Produkt

7 anledningar att ha ett avropsstöd

Därför behöver du ett avropsstöd

Ett flöde, full koll. Så beskrivs Tendiums Avropsverktyg, ett hjälpmedel framtaget för att förenkla och effektivisera arbetet med samtliga inkommande förfrågningar som avrop, FKU:er och upphandlingar.

Oskar Lundgren är grundare och produktchef på Tendium. I detta blogginlägg berättar han om de många olika fördelar som ett avropsverktyg för med sig. Lär dig allt om avropsstöd och hitta fungerande former för din avropshantering!

 

1) Få bättre överblick över affärer – Intern uppföljning

Det är väldigt vanligt att det, framförallt i större företag, är en stor utmaning att processa alla inkommande förfrågningar som rör offentliga upphandlingar. Man hanterar allt från förnyade konkurrensutsättningar (FKU:er) och direktupphandlingar till faktiska avrop. Avropen kommer också från flera olika avropsberättigade parter, så leverantörer på ramavtal kan få information från ett stort antal olika köpare.

Vi på Tendium såg hur företag med stora eller flera ramavtal brottas med att organisera de inkommande avropen, ibland flera i veckan, om inte flera på en dag. Förfrågningarna kommer ofta via mejl. Då gäller det att dels koppla ihop det aktuella mejlet med korrekt ramavtal, men också att koppla samman mejlen med varandra. Informationen om ett avrop eller en FKU kan nämligen komma i flertalet mejl. Först får man kanske information från en upphandlande myndighet, senare kommer en kravspecifikation myndigheten missade att ta med och senare ändå kommer frågor och ytterligare kompletteringar.

 

Se vilka avrop ni svarar på och inte

Företags hantering av avrop från ramavtal måste ordnas och följas upp. Det kan även finnas ett externt behov av rapportering. Är man leverantör för Kammarkollegiets ramavtal krävs det att man rapporterar in vilka och hur många avrop man svarar på. Om man inte svarar behöver man förklara varför. Den egna, interna uppföljningen är dock minst lika viktig för att till exempel förstå vilka ramavtal man oftast svarar på avrop ifrån och vilka ramavtal man kanske inte lika ofta svarar på.

Om ett företag får väldigt många avrop från en och samma myndighet och vanligtvis tackar ja, är det kanske läge att upprätta en egen relation med myndigheten utanför det specifika ramavtalet. Då kan man jobba bredare med fler frågor och fler uppdrag de behöver hjälp med. Det finns ett stort värde i att ta chansen att bygga en mer direkt relation i stället för att enbart sitta kvar på ett stort gemensamt ramavtal med många parter.

 

Avropsverktyget – Ett flöde, full koll

All uppföljning och ihopkoppling är dock tidskrävande eftersom det oftast sköts manuellt. Information måste struktureras och loggas någonstans, i ett affärssystem eller CRM-system. Det är vanligt att Excel används för detta, men det varierar. Om man är den som hanterar ramavtal kopierar man information från alla mejl och olika källor och slår ihop dessa för att få en översikt över alla inkommande avrop. Man vill kunna se vilka man svarat på och inte.

Det har inte funnits något bra system för det tidigare. Vi på Tendium ville lösa det problemet och bygga en fungerande lösning där den här informationen – uppföljning, förfrågningar, frågor, tillägg – kan komma direkt in på ett och samma ställe. I vår plattform hade vi redan sedan tidigare ett väl fungerande och beprövat arbetsflöde för att processa förfrågningar i form av offentligt publicerade upphandlingar. Samma form har sedan anpassats för att användas för avrop, FKU:er, direktupphandlingar och privata upphandlingar.

Resultatet blev avropsverktyget – ett system för smidigare kontroll och uppföljning av avrop och inkommande förfrågningar. Det ger företaget möjlighet att följa upp affärer och se vilka ramavtal man har satsat på tidigare, men också vilka ramavtal man som organisation får ut ett bra värde av. Det är väldigt svårt att avgöra bara på känsla, även om det finns många som är jätteduktiga på att följa upp ramavtal.

