Många bid teams har väloljade anbudsprocesser. Ändå ser vi på Tendium att det finns mycket tid att spara genom att arbeta datadrivet. En del i processen där mycket onödigt arbete kan kapas bort är Go/No Go-fasen, när teamet beslutar om de ska gå vidare och skriva ett anbud eller inte. I den här artikeln djupdyker vi i hur datadrivet anbudsarbete skapar effektiva beslutsprocesser.
Vad är datadrivet anbudsarbete?
Låt oss ta det från början. Vad menar vi egentligen med ett datadrivet anbudsarbete? Jo, såhär: att jobba datadrivet handlar om att använda data för att fatta faktabaserade och proaktiva beslut.
Gör man inte alltid det då? Ett beslut om att lämna anbud är ju inget man konsulterar sitt horoskop om, direkt. Det grundar sig på att någon har tittat på upphandlingsdokumenten och kraven och gjort en mer eller mindre grundlig bedömning. Visst är väl det faktabaserat?
Förstås. Men frågan är vilken data man har tillgång till och hur lättillgänglig den är.
Det finurliga med Tendiums tjänster är att de bygger på upphandlingsdata av hög kvalitet. Genom AI-analys plockas kvalificeringskrav och annan relevant information ut ur upphandlingsdokumenten och presenteras på ett pedagogiskt och sökbart sätt. Det möjliggör, ja du gissade rätt, ett datadrivet anbudsarbete. Så vad är nu fördelarna med det då?
1. Snabbare identifiering av relevanta upphandlingar
En viktig del i anbudsprocessen är givetvis att hitta relevanta upphandlingar. Hos de flesta leverantörer till offentliga sektorn finns en bevakningsprofil uppsatt, som en eller flera kollegor håller koll på och flaggar om det dyker upp något intressant. Gott så. Men hur mycket arbete krävs för att avgöra vilka upphandlingar som är relevanta?
I traditionella bevakningstjänster är bevakningsprofilen uppsatt på ganska breda sökningar. Vissa upphandling går kanske snabbt att sortera bort, medan andra kräver att du laddar hem dokumenten och börjar läsa och rada upp krav. Om ni dessutom levererar inom en bransch där det kommer ut många upphandlingar kan den här processen snabbt bli väldigt tidskrävande.
Med ett datadrivet anbudsarbete har ni träffsäkrare bevakningsprofiler och mer information att snabbt göra en bedömning utifrån. Tendiums plattform låter dig själv ställa in bevakningar utifrån fler parametrar än vanliga bevakningstjänster, till exempel utifrån sökord som nämns i upphandlingsdokumenten.
När ni sedan bedömer om en upphandling är relevant eller inte har ni information från upphandlingsdokumenten presenterade direkt i plattformen – vi kallar detta automatiska sammanfattningar. Om det är några särskilda kvalificeringskrav ni alltid kollar kan ni lägga in nyckelordssökningar, så att eventuella textstycken där ordet nämns plockas ut och presenteras i plattformen. Det gör att ni snabbt kan ta ett första beslut, baserat på lättillgänglig och relevant data.
2. Bättre underlag – bättre beslut
Efter en första bedömning av upphandlingarna har många bid teams ett internt möte där ett mer definitivt Go/No Go-beslut tas. Vid det här mötet kanske den senaste veckans intressanta affärsmöjligheter tas upp, och omfattning, värde, krav och liknande presenteras. Antingen har någon spenderat tid på att sammanställa och presentera all relevant information, eller så hänvisas mötesdeltagare till att själva titta i upphandlingsdokumenten.
Med ett datadrivet anbudsarbete får beslutfattare vid sådana här interna möten enklare bra underlag att fatta beslut på. De automatiska sammanfattningarna ger en bra överblicksbild av de potentiella affärsmöjligheterna, vilket gör att mindre tid behöver läggas på att manuellt sammanställa information. Dessutom är det lättare för kollegor att ta vid om en ansvarig till exempel blir sjuk eller har för mycket på sitt bord.
Vi hör från våra kunder att det datadrivna anbudsarbetet gör att deltagarna på beslutsmötena är bättre insatta och därför kan fatta mer välgrundade beslut. Och det sparar viktig tid.
3. Mindre slösad tid på irrelevanta affärsmöjligheter
En riktig tidstjuv i anbudsorganisationer är att arbeta på en upphandling som i ett sent skede visar sig vara en dålig affärsmöjlighet. Ofta kan då flera personer ha lagt avsevärd tid på att granska och sammanställa information, och börja skriva ett anbud. Därför vill bid teamet så snabbt som möjligt sortera bort de upphandlingar som inte är relevanta.
Med ett datadrivet anbudsarbete finns rätt information lättillgänglig tidigt i processen. Det går snabbt att hitta viktiga blockers och få en överblick över upphandlingen. När bättre och mer välgrundade beslut fattas i Go/No Go-fasen slinker färre irrelevanta upphandlingar igenom. Därmed slösas mindre onödig tid på att skriva anbud som antingen aldrig lämnas in, eller som inte kommer leda till en affär.
4. Lärande och transparens inom organisationen
Som vi sett finns det många effektivitetsvinster i anbudsprocessen med att arbeta datadrivet. Men det finns även andra fördelar. Genom att arbeta med upphandlingar i Tendiumplattformen skapas även viktig data. När ni hittar en intressant upphandling sparas den på vad vi kallar en anbudsyta – en slags gemensam anslagstavla där ni ser alla upphandlingar som är på gång. Sedan flyttas upphandlingen i ett arbetsflöde tills den antingen avvisas eller ett anbud lämnas in.
Genom detta arbetsflöde kan ni se i vilken del av processen ni oftast beslutar att inte gå vidare med att lämna anbud. Arbetar ni länge med upphandlingar som sedan visar sig vara dåliga matchningar? Varför slinker de igenom tidigare bedömningar i så fall? På så sätt kan ni lära er och ytterligare effektivisera Go/No Go-processen.
Med en gemensam överblick över alla upphandlingar som teamet arbetar med är det också lättare att ta vid om en kollega till exempel går på semester, och för en team lead att ha koll på flera parallella processer.
För att sammanfatta då? Med ett datadrivet anbudsarbete använder ni data för att fatta faktabaserade och proaktiva beslut i anbudsprocessen. Ni har relevant information tidigare och sparar tid i alla led av Go/No Go-fasen. Det gör att ni kan lägga mer krut på det som verkligen spelar roll – att vinna upphandlingar.
