ett halvfärdigt anbud under semestern, som du vet måste in kort efter att du är tillbaka på jobbet. Bättre att ha ordning och reda i anbudsarbetet så att du kan slappna av!
5. Börja arbeta datadrivet
Om du verkligen vill underlätta anbudsarbetet inför semestern och när ni kommer tillbaka så kan det vara dags att överväga att byta till ett datadrivet anbudsarbete. Det möjliggör bland annat snabbare bevakning, bättre överblick över krav, kortare process till att börja skriva anbud och enklare samarbete inom teamet.
Hinner ni inte lägga om arbetet inför semestrarna? Sätt bollen i rullning nu så har ni de bästa förutsättningarna för en enkel och effektiv anbudsprocess till hösten.
International (English)
Suomi
Norge
