Vad är dynamiskt inköpssystem (DIS)?

Dynamiskt inköpssystem, förkortat DIS, är en elektroniskt metod för offentlig upphandling. Ett DIS är ett mer flexibelt upphandlingsförfarande och brukar ibland beskrivas som ett öppet ramavtal. DIS är en relativt ny upphandlingsform och ökar i popularitet. År 2021 ökade antalet upphandlingar inom DIS med 30 procent i Europa. I denna artikel förklarar vi grunderna med DIS, skillnaderna gentemot ramavtal, för- och nackdelar samt ger exempel. 

När får dynamiskt inköpssystem användas? 

Enkelt beskrivet kan man säga att DIS får användas när den upphandlande myndigheten ska köpa in varor, tjänster eller byggentreprenader som inte behöver anpassas för myndigheten. För att kunna använda DIS krävs att nedanstående tre punkter är uppfyllda:

• Att det som köps in (upphandlingsföremålet) är något som den upphandlande myndigheten har ett återkommande behov av, 
• att upphandlingsföremålet finns allmänt tillgängligt på marknaden och 
• att upphandlingsföremålet har egenskaper som uppfyller myndighetens behov.

Det upphandlingsförfarande som ska användas vid upphandlingar som genomförs enligt DIS är selektivt förfarande enligt lagen om offentlig upphandling (LOU). 

Vad är ett DIS?

Ett dynamiskt inköpssystem kan förklaras som ett system där leverantörer kvalificeras i förväg inför en upphandling. DIS är en helt elektronisk metod, vilket bland annat innebär att all kommunikation mellan beställare och leverantör ska ske elektroniskt – muntlig kommunikation är inte tillåtet. Systemet ska också ha en bestämd giltighetstid, men det finns inga regler som anger hur lång tid systemet ska gälla. Det är alltså upp till beställaren att på egen hand bestämma hur lång tid systemet ska löpa. 

Dynamiska inköpssystem är dessutom helt öppna för nya leverantörer så länge de gäller. Det innebär att beställaren kan marknadsföra sitt DIS löpande för att få in fler leverantörer till systemet.

Upphandlingsprocessen – DIS steg för steg

Själva upphandlingsprocessen i ett dynamiskt inköpssystem är indelat i två steg, dels ansökningsperioden för leverantörerna, dels köpet i systemet. I det första skedet etableras systemet och leverantörer får ansöka om att delta. I det andra steget tilldelas kontrakt och vid varje tilldelning ska beställaren bjuda in alla godkända anbudsgivare att lämna anbud. Det anbud som bäst motsvarar behovet och är ekonomiskt mest fördelaktigt godtas därefter.

Steg 1: Inrättande av DIS och kvalificering av leverantörer

Det dynamiska inköpssystemet ska först och främst annonseras, vilket kallas för anbudsinfordran. Med andra ord kan man säga att annonsen utgör själva inbjudan till leverantörerna att delta i systemet. Annonsen ska vara tillgänglig under hela systemets löptid. 

Efter annonsering löper en ansökningsperiod om 30 dagar. Inom tio dagar ska beställaren utvärdera de leverantörer som ansökt, men det finns möjlighet att förlänga utvärderingstiden till högst 25 dagar. Samtliga ansökningar som inkommit inom perioden om 30 dagar ska vara utvärderade innan specifika upphandlingar får genomföras i DIS:et.

Alla leverantörer som uppfyller kvalificeringskraven får delta. De leverantörer som godkänts av beställaren får lämna anbud i systemet. Det kallas för att en leverantör blivit kvalificerad. Efter att de 30 första dagarna passerat annonseras systemet på löpande basis. Ansökningar som kommer in utvärderas löpande med samma tidsfrist som angivits ovan. Detta kallas för anbudsansökan, det vill säga när leverantören ansöker om att få delta och bli kvalificerad i systemet. 

Steg 2: Köp genom DIS

När upphandlande myndighet väljer att köpa i DIS:et så vänder sig beställaren till de leverantörer som för tillfället är antagna i DIS:et. Leverantörerna får därefter lämna sina anbud. Efter detta utvärderar den upphandlande myndigheten anbuden och antar det anbud som erbjuder det mest ekonomiskt fördelaktiga alternativet. Den leverantör med bäst pris tilldelas alltså kontrakt och får därmed leverera. När ett köp ska ske i det dynamiska inköpssystemet skickas en inbjudan till alla kvalificerade leverantörer som får möjlighet att lämna anbud, vilket kallas för anbudsinbjudan.

OBS! Steg 1 görs en gång per leverantör förutsatt att leverantören antagits till systemet. Steg 2 genomförs vid varje köp/specifik upphandling då nya leverantörer kan ansluta sig.

