Även den mest väloljade anbudsorganisationen kan bli bättre. Men hur? Hur listar man ut var det finns utrymme för förbättring? Vilka är nyckeltalen att titta på?
Det ska vi djupdyka i nu.
Mät viktiga KPI:er
För att kunna förbättra något behöver du förstås veta hur det faktiskt går. Allt för många anbudsorganisationer har full fart framåt och missar att lyfta blicken.
Hit rate
En av de absolut vanligaste KPI:erna att mäta är hit rate. Alltså – hur många upphandlingar vann vi av de anbud vi skickade in.
För att kunna mäta detta behöver du ha koll på:
- Hur många anbud ni lämnar.
- Vilka upphandlingar ni vinner.
Vad är då en bra hitrate? Det beror helt på vilken bransch ni verkar inom, hur konkurrenssituationen ser ut, er erfarenhet och hur stora risker ni vill ta (det vill säga hur säkra ni vill vara på en vinst för att lämna anbud).
Med Tendiums Analys & Insikt kan ni se konkurrenternas hit rate, och på så sätt få ett bra benchmark att förhålla er till.
Se var er hit rate ligger idag och bestäm ett mål att sträva mot.
Kostnad per vunnen upphandling
Om ni vill gå ett steg längre är kostnad per vunnen upphandling en utmärkt KPI att mäta. Då vet ni inte bara hur ofta ni vinner, utan också vad vinsten kostar er.
Då behöver ni ha koll på:
- Hur många upphandlingar ni vinner.
- Kostnaden för ett anbud.
Tips! Läs mer om den här KPI:n i vår artikel om att mäta och förbättra kostnad per vunnen upphandling.
Håll koll på anledningar till att ni inte lämnar anbud
Många anbudsorganisationer har koll på anbuden som lämnas, men mindre koll på alla de upphandlingar man kikar på men väljer att inte gå vidare med.
Det är synd! För här finns mycket intressant information.
Se därför till att ni sparar upphandlingar som utvärderats, och notera anledningen till att ni inte går vidare med ett anbud. Exempelvis kan det vara skakrav ni inte uppfyller, dåliga villkor eller att ni helt enkelt inte hade tid.
Och nästa steg är förstås: hur kan ni utvecklas för att kunna gå på fler affärer?
I Tendium kan ni dokumentera varför ni inte lämnade anbud och ta fram en lista på alla dessa upphandlingar för vidare analys.
Analysera förlorade kontrakt
Ni kan förstås inte vinna alla upphandlingar. Men det är viktigt att förstå varför ni inte vann, och följa upp det över tid.
Var det prisbilden som avgjorde? Fick ni inte så höga poäng som ni tycker att ni förtjänar? Hur kan ni göra anbudet starkare i nästa upphandling?
Även här kan ni ange i Tendium varför ni inte vann upphandlingen och ta fram en lista på dessa upphandlingar för att analysera.
Leta effektiviseringsmöjligheter
En hög hit rate går hand i hand med en effektiv anbudsorganisation.
Här har vi ett bra exempel. Hur lång tid tar det från att upphandlingen publicerats till att ni tar ett Go/No Go-beslut? Det spelar stor roll.
- Ett starkt anbud är viktigt för att förbättra sin hit rate.
- Då är det viktigt att ni som organisation ger er själva förutsättningar att ta fram ett starkt anbud.
- En av de förutsättningarna är tid.
Ju mer tid ni lägger på att utvärdera potentiella affärsmöjligheter (varav vissa kanske är helt irrelevanta), desto mindre tid har ni kvar till anbudet.
Alltså: effektivisera hur ni bevakar upphandlingar och granskar nya affärsmöjligheter, så att ni kan komma igång med anbudet så tidigt som möjligt.
Leta efter sådana här små tidstjuvar i anbudsarbetet och fortsätt effektivisera processen steg för steg.
Tendium jobbar hårt för att minimera tiden anbudsteam lägger på onödig administration. Läs mer om hur du kan bevaka upphandlingar smartare och snabbare.
Skapa förutsättningar för högre hit rate
Rätt verktyg ger er förutsättningar att både analysera era resultat och spara värdefull tid i anbudsprocessen. Boka en demo, så visar vi hur ni kan jobba smartare, snabbare och effektivare.
