Det är måndag morgon, inboxen är full av upphandlingar och det är ditt jobb att göra en första bedömning: ”Ska vi lämna anbud? Kan vi lämna anbud?”
Du blir nu detektiv istället för anbudsansvarig, på jakt efter alla krav och villkor. Upphandlare strukturerar information på tusen olika sätt. Innan du vet ordet av det har du spenderat timmar på att bara läsa upphandlingsdokument.
Låt oss presentera ett alternativt sätt. Ta av dig detektivhatten – och Fråga Tendium.
Chatta med upphandlingen
Upphandlingsdokument i all ära, men det är inte superspännande läsning.
Särskilt inte när det visar sig att det finns krav ni inte uppnår och ni inte kommer att lämna anbud. Kan kännas lite som bortslösad tid till och med.
Därför låter vi AI läsa alla upphandlingsdokument. Det gör att du kan:
- Bevaka upphandlingar som nämner vissa nyckelord i dokumenten (till exempel ett produktnamn eller ett serienummer).
- Belysa textstycken där nyckelord nämns i dokumenten (till exempel ISO).
- Läsa automatiska sammanfattningar av dokumenten.
- Och nu! Ställa frågor till en AI om upphandlingsdokumenten.
Vi kallar det Fråga Tendium. Du skriver helt sonika din fråga, AI söker igenom upphandlingsdokumenten, och ger dig ett svar.
💡 Dessutom! Har du några frågor du vill veta om alla upphandlingar? Då kan du lägga in sparade frågor som automatiskt genereras för varje upphandling du öppnar.
Fasen vad snabb du kommer att bli på att läsa upphandlingsdokument.
Hitta avgörande krav och villkor snabbt
Så vad är då poängen med att AI hjälper till att gå igenom upphandlingsdokumenten?
Är det inte lite, hrm, överflödigt? Du kan ju läsa själv, trots allt.
Säkert måste du till slut läsa dem själv ändå, om ni väljer att lämna anbud.
Jo, såhär: du vill inte lägga tid på upphandlingar som ni inte kommer att lämna anbud på.
Det enda du vill är att konstatera att nej, det här är inget för oss.
Så snabbt som möjligt.
Så att du kan fokusera på upphandlingar som kan leda till affär. Så att du kan få mer tid till att skriva vinnande anbud, eller vad helst andra värdeskapande arbetsuppgifter du har.
Och hur åstadkommer du det? Jo, du hittar raskt de krav och villkor som avgör om en upphandling är relevant för er eller inte. AI hjälper dig att komma dit snabbare.
Ta snabbt Go/No Go-beslut
Att tidigt ta ett välgrundat beslut om ni ska lämna anbud eller inte är avgörande för att ha en effektiv anbudsprocess.
Om ni inte ska lämna anbud vill ni sluta slösa tid på upphandlingen så tidigt som möjligt.
Om ni ska lämna anbud vill ni dra igång med anbudet så tidigt som möjligt.
Och ni vill verkligen inte börja jobba på ett anbud, och sedan upptäcka att det finns skakrav ni inte kan uppfylla.
Målet är alltså: tidigt och välgrundat Go/No Go-beslut.
Med lite AI-hjälp skulle er beslutsprocess kunna se ut såhär:
- Hitta intressant upphandling med smart bevakning.
- Läs AI-svar på avgörande frågor som är återkommande i alla upphandlingar.
- Ställ kompletterande frågor vid behov.
- Läs de viktigaste styckena i dokumenten, utifrån AI:ns hänvisningar.
- Har du hittat blockers? Då följer du er interna process för No Go-beslut. (Kanske antecknar ni anledningen?)
- Ser allt fortfarande bra ut? Vid behov läser du nu igenom alla dokument.
- Ta ett beslut internt.
Kan man lita på AI:n då?
Vi vet alla att AI inte är perfekt. Rätt vad det är hallucinerar de ihop något galet.
Därför är det viktigt att
- Vara medveten om AI:s begränsningar och dubbelkolla avgörande information.
- Använda AI-stöd som är anpassat för arbetsuppgiften (i detta fall svara på frågor om upphandlingsdokument).
När du använder Fråga Tendium får du alltid hänvisningar och kan enkelt öppna just det stycket där den relevanta informationen finns. Markerat och allt.
Det viktigaste är att du snabbt hittar de där kraven som gör att ni inte kommer att lämna anbud. Om du ställer en fråga som identifierar ett sådant krav, och du snabbt får upp den del av dokumenten där det står, ja du har du potentiellt sparat timmar på att inte läsa allt fram till det kravet i dokumenten. På en upphandling. Kan vara värt, eller hur?
Rekrytera din nya kollega
Är du nyfiken på Fråga Tendium? Läs mer om smart bevakning med Tendium, eller boka en demo så får du se vad AI:n går för. In action, så att säga.
