Att vinna en offentlig upphandling är en härlig känsla. Allt arbete fick till slut utdelning! Eller? Många anbudsgivare som vunnit avtal med offentlig sektor förblir avvaktande. Man väntar på att kunden i fråga ska ta initiativ till att rulla igång affären. Men är det verkligen lönsamt? Finns det bättre sätt att starta upp affärer?
Tendiums försäljningschef Ronny Ågren reder ut vilka problem och inkomstförluster leverantörer riskerar på grund av passivitet efter tilldelningsbeslut. Han delar också med sig av sina erfarenheter från över 15 år inom offentlig upphandling för att guida dig i hur du i stället kan maximera din försäljning efter ett vunnet avtal. Bli en aktiv leverantör och vässa dina vunna affärer redan idag!
Hur organiserar man ett uppstartsmöte?
En av de viktigaste åtgärderna efter ett tilldelat avtal är att organisera sig internt. Alla berörda medarbetare inom företaget behöver veta vad som gäller, vilka som är involverade och vem som gör vad. Ett uppstartsmöte är därför av yttersta vikt. Boka mötet direkt när du fått beslut om ett vunnet avtal. Bjud in alla berörda kollegor, framförallt de som står för leverans av avtalad tjänst eller produkt, men även andra inom företaget som behöver veta vad affären innebär. Det kan exempelvis röra sig om kundtjänstpersonal eller säljare.
Innehållet på ett uppstartsmöte kan skilja sig något beroende på organisation och affär. Nedan listas dock några punkter som bör avhandlas.
- Vad innebär avtalet och affären? Se till att alla verkligen förstår vad affären innebär, vilken tidsperiod avtalet avser, hur ansvarsfördelning och uppföljning kommer att se ut och hur det dagliga arbetet påverkas av affären. Det är viktigt att det finns samstämmighet internt inför kommande dialog med kunden, så att affären både vid uppstart och fortlöpande kan flyta på så smidigt som möjligt utan missförstånd, feltolkningar, konflikter eller problem.
- Specifika fördelningsnycklar. En fördelningsnyckel är de objektiva villkor som finns inom ramavtal med flera leverantörer. Den anger exempelvis rangordning, turordning eller den enskildes behov. Om ni inte står som ensam leverantör på avtalet är det en klok idé att informera kollegor om hur fördelningsnyckeln ser ut och vad den på ett praktiskt plan innebär för företaget. Vilka får köpa på avtalet och till vilket pris? Hur mycket förväntas ni kunna leverera?
- Hantering av beställning. Hur ska beställningen tas emot? Vem är ansvarig? Genom att reda ut hur kommande beställning ska hanteras undviker ni exempelvis förseningar eller andra praktiska problem.
- Frågor. Säkerställ att dina medarbetare har all kunskap de behöver inför leverans. Avsätt tid för frågor. Detta är speciellt viktigt om ni är nya som leverantörer på avtalet.
Genom att organisera er internt undviker ni onödiga missförstånd och kan i stället börja sälja på avtalet snabbare. Ett uppstartsmöte är alltså ett bra sätt att se till att så stor del som möjligt av avtalstiden utnyttjas till leverans och försäljning.
Varför ska jag informera beställaren om avtalet?
Det finns många leverantörer som inte tar initiativ till dialog och uppstart när man vunnit en affär. Man glömmer, prioriterar bort det, eller känner inte ens till möjligheten. I stället väntar man på initiativ från upphandlande myndighet. Att som leverantör passivt vänta på uppstart från köparen kan dock innebära både slöseri av värdefull tid och förlorade inkomster. Det händer nämligen bland annat att beställare inte känner till att ett nytt avtal upprättats och fortsätter att beställa från föregående leverantör och avtal. Efter att du organiserat din verksamhet internt är det därför viktigt att snabbt ta kontakt med kunden. Boka ett uppstartsmöte med berörda anställda från den köpande organisationen för att informera om vad som gäller på det nya avtalet.
Ta fram en säljplan
För att få ut så mycket som möjligt av ditt vunna avtal krävs en säljplan. Det är speciellt viktigt om du är ny som leverantör på avtalet. I framtagandet av säljplanen bör du kartlägga vilka som får köpa på avtalet och vilka du behöver prata med. Du behöver också planera din marknadsföring såväl fysiskt som digitalt. Det finns alltid möjlighet att med traditionellt och hederligt säljarbete jobba på merförsäljning inom befintligt kontrakt. Planera arbetet noga och maximera dina chanser till goda resultat.