Vilka är skillnaderna mellan DIS och ramavtal?

Trots att DIS brukar beskrivas som ett öppet ramavtal finns väsentliga skillnader mellan dynamiska inköpssystem och ramavtal. De främsta skillnaderna beskrivs nedan:

Psst! Är du nyfiken på skillnaden mellan ramavtal och kontrakt? Kolla in vår artikel här!

Vilka för- och nackdelar finns med DIS?

Fördelar

• Beställaren, den upphandlande myndigheten, kan precisera kraven på upphandlingsföremålet vid varje köp.
• Leverantörer behöver inte lämna anbud med produkt och pris från början.
• Flexibiliteten är en styrka både för beställare och leverantör, eftersom bägge kan ansluta till systemet när som. Det är också enkelt att ansluta sig till det dynamiska inköpssystemet utan någon tidspress. Detta förenklar för små och lokala företag som får större chans att konkurrera i jämförelse med hur det ser ut för ramavtal.
  
• Snabbare leveranser kan ske vid behov, då kvalificering av leverantörer redan är gjord och anbudstiden kan vara kort.
  
• Om du som leverantör blir diskvalificerad från systemet kan du göra en ny ansökan och åter bli insläppt när kraven uppfylls.
• Du som leverantör får på egen hand välja när du vill lämna anbud. 
• Beställare kan nå fram till specialiserade företag som kanske inte vill vara med i en ramavtalsupphandling.
• DIS kan flera gånger leda till bättre offentliga affärer eftersom beställaren utgår från ett konkret behov som kravställs därefter. Det skapar ofta bra kvalitet med rimliga krav som kan skräddarsys utifrån varje affär.
• Risken för överprövningar enligt DIS är liten. 

Nackdelar

• Det kan vara svårt för leverantörer om de specifika upphandlingarna ser olika ut från gång till gång eftersom många krav kan specificeras.
• Leverantörer konkurrerar med många leverantörer med samma mål.
• Det finns fortfarande juridiska oklarheter, bland annat kring gränser för när DIS får tillämpas och takvolym.
  
• Det finns fortfarande oklarheter kring vem som ska göra vad kring inrättande av DIS, framför allt frågan om vilka som ansvarar för de specifika upphandlingarna. 
• Det finns en relativt låg kunskap om DIS eftersom det är en relativt ny metod. Det ställer krav på ökad tillgång till information och utbildning av både leverantörer och beställare.
• Muntlig kommunikation får inte användas.
• Dynamiska inköpssystem kan leda till en ökad administration för beställaren eftersom det kan inkomma ansökningar från många leverantörer samtidigt.

Kan DIS överprövas?

Frågan om DIS kan överprövas besvaras olika beroende på i vilket skede en leverantör önskar överpröva. Om en leverantör inte accepteras till systemet, det vill säga inte blir godkänd, kan leverantören begära överprövning. Däremot kan inte leverantörer som redan blivit godkända ansöka om överprövning i samband med att nya leverantörer tillkommer till systemet.

Det går inte att överpröva en upphandling i DIS efter att avtal ingåtts. Inom DIS finns inget krav på att tillämpa avtalsspärr. Det innebär att beställaren kan ingå avtal utan att vänta på att en viss tid passerar. Om beställaren väljer att tillämpa avtalsspärr – vilket är en möjlighet och helt frivilligt – finns en chans att överpröva i tio dagar från och med att tilldelningsbeslut skickats. En leverantör kan under denna tid skicka in sin ansökan om överprövning till förvaltningsrätten. 

Det är möjligt att ansöka om överprövning av ett avtals giltighet efter att beställaren ingått avtal med en leverantör. En förutsättning är att ansökan nått förvaltningsrätten inom sex månader efter avtalets ingående. Ifall beställaren använder frivillig avtalsspärr går det däremot inte att överpröva avtalets giltighet, utan det förutsätter att en överprövning lämnats till förvaltningsrätten under tidsperioden för avtalsspärren. Om den upphandlande myndigheten har skickat underrättelse om tilldelningsbeslutet och iakttagit en frivillig avtalsspärr kan ett avtal däremot inte ogiltigförklaras av en domstol. 

Exempel på DIS

DIS är exempelvis ett bra system att använda vid upphandling av teknik som snabbt förändras. Det som upphandlas kan snabbt bli gammalt, men med DIS kan datorer, telefoner, surfplattor etc., definieras vid varje specifik upphandling, vilket gör att man kan kravställa så att man alltid får den senaste modellen.

DIS under tröskelvärdet

Det finns inga regler om dynamiska inköpssystem vid upphandling under tröskelvärdena. Lagstiftaren har dock uttryckt att det som huvudregel ska finnas samma utrymme för upphandlande myndigheter vid sådan upphandling som det finns vid upphandling över tröskelvärdena. Detta ska gälla för upphandlande myndigheters möjlighet att använda sig av DIS. 