 

Hur avrop hanteras idag
Idag hanteras all ihopkoppling och uppföljning manuellt. Inkommande förfrågningar, information och konversationer från många olika källor måste sammanställas innan kvalificering och beslutsfattande kan ske.

 

2) Spara tid och fördela resurser effektivt – Manuell uppföljning motsvarar ett heltidsjobb

I större organisationer och i ramavtal där man måste rapportera till den upphandlande myndigheten (till exempel rörande hur mycket man sålt på ramavtalet och hur många avrop man tackat nej till samt varför) behövs en manuell uppföljning, men tiden det tar att följa upp motsvarar ofta ett eller flera heltidsjobb. I de flesta fall sker rapporteringen reaktivt istället för proaktivt. När uppföljningen efterfrågas av upphandlande myndighet börjar man jaga säljare för att reda ut vad som sålts inom ramavtalet.

I många organisationer finns dock ingen särskild struktur för att organisera uppföljning av förfrågningar och avrop. Information blir kvar i mejlkorgar. Man kanske svarar direkt från mejlen, men man får ingen som helst överblick över arbetet. I sådana fall är det näst intill omöjligt att ha en effektiv intern kontroll över vilka avrop man får och ännu svårare att följa upp vad som händer med avropen. Det är också svårt att lämna över till andra, exempelvis när den som ansvarar för ramavtalen går på semester eller blir sjuk.

Det är kostsamt, framförallt. Den som har bäst koll, bäst uppföljning och bäst bevakning har i och för sig ordning på sina ramavtal och avrop, men det krävs enormt mycket tid och resurser för att upprätthålla den ordningen och sammanställa all information.

 

Ett avropsstöd frigör värdefulla resurser

Tendiums avropsverktyg kan beskrivas som ett avropsstöd. Det är helt enkelt ett verktyg framtaget för att ge stöd och skapa struktur i en process som annars kan vara svår och tidskrävande att få ordning på. I utvecklingsprocessen har vi utgått från hur avropsprocessen ser ut när den är väldigt, väldigt strukturerad. Vi har sedan försökt att automatisera de manuella, tidskrävande momenten för att frigöra tid och resurser.

Med ett avropsstöd sparar man tid. Det innebär dock inte att ett avropsstöd ska ersätta de som arbetar med ramavtal – tvärtom. Det handlar snarare om att all den otroliga upphandlingskompetens som finns hos de medarbetare som jobbar med ramavtal ska kunna användas till just affärerna, snarare än administration.

Den kvalitativa, mänskliga kunskapen behövs alltid i arbetet med offentliga upphandlingar. I ett stort bolag kan dock antalet ramavtal och storleken på dessa vara enormt. Ett stort företag kan utan problem svara på hundra offentliga upphandlingar varje år men många tusen inkommande förfrågningar av olika slag under samma tid.

Vid en sådan situation råder flera svårigheter med hantering av avrop och FKU:er:

  • Svarstiderna är nästan alltid kortare än vid upphandlingar
  • Man får tillgång till mycket mindre information och den är mindre strukturerad
  • Till följd av den stora volymen krävs mycket mer arbete med att logga information

 

Det är därmed ett ganska svårt uppdrag att hantera inkommande förfrågningar och det kan vara frustrerande för många. Man vet att man lägger tid och resurser på information och affärsmöjligheter som ändå rinner ut i sanden på grund av bristfällig struktur och överblick.

 

Avropshantering för organisationer i rörelse

Många företag har idag byggt upp en bra intern kunskap om avropshantering, men eftersom organisationer är levande och föränderliga behövs någon form av kontinuerligt stöd för att underlätta arbetet.

Det händer till exempel att organisationer växer eller att man byter roller inom företaget. I ett sådant läge förser ett avropsstöd leverantörer med det underlag som krävs för att man ska kunna arbeta på ett strukturerat sätt ändå. Det gör det också enklare för någon ny att komma in och lära sig arbetsuppgifterna när en organisation undergår förändringar.