Hantera parallella avtal med Tendiums avropsverktyg
Om du hanterar många inkommande avrop, FKU:er och upphandlingar samtidigt, eller om det rör sig om stora avtal med många avropsberättigade parter, är det en god idé att använda ett avropsstöd för att strukturera allt på ett lättöverskådligt vis. Tendiums avropsverktyg är framtaget för att förenkla den dagliga hanteringen av alla inkommande förfrågningar och göra samarbetet mellan kollegor smidigare. På vår plattform samlas allt i ett flöde, så att du får full koll på dina offentliga affärer.
Med Tendiums avropsverktyg kan du:
- Få en helhetsvy över alla inkommande avrop och upphandlingar och säkra att inga affärsmöjligheter missas.
- Samla statistik och följ upp allt anbudsarbete från både öppna upphandlingar och ramavtal.
- Samarbeta smidigare genom att följa upp med kollegor, sätta status och fördela avrop till rätt affärsområden och medarbetare.
- Slipp krånglig administration och få en tydlig process för hantering av inkommande förfrågningar.
Nu kan du få mer tid till att skriva kvalitativa anbud och att organisera välfungerande leveranser vid vunna avtal. Läs mer om vårt avropsverktyg här!
Lyft på luren
När jag själv jobbade som Key Account Manager hade jag ansvar för stora ramavtal, som exempelvis med kammarkollegiet. När vi vid ett tillfälle tilldelades ett ramavtal började jag med att gå tillbaka och titta på vilka leverantörer som funnits på avtalet tidigare. Jag kunde därmed snabbt identifiera en av våra största konkurrenter och konstatera att de fått avropa på avtalet tidigare, men inte blivit tilldelade något nytt avtal efter att upphandlaren annonserat en FKU (förnyad konkurrensutsättning). För att förhindra att kunden fortsatte att vända sig till våra konkurrenter gjorde jag en lista över alla beställare som påverkades av det nya avtalet. Sedan ringde jag runt och informerade om det nya kontraktet och vad det skulle innebära.
Detta är en enkel och effektiv metod för att undvika missförstånd och garantera försäljning. Förklara noggrant för köparen fördelarna med de produkter eller tjänster ni som leverantör kan erbjuda och hur beställaren kan dra nytta av detta tack vare det nya kontraktet. Det är viktigt att kunden förstår nyttan och behovet av de tjänster eller produkter du erbjuder, samt varför de ska köpa dessa av er. Du övertygar på så vis kunden om att det inte lönar sig att köpa på några gamla avtal. Ett samtal med beställare kan ta sig olika uttryck. Du kan exempelvis boka ett möte, kontakta dem via telefon eller hålla ett webbinarium för att få beställaren att komma igång och börja avropa på det nya avtalet.
Skriv en avtalsguide
Ett bra sätt att informera beställare om nya avtal och vad som gäller är att ta fram en avtalsguide. I mitt jobb som säljchef hade jag en kollega som vann ett ramavtal, men som däremot inte levererade särskilt väl efter tilldelningen. Vi genomförde en intervju och gick igenom hennes arbetssätt. Inför nästa ramavtal hon vann tog hon fram en enkel avtalsmall som skickades ut till alla hos beställaren som hade rätt att avropa från ramavtalet. Det gjorde att hon både fick bra leverans och lyckades påverka kommande upphandlingar.
Det är alltså viktigt att föra dialog med en upphandlande myndighet så snabbt som möjligt efter att man vunnit upphandlingen. Man kan därmed undvika det snopna utfallet att konkurrerande företag fått sälja i ens ställe, trots att man vunnit ett avtal.
Hur använder man leverantörsreskontra för uppföljning?
När leveransen kommit igång är uppföljning av avtal och säljsiffror en viktig del i processen. Det finns ett praktiskt exempel som visar hur betydelsefullt det faktiskt är att kvalitetssäkra att leveransen följer det som avtalats. I en upphandling som utförts södra Sverige upptäckte en leverantör efter ungefär ett år att man knappt fick några beställningar, trots att man enligt fördelningsnyckeln var berättigade till 80% av leveransen. När man hämtade hem all nödvändig leverantörsreskontra såg man att man fakturerat för endast 20% av det belopp som föregående leverantör fått faktura till köparen under samma period.
