I vår senaste artikel gick vi igenom varför er knowledge management kan vara det som avgör om ni vinner eller förlorar upphandlingar.
Så okej, vi vet att knowledge management är viktigt.
Nu då?
I den här artikeln går vi igenom hur effektiv knowledge management ser ut i praktiken – och vad det möjliggör.
1. Organisera information och tidigare anbud på ett ställe
Det första steget till effektiv knowledge management är att faktiskt samla all information ni kan tänkas vilja använda i anbudsskrivandet.
- Tidigare lämnade anbud
- Viktiga dokument – policys, referenser, processbeskrivningar, intyg m.m.
- Intern information om era tjänster eller produkter, om företaget och andra användbara texter
Anbudet är ett pussel av information. Se till att ha pusselbitarna samlade, så går det snabbare och enklare att lägga pusslet.
2. Gör er kunskap sökbar
Att ha all information på ett ställe är bra, men det räcker inte.
Nu behöver du se till att du också kan söka i all den här värdefulla informationen. Förslagsvis på ett effektivt och användarvänligt sätt.
Här är det hjälpsamt att använda en anbudsplattform med stöd för kunskapshantering.
Då kan ni exempelvis
✅ Kategorisera informationen i grupper och med taggar
✅ Söka direkt i informationen
✅ Enkelt använda informationen i anbudsskrivningen
3. Håll kunskapsbanken uppdaterad och aktuell
En viktig del i effektiv knowledge management är att inte bara göra jobbet en gång, utan att arbeta kontinuerligt med er kunskapshantering.
Dyker en ny fråga upp i ett anbud?
💡Lägg in svaret i kunskapsbanken.
Ändras något?
💡Uppdatera informationen i kunskapsbanken.
Genom att ha ett stödsystem för kunskapshantering sitter inte informationen fast i till exempel ett tidigare färdigt anbud. Alltså kan du enkelt redigera informationen.
Dessutom kan du se när senast någon uppdaterade informationen, vem som uppdaterade den och ställa frågor om informationen genom att tagga varandra i kommentarer. Mycket behändigt!
4. AI-generera anbudsutkast baserat på all er kunskap
När du har en effektiv kunskapshantering kan du börja skörda frukterna av din insats.
Ett välorganiserat bibliotek av anbudssvar och information gör att du tryggt kan låta AI hjälpa till att skriva anbud.
Med ett AI-drivet anbudsverktyg kan du enkelt generera ditt anbudssvar direkt i anbudsutkastet. Eller öppna kunskapsbanken och söka fram rätt information, om du föredrar det.
Får du till ett alldeles särskilt bra svar? Då lägger du till det i er samlade kunskap, förstås.
5. Få tid att fokusera på ett vinnande erbjudande
Javisst, det här verkar ju smidigt.
Men var är poängen egentligen?
Jo, såhär. Två saker kan ta otroligt mycket tid i anbudsprocessen:
- Fråga och leta efter information.
- Skriva ett första utkast på enkla anbudsfrågor.
Konsekvensen? Anbudsskribenten har mindre tid kvar till det som verkligen gör anbudet ett vinnande anbud. Som presentationen av ett erbjudande som väl reflekterar kundens behov.
Eller vad helst ni bedömer skapar mest värde.
Det är DET som är poängen med effektiv knowledge management.
Mer tid = bättre anbud = fler vunna anbud.
Kom igång med knowledge management
Tendium erbjuder en AI-driven lösning för effektiv och säker informationshantering som är skräddarsydd för anbudsarbete.
Med Projekt & Anbud kan ni:
✅ Strukturera information och tidigare anbudssvar
✅ Enkelt söka i er kunskapsbank
✅ Låta AI skriva utkast baserat på kunskapsbanken
Nyfiken? Boka gärna en demo så visar vi hur ni kan vinna fler anbud med bättre knowledge management.