En fungerande och genomtänkt struktur för hantering av inkommande förfrågningar:

  • Säkerställer att inga affärsmöjligheter missas
  • Underlättar och effektiviserar arbetet för de kollegor som sköter ramavtal
  • Gör det enklare att överblicka arbetet och därmed även att disponera tid och resurser på ett välavvägt sätt
  • Ser till att värdefull upphandlingskompetens inte går åt till att administrera och sortera mejl

 

Hur avrop hanteras med Tendiums avropsverktyg
Med Tendiums avropsverktyg samlas alla inkommande förfrågningar i arbetsytor för respektive affär i vår plattform. Där kan alla inblandade kollegor kan ta del av och kommunicera i direkt anslutning till informationen.

 

3) Samarbeta enklare mellan team

I arbetet med upphandlingar kan den organisatoriska strukturen se olika ut. Ibland är det samma personer som jobbar med att identifiera affärsmöjligheter som också driver projekten efteråt, lägger anbud och följer upp affärer.

Men ibland ser det annorlunda ut. Ibland är det olika team som hanterar olika delar i processen eller som tar över efter varandra. Det kan till exempel fungera på så vis att ett team hanterar nya publicerade offentliga upphandlingar medan ett annat hanterar avrop och FKU:er från befintliga ramavtal, det vill säga affärer som det första teamet har vunnit sedan tidigare. Uppgifter och upphandlingar skickas alltså vidare och processas av en annan avdelning. Många olika personer berörs i en sådan organisationsstruktur.

 

Allt på ett ställe – bättre överblick och enklare överlämning

Resursallokering är ofta en stor utmaning, men kanske särskilt i offentlig upphandling. Offentlig upphandling är nämligen både tidskrävande och fordrar väldigt stor kompetens och erfarenhet. Vid överlämning av projekt kan det vara svårt att veta vad de andra har gjort och vilka deadlines som gäller. I sådana situationer kan en del få väldigt mycket att göra. De hinner kanske inte följa upp och svara på de avrop där man egentligen skulle vilja leverera. Kommunikationen och överlämningen är svårhanterad och affärsmöjligheter faller mellan stolarna.

Med allt samlat på samma ställe är det:

  • Enkelt att lämna över arbete till kollegor
  • Smidigare att arbeta över gränserna mellan team eller avdelningar
  • Tydligt vad man satsat på och var i processen olika uppgifter befinner sig
  • Lättare att prioritera och fördela arbetet på ett klokt sätt mellan medarbetare och team

 

Med Tendiums avropsverktyg är det enkelt att se vad som är hanterat och vad som är kvar att göra. Plattformen är också utformad för att man på ett smidigt sätt ska kunna kommunicera med kollegor. Man kan skriva en kommentar, tagga en medarbetare eller sätta status för uppdraget. På så vis kan man säkerställa att uppgiften i fråga hanteras och blir utförd i tid.

Med avropsverktyget blir alla arbetsflöden transparenta, vilket minskar risken för att viktiga uppgifter och i förlängningen affärsmöjligheter, missas. Ett avropsstöd är också en försäkring för den mänskliga faktorn. Det är lätt att glömma, särskilt om man har mycket på sitt bord. Ett avropsstöd gör själva arbetsprocessen mer enhetlig för samtliga team och avdelningar.

 

4) Sammanhållen process – Ett system för hela affären

Under åren som Tendium arbetat för att göra den offentliga marknaden tillgänglig för fler leverantörer har ett avropsverktyg varit särskilt efterfrågat. Många vill ha ett stöd för att underlätta ett svårt moment i arbetet med upphandlingar. Vi har pratat med hundratals organisationer i Sverige om hur deras arbetsprocesser för inkommande förfrågningar ser ut.

 

Automatiserad loggning – ett effektivt och transparent arbetssätt

I de flesta organisationer ser processerna väldigt lika ut. Man jobbar på ett särskilt sätt och det har sett lika ut länge. För många som börjat arbeta i vår plattform för bevakning av offentliga upphandlingar har dock perspektiven skiftat. Man får upp ögonen för ett nytt arbetssätt som är mindre manuellt. Nya möjligheter öppnar sig när man kan arbeta i ett system och följa hela sin affär från början till slut. Man behöver inte längre byta mellan tre-fyra olika system.

