Utbildning

Förvirrad över upphandlingssystemen? – Hitta rätt i upphandlingsdjungeln

Upphandling

När det kommer till upphandling finns det mycket som kan upplevas som svårt, både för leverantörer och upphandlare. Vi på Tendium arbetar för att sänka trösklarna så att fler förstår och kan delta i offentlig upphandling. Samuel Repfennig är produktägare och ansvarig för datainsamlingen på Tendium. I detta inlägg redogör han för de olika källorna där upphandlingsdata finns tillgänglig, vad som skiljer dem åt och vad de har gemensamt.

Lär dig allt om detta och ta bättre beslut för ditt anbudsarbete!

 

Först ut Vad är ett upphandlingssystem?

När en upphandlare skapar en upphandling sker det i de flesta fall i ett så kallat upphandlingssystem. Detta görs oftast genom att upphandlaren fyller i information såsom sista anbudsdag, avtalstider, med mera i ett formulär, för att generera en upphandlingsannons. Hen laddar sedan  upp förfrågningsunderlaget för den aktuella upphandlingen.

Det finns tre stora upphandlingssystem i Sverige idag: 

  • KommersAnnons 
  • e-Avrop
  • TendSign

 

Utöver dessa finns också ett gäng mycket mindre upphandlingsverktyg. Samtliga används av upphandlare för att skapa upphandlingar. När en upphandlare har färdigställt en upphandlingsannons i ett av dessa system publiceras den och görs således tillgänglig för allmänheten.

En leverantör kan sedan gå in och anmäla intresse för en upphandling i upphandlingssystemet, ladda ned upphandlingsdokumenten och ställa frågor till den upphandlande myndigheten. Det är också i upphandlingssystemet som anbudet slutligen lämnas in.

Dessa stora upphandlingssystem kan benämnas som ursprungskällor. Det innebär att det är här den ursprungliga datan som används i olika bevakningstjänster först görs tillgänglig.

 

Samlingskällor

Förutom ursprungskällor finns andra källor som hämtar information från dessa. Denna data aggregeras – det vill säga sammanställs – sedan för olika syften. Ett centralt syfte är att kunna tillhandahålla bevakningstjänster av de upphandlingar som publiceras i Sverige. Ett annat syfte är att sammanställa annonsinformation på ett sätt som uppfyller de olika lagkrav på lagring av information som finns inom offentlig upphandling. Senare i detta inlägg kan du läsa om vilka aktörer som aggregerar data i vilka syften.

 

Uppfylla lagstadgade datalagringskrav

Det finns både en lag och en förordning om upphandlingsstatistik. Upphandlingsmyndigheten (UHM) och Konkurrensverket (KKV) har dessutom tagit fram föreskrifter och vägledningar på området. UHM är ansvarig för statistik för offentlig upphandling och KKV är ansvarig för att registrera och bevilja annonsdatabaser.

Det finns vissa krav på annonsdatabaser. Bland annat ska det vara möjligt att identifiera upphandlingar och se enligt vilken lag upphandlingen genomförs. Denna information ska även tillhandahållas helt utan kostnad för privatpersoner.

Det finns också ett krav på att databasen ska vara digital. Att annonsering av upphandlingar i vissa situationer ska eller kan ske framgår av Lagen om offentlig upphandling (LOU). För vissa upphandlingar är annonsering obligatoriskt vilket då ska ske i en registrerad annonsdatabas men för andra upphandlingar, såsom direktupphandlingar, är annonsering frivilligt. Nedan finner du en lista över de annonsdatabaser som finns i KKV:s annonsdatabasregister.

 

Namn på annonsdatabasen Drivs av Id-kod Webbadress
e-Avrop e-Avrop AB SE www.e-avrop.com

www.pabliq.se

KommersAnnons.se Primona AB KA www.kommersannons.se
Mercell Annonsdatabas Mercell Commerce AB MT www.opic.com/upphandlingar
Konstpool Konstpool AB KP www.konstpool.se
CTM  Mercell CTM AB CTM eu.eu-supply.com/ctm/supplier/publictenders
AreaChica Annonsdatabas AreaChica AB   www.areachica.se

 

Registrerade annonsdatabaser

Bland de registrerade annonsdatabaserna finns e-Avrop, KommersAnnons och Mercell Annonsdatabas. Även andra databaser som Konstpool, CTM och AreaChica Annonsdatabas går att hitta på Konkurrensverkets hemsida.

Konstpool används bland annat för att annonsera upphandlingar av konst och kultur. CTM benämndes tidigare som EU Supply. Det är en annonsdatabas och upphandlingsverktyg i ett, som i princip inte används i Sverige längre. AreaChica publicerar bland annat egna annonser för direktupphandlingar.

e-Avrop fungerar som både ett upphandlingsverktyg och en registrerad annonsdatabas. 

