Nyckeln till en upphandling är upphandlingsdokumenten. Där finns allt du behöver veta. Om det är en intressant affärsmöjlighet eller inte. Om det finns några krav ni inte uppfyller.
Alltså är det förstås viktigt att läsa upphandlingsdokumenten.
Men det går att göra på ett smartare sätt.
Det här är del 2 i vår serie om hur du kan bevaka smartare med Tendiums bevakning, och hur den skiljer sig från traditionell upphandlingsbevakning. I del 1 kikade vi på sökordsbevakning i dokument.
Nu ska vi titta på AI-sammanfattningar av upphandlingsdokument.
Varför sammanfatta dokumenten?
Om man ändå måste läsa upphandlingsdokumenten, vad är då poängen med att ha en sammanfattning?
Jo, för alla de tillfällen då du vill förstå upphandlingen, men inte läsa allt om upphandlingen.
Det är särskilt behändigt när du scannar igenom nya upphandlingar och snabbt vill avgöra om de är intressanta att titta vidare på eller inte.
Med en sammanfattning kan du:
- Få en snabb överblick över upphandlingen
- Hitta eventuella blockers och dealbreakers tidigt
- Få ett bra underlag för Go/No Go-beslut internet
Vad är det för en sammanfattning då?
Du hittar sammanfattningen direkt i beskrivningen av upphandlingen i Tendium. Vi hämtar alla Sveriges offentliga upphandlingar och alla deras upphandlingsdokument.
Du behöver inte gå in på någon annan sida eller beställa sammanfattningen, eller något i den stilen. Den bara är där, redo för dig att läsa igenom.
Vad finns i sammanfattningen? Jo, vi samlar automatiskt ihop det som de flesta är intresserade av när de bedömer om en upphandling är intressant eller inte.
Exempelvis:
- Kontraktuella villkor
- Uppskattat värde
- Kontraktsperiod
- Referenskrav
- Finansiella krav
- Utvärderingsmodell
- Tilldelningskriterium
Dessutom kan du skräddarsy din sammanfattning genom att få träffar från dokumenten på egna nyckelord. Mer om det i del 3 av den här artikelserien.
Men en AI gör detta? Kan man verkligen lita på det då?
När jag säger “AI-sammanfattning”, då kanske du tänker “jahaja, en generisk beskrivning som stämmer lite sådär halvt”. Typ som om man skulle be ChatGPT sammanfatta en film.
Riktigt så är det inte. Så här fungerar det:
- Vår AI har tränats på att hitta olika typer av krav och kriterier i upphandlingsdokumenten.
- När den hittar sådan information i dokumenten så plockar den ut hela textstycket.
- Textstycket presenteras i sammanfattningen utan förändringar.
- Du får dessutom en länk till exakt var i dokumenten som texten kommer ifrån.
Med andra ord – ingen risk att Tendiums AI hallucinerar ihop ett krav som egentligen inte finns.
Dessutom har vi ett eminent datateam som kvalitetsgranskar upphandlingarna.
Effekten? Snabbare bevakning och beslut – och mer tid till att skriva anbud
Vi vet alla hur tidskänslig anbudsprocessen är. Missa några dagar och det blir genast ont om tid.
Med AI-sammanfattningar kan du
- lägga så lite tid som möjligt på ointressanta upphandlingar, och
- komma igång med anbuden så fort som möjligt.
Här är fördelarna med att ha en AI-sammanfattning till hands.
1. Gör snabb selektering
“Vi sparar tid internt, för med de automatiska sammanfattningarna kan vi direkt göra en selektering – är det en relevant upphandling eller inte.” – Urban Noork, Ocab
Scanna igenom nya upphandlingar snabbt och effektivt, så du inte behöver lägga onödigt mycket tid på att bevaka. Du slipper lägga tid på att läsa om upphandlingar som inte kommer att leda till affär.
2. Ta välgrundade beslut
“Med hjälp av sammanfattningarna så är det fler som är insatta innan vi fattar beslut. Vi får bättre grundade beslut om vilka upphandlingar vi ska hantera.” – Magnus Andersen, Combitech
Ska ni lämna anbud eller inte? Det är ett viktigt beslut som kräver rätt information. Alla som är med och tar beslutet behöver kunna ta till sig informationen enkelt. Det får ni med sammanfattningarna.
3. Spara värdefull tid
“Att göra den bedömningen kanske tar en tiondel av tiden som det skulle göra om vi skulle läsa igenom upphandlingsdokumenten, som vi har gjort i tidigare upphandlingsverktyg.” – Peter Kristoffersson, K3 Nordic
Använd din tid till bättre saker än att traggla upphandlingsdokument. Som att skriva vinnande anbud, till exempel.
Nyfiken på mer?
Det här var första delen av hur Tendiums bevakning skiljer sig från traditionell upphandlingsbevakning. Läs mer om hur du kan bevaka upphandlingar smartare.
Vi visar också gärna, så får du se sammanfattningar av upphandlingar i din bransch. Boka en demo här!