Loggning av information och hantering av uppföljning sköts i stort sett automatiskt. Du som leverantör tar ett beslut i plattformen och allt som rör det beslutet loggas. All information samlas på samma ställe. Det gör att du som leverantör får ett mycket mer effektivt och transparent arbetssätt. Det löser sådana, ibland förbisedda problem, som att det gör det enklare för den som jobbar med ramavtal att gå på semester.

 

Ett varmt välkommet stöd i avropshantering

Vi har fått fin respons från de kunder som jobbat i vår plattform. Det är också ur den kundkontakten, samtalet med användarna av vår plattform, som våra verktyg är sprungna och utvecklade. Det gäller också för avropsverktyget. Idén kom ur kundresponsen, där det uppdagades att det var ett stort problem för många att hantera den stora volymen avrop och förfrågningar som ramlar in via mejl.

Vi tänkte “Men kan vi inte göra samma sak med avropshantering som vi gjort med upphandlings- och anbudsarbetet? Kan vi inte få in alla frågor och all information på ett ställe?” Vi diskuterade på vilka sätt vi kunde lösa det och fick sedan hjälp av några av våra kunder att utvärdera processen. Utifrån det har avropsverktyget tagit form och blivit ett varmt välkommet stöd i många organisationers hantering av inkommande förfrågningar.

 

Hantera avrop

 

5) Ett verktyg anpassat för avrop – Mejlkorgar är inte gjorda för avropshantering

Kedjor av mejl med information om avrop, FKU:er, frågor och kompletteringar vill man allra helst koppla samman för att få ordning i arbetet med upphandlingar, men det går inte att göra på något smidigt sätt i en mejlkorg. De är helt enkelt inte gjorda för det. I stället använder många ett gemensamt dokument, där man i bästa fall lägger in de kompletteringar som ramlar in, eller så har man ett nästan oändligt antal mappar i sin mejlklient. Att hantera det är dock komplicerat. Allt ska sorteras och namnges för att det ska bli sökbart. Det går inte heller att tilldela ansvar eller kommunicera effektivt med kollegor.

Jag tror att det är många som känner igen sig i upplevelsen att man får ett mejl med ett par kravbilagor och lite information. Lite senare kommer ytterligare ett mejl med krav som glömdes, och sedan ytterligare ett med ännu fler kompletteringar eller redigeringar. Alla dessa versioner ligger i olika mejl och man måste som leverantör klicka igenom alla för att skapa sig en överblick. Mejlen behöver sedan läggas in i en separat mapp eller i en sharepoint för att delas med kollegor.

Mejlkorgar är inte gjorda för att fungera som gemensamma arbetsytor. Det vi gjort i Tendiums plattform är att utforma upphandlingar, avrop och alla andra former av inkommande förfrågningar som just delade ytor för arbete. All information hålls samman, även om uppgifterna kommit i separata mejl. Man ser alla bilagor listade i en mapp, vilket gör det hela mycket lättare att överblicka. Det tillför trygghet. Man behöver inte oroa sig för att något försvinner eller glöms bort längs vägen.

 

6) All upphandling under ett tak – Ett stöd före, under och efter affären

En stor fördel med vårt avropsverktyg är att det kan användas under alla delar av offentliga affärer. Som nämns fungerar det som stöd under hanterandet av ramavtal och uppföljning, men det finns även fördelar under anbudsprocessen och till och med före arbetet med att skriva anbud tar vid.

 

Avropsverktyget före anbudstiden

Inför en potentiell upphandling har man kanske fört dialog med upphandlaren och diskuterat kravställningar, olika tankar och hur en bra upphandling kan utformas. Det är alltså en hel del kommunikation mellan olika parter, vilket genererar information man i ett senare skede kan ha fördel av att ha tillgängligt.