6 Frågor och svar om dynamiskt inköpssystem

1. Vad ska framgå av upphandlingsdokumenten till DIS?

I upphandlingsdokumenten ska anskaffningar, kvantiteter och nödvändig information beskrivas. Den elektroniska utrustning som ska användas kan anges och även teknisk information för anslutning till systemet. Alla intresserade leverantörer ska få tillgång till upphandlingsdokumenten under hela systemets giltighet. Upphandlingsdokumenten ska finnas tillgängliga från dagen då annonsen publicerades.

2. Hur kontrolleras leverantörerna vid DIS?

Den upphandlande myndigheten får när som helst under systemets giltighetstid begära att godkända leverantörer lämnar en ny och uppdaterad version av sin egenförsäkran som lämnades vid ansökan. Beställaren får också begära kompletterande information. Ifall en leverantör inte lämnar sådan dokumentation får denne uteslutas. Innan uteslutning sker ska leverantören få tillfälle att yttra sig. 

3. Hur tilldelas kontrakt inom DIS? 

För varje kontrakt som tilldelas ska den upphandlande myndigheten bjuda in samtliga leverantörer som accepterats som deltagare i systemet för att lämna sina anbud. Tidsfristen är normalt sett minst tio dagar från dagen då inbjudan att lämna anbud skickades. Kontrakt ska tilldelas till den leverantör som lämnat det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet baserat på de tilldelningskriterier som anges i annonsen. 

4. Får man åberopa annat företags kapacitet för kvalificering till ett DIS?

Leverantörer som ansöker om att delta i ett DIS har rätt att åberopa ett annat företags kapacitet för att uppfylla ett kvalificeringskrav som leverantören inte själv uppfyller. Möjligheten att åberopa annans kapacitet gör ingen skillnad på vilket upphandlingsförfarande som har tillämpats eller om upphandlingen avser ett kontrakt, ramavtal eller ett dynamiskt inköpssystem.

5. Varför får beställaren inte ta ut administrativ avgift? 

Syftet med förbudet att ta ut en administrativ avgift är att företag inte ska avstå från att delta i DIS:et. Det kan dock vara möjligt att ta ut andra typer av avgifter än administrativa avgifter. Exempelvis i form av en ersättning från leverantörer i samband med att det sker ett köp inom ramen för systemet. En sådan möjlighet är främst en avtalsrättslig fråga och det är därför viktigt att det framgår i upphandlingsdokumenten.

6. Går det att pausa ett DIS giltighetstid?

Nej, det är inte möjligt att pausa ett dynamiskt inköpssystem. Det dynamiska inköpssystemet ska vara öppet för nya ansökningar under hela systemets giltighetstid och den upphandlande myndigheten ska som huvudregel utvärdera varje ny ansökan inom 10 arbetsdagar från mottagandet. 

De 10 viktigaste punkterna du bör känna till om DIS

1. Dynamiskt inköpssystem är en helt elektroniskt metod för offentlig upphandling. 
2. Systemet ska ha en bestämd giltighetstid, men det finns inga regler som anger hur lång tid systemet ska gälla. 
3. Systemet är helt öppet för nya leverantörer så länge det gäller och antalet leverantörer får inte begränsas. 
4. Dynamiskt inköpssystem innebär ett styrt upphandlingsförfarande i form av selektivt förfarande.
5. Själva upphandlingsprocessen i ett dynamiskt inköpssystem är indelat i två steg, dels ansökningsperioden för leverantörerna, dels köpet.
6. När en upphandlande myndighet inrättar ett DIS ska det meddelas genom en anbudsinfordran, vilket typiskt sett är en annonsering. 
7. För varje kontrakt som tilldelas ska den upphandlande myndigheten bjuda in samtliga leverantörer som accepterats som deltagare för att lämna sina anbud.
8. En upphandling i ett dynamiskt inköpssystem kan överprövas fram till dess att avtal har tecknats.
9. Fördelarna med DIS är bland annat att beställaren kan precisera kraven vid varje köp, leverantörer kan lämna anbud när leverantören vill och behöver inte precisera sitt anbud från början, det är flexibelt, mindre företag har stora chanser att tilldelas kontrakt samt vinster i form av effektivitet och konkurrens.
10. Nackdelarna med DIS är bland annat att det kan vara svårt för leverantörer att lämna anbud eftersom de specifika upphandlingarna kan se olika ut med olika krav, många leverantörer som konkurrerar, rättsliga oklarheter eftersom systemet är nytt, muntlig kommunikation får inte användas och risk för ökad administration.