Det visade sig att fördelningsnyckeln som berättigade det vinnande företaget 80% av försäljningen och tvåan 20% hade blandats ihop med föregående avtal, där det konkurrerande företaget hade haft rätt till 80%. Fördelningen var alltså fortfarande 80% och 20%, men inte till det nya, vinnande företagets favör. Eftersom företaget inte aktivt verkat för att undersöka tidigare kontrakt, informera beställaren om läget eller planera för en avtalsuppföljning och kontroll av säljsiffror upptäcktes inte misstaget förrän en stor del av avtalstiden gått. Detta fick negativa konsekvenser för affären och således även företaget.
Här visar sig åter hur fördelaktigt det är att föra dialog med beställaren. Man kan också se vikten av att kartlägga konkurrenter och tidigare avtal, samt att i god tid följa upp leveransen, med fördel med hjälp av leverantörsreskontra.
Följ upp leveransen med Tendiums konkurrentanalys
Med Tendiums konkurrentanalys slipper du själv lägga dyrbar tid och krånglig administration på att begära ut aktuell leverantörsreskontra. Vi samlar data från ungefär 650 upphandlande enheter, så som kommuner, regioner, myndigheter och regionala/kommunala bolag) och sammanställer en analys med just den information du behöver. Detta gör det enkelt för dig att göra marknadsanalyser eller kartlägga dina konkurrenter, vilket ger dig ett stabilt underlag för strategiska beslut i ditt anbudsarbete. Du kan också, som i exemplet ovan, använda det för att genomföra en gedigen och välplanerad uppföljning av leveransen inom ditt avtal.
Med vår konkurrentanalys kan du till exempel:
- Se vilka organisationer från offentlig sektor dina konkurrenter säljer till
- Se vilka av dina konkurrenters offentliga kunder som betalar mest
- Se hur mycket som har betalats till en konkurrent från offentlig sektor
- Se var i Sverige dina konkurrenters offentliga kunder befinner sig och var den största marknaden är
Använd data på ett smart och strategiskt vis och trygga korrekt och maximerad utdelning på dina affärer. Kolla in vår konkurrentanalys här!
Upphandlare bits inte – ta vara på möjligheten att påverka
Att inleda ett avtal med en upphandlande myndighet innebär oftast ett flerårigt samarbete. Jobba hand i hand! Hjälp köparen genom att kontinuerligt kommunicera. När du väl har ett kontrakt finns nämligen goda chanser till att upprätta bra relationer, tillit och dialog, vilket i sin tur medför möjligheten att påverka inför nästa kontrakt.
När jag arbetade med upphandling införde jag en rutin där vi som leverantörer träffade ansvarig upphandlare två gånger per, ungefär var sjätte månad. Vid dessa möten lyfte vi frågor, diskuterade förbättringsområden inför nästa upphandling utifrån samtal med beställare, presenterade nyheter och angelägenheter som var bra att känna till inom den egna marknaden, samt lämnade utrymme för upphandlaren att komma med frågor eller synpunkter.
Sådana möten är ett bra sätt att upprätthålla en god dialog och relation med köparen, vilket är värdefullt för ditt arbete med offentliga affärer i ett långsiktigt och hållbart avseende. Det ger också struktur och tydlighet i den egna leveransen. Ni får chansen att löpande utvärdera processen och räta ut eventuella frågetecken. Upphandlare bits inte – ta initiativ till dialog idag!
Från passiv till aktiv leverantör – Tendium hjälper dig!
En passiv leverantör riskerar att gå miste om de många fördelar som följer med en genomtänkt och välorganiserad strategi för vunna avtal. Med interna uppstartsmöten får du bättre ordning på leveransen inom företaget. Genom tidig dialog med upphandlande myndighet och beställare säkerställer du att alla berörda parter följer avtalet. Leverantörsreskontra och planerad uppföljning tryggar att dina affärer ger maximerad utdelning. Löpande avstämningar med ansvarig upphandlare stärker dina affärsrelationer och möjligheter till vunna avtal på lång sikt. Följ dessa enkla steg och bli en aktiv leverantör idag!
Vill du ha fler råd eller ta del av smarta verktyg för ett enklare och effektivare upphandlingsarbete? Vi på Tendium hjälper dig maximera dina offentliga affärer. Boka en demo med oss så visar vi hur!