Fördelar före anbudstiden:

  • Samla mejl från dialog med upphandlare
  • Samla kommunikation mellan kollegor

 

Avropsverktyget under anbudstiden

Ett viktigt användningsområde för avropsverktyget är som stöd under upphandlingstiden. Då kan det användas för att samla alla olika mejl och konversationer som rör exempelvis frågor och svar, eftersom dessa publiceras i upphandlingsverktyget och går ut via mejl till berörda anbudsgivare.

Fördelar under anbudstiden:

  • Samla konversationer från olika mejltrådar
  • Samla frågor och svar
  • Samla bilagor
  • Samla samtliga kompletteringar
  • Samla konversationer om anbuden

 

Avropsverktyget efter anbudstiden

Efter anbudstiden kan man behöva tillgång till information för att följa upp eller utvärdera en affär. För att den informationen ska vara tillgänglig och användbar måste den dock loggas. Det är då en stor fördel om man med ett knapptryck kan nå allt som rört en aktuell upphandling. Det är det smidiga med avropsverktyget. Alla anbud, mailkonversationer, bilagor och tankar tänkta längs vägen kopplas till samma anbudsyta. Det är en stor fördel för såväl avropshantering som för vanliga offentliga upphandlingar.

Fördelar efter anbudstiden:

  • Direkt tillgång till all information på ett och samma ställe
  • Enkel uppföljning och utvärdering

 

Privata och offentliga affärer

 

7) Effektivisera hela din verksamhet – Ett verktyg för privata och offentliga affärer

Avropsverktyget är användbart och tillför värde även utanför affärer med offentlig sektor. Upphandlingar inom privat sektor är ofta ännu mer mejlbaserade. Precis som i offentliga upphandlingar kommer tillägg, ändringar och uppdateringar i flertalet konversationer längs vägen.

På samma sätt som i avrops- och upphandlingshantering kan man med hjälp av avropsverktyget applicera en fungerande och sammanhållen struktur för att processa den information som inkommer. Man kan alltså använda exakt samma flöde för sina privata affärer.

För att hantera privata affärer skapar du en anbudsyta i Tendiums plattform på samma vis som vid en offentlig upphandling. Du kan då ta del av samma fördelar. Processen blir tydligare, allt finns i ett flöde, det är lättare att samarbeta och att hantera kommunikation samt frågor och svar kring upphandlingen.

Deltar du i både offentliga och privata upphandlingar är avropsverktyget ett smidigt sätt för att samla hela din verksamhets affärer på ett ställe, oavsett om det är ett avrop, en FKU eller en öppen upphandling du anmält intresse för.

Oavsett dina former för försäljning är ett fungerande verktyg och ett samlat flöde för inkommande förfrågningar ett viktigt steg för att ta dina offentliga affärer till nästa nivå. Ta en titt på vårt avropsverktyg och få ordning på dina avrop idag! Vi på Tendium hjälper dig.

Oskar Lundgren

Prenumerera på nyhetsbrevet

Få smarta tips och nyheter om anbud & upphandling samt erbjudanden

Du kan avprenumerera när du vill. För mer information, kolla in vår privacy policy.

Dela

Facebook
Twitter
LinkedIn

Läs vidare...

Grunder om upphandling

Offentlig upphandling behöver inte vara krångligt. Tendiums handbok guidar dig rätt i alla upphandlingsregler!

Saga Stockman

on July 11, 2022
Grunder om upphandling

Upphandlingsbegrepp kan vara kluriga. Därför har Tendium tagit fram en ordlista över de vanligaste upphandlingstermerna.

Saga Stockman

on July 1, 2022
Grunder om upphandling

Att åberopa ett annat företags kapacitet i en offentlig upphandling för att uppnå kraven kan vara en smart lösning när du som anbudsgivare inte uppnår samtliga krav. Läs mer om hur det går till i detta blogginlägg!

Saga Stockman

on June 17, 2022
Håll dig uppdaterad

Prenumerera på vårt nyhetsbrev

Få smarta tips och nyheter om anbud & upphandling samt erbjudanden

Du kan avprenumerera när du vill. För mer information, kolla in vår privacy policy.