 

Leverantörsportaler

På KommersAnnons finns det en hel del olika leverantörsportaler. Till exempel har Stockholms stad, Polisen och Trafikverket helt egna portaler på KommersAnnons där de publicerar sina upphandlingar. Det finns också flera köpare som använder en och samma portal för att publicera sina annonser. Det är dessa portaler man kan se som upphandlingsverktyg. Listan på deras olika leverantörsportaler hittar du här.

Datan från alla KommersAnnons leverantörsportaler sammanställs sedan i deras registrerade annonsdatabas – den som finns tillgänglig på deras sida här.

Sist men inte minst finns Mercell Opic, som tjänar som registrerad annonsdatabas åt Mercell för de upphandlingar som publiceras med hjälp av Mercells upphandlingsverktyg Mercell Tendsign. Mercell har också fler upphandlingsverktyg som används i Norge och Danmark, samt CTM, det i Sverige knappt längre använda upphandlingsverktyget som nämndes tidigare.

 

Upphandlingar över tröskelvärdet

Utöver detta finns också Tenders Electronic Daily (TED). Där aggregeras alla annonser på upphandlingar över det europeiska tröskelvärdet. Det är lagstadgat att man måste skicka annonser på dessa upphandlingar till TED.

 

Bevakningstjänster

Det finns också en annan typ av sammanställande källor, nämligen sådana som aggregerar data i ett affärssyfte. Det är där Tendium kommer in. Vi tillhandahåller bland annat en bevakningstjänst och aggregerar därmed information från alla källor där upphandlingar publiceras i Sverige.

Syftet med en upphandlingsbevakning skiljer sig alltså från syftet med ett upphandlingsverktyg (en ursprungskälla) och ofta också en registrerad annonsdatabas för upphandlingar.

 

Bevakningstjänst och upphandlingsverktyg under samma företagskoncern kan göra det förvirrande

E-avrop, KommersAnnons och TendSign ägs av bolag som också har bevakningsverktyg, men dessa är separata från upphandlingssystemen. 

Extra förvirrande blir det också när ett bevakningsverktyg fungerar både som registrerad annonsdatabas och bevakningsverktyg, som är fallet med Mercell Opic.

 

Måste jag ha en bevakningstjänst från företaget som tillhandahåller upphandlingssytemet?

Behöver man som leverantör använda en bevakningstjänst från samma företag som äger upphandlingssystemet? Nej! Upphandlingssystem och bevakningstjänst är två separata saker. Det är till exempel skillnad på TendSign och företagets bevakningstjänst. Upphandlingsdata är offentliga uppgifter och kan hämtas av alla. Informationen finns alltså tillgänglig hos andra bevakningstjänster också. Välj den bevakningstjänst som passar dina behov bäst.

I vårt blogginlägg Hur börjar jag sälja till offentlig sektor? – Din kompletta guide kan du läsa mer om varför du ska ha en upphandlingsbevakning och vad som är bra att tänka på när du väljer bevakningstjänst.

 

Vad är det för annonser som publiceras?

Alla upphandlingar som genomförs inom ramen för antingen Lagen om offentlig upphandling (LOU), Lagen om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF), Lagen om upphandling på försvars- och säkerhetsområdet (LUFS) eller Lagen om upphandling av koncessioner (LUK) publiceras i en annonsdatabas.

En upphandlande myndighet måste enligt lag offentliggöra annonserna. Det gäller både över och under det europeiska tröskelvärdet. Du kan hitta samtliga publicerade upphandlingar med ett värde överstigande direktupphandlingsgränsen i Tendiums bevakningstjänst, oavsett vilken bransch din organisation är verksam inom.

 

Var hittar jag direktupphandlingar?

Ett undantag från det lagstadgade kravet att publicera upphandlingar utgörs av direktupphandlingar. Vi har nämligen en direktupphandlingsgräns i Sverige. Den ligger för närvarande på 700 000 kronor.

Om en upphandlings värde beräknas under gränsen finns inga särskilda krav på att annonserna ska offentliggöras. I ett sådant fall kan det till exempel gå till på så vis att en upphandlande myndighet skickar ut ett mejl med en förfrågan till ett företag de tror kan vara intresserade av möjligheten.

Psst! Det är därför extra viktigt att arbeta proaktivt och upprätta dialog med upphandlande myndigheter. Läs allt om hur du gör det i vår försäljningschef Ronnys inlägg Offentliga affärer – Från reaktiv till strategisk försäljning.

Vissa försöker hålla nere värdet på upphandlingar för att undvika annonseringskravet. I praktiken är dock fallet att många direktupphandlingar annonseras ändå. Man har till exempel kanske beslutat internt vid en myndighet att man alltid publicerar annonser för direktupphandlingar som överstiger 200 000 kronor. Man behandlar dem då utefter mer konventionella, öppna upphandlingsförfaranden.

Så hur hittar man direktupphandlingar? Det finns vissa kanaler specifikt för direktupphandlingar. Vår samarbetspartner, AreaChica, är en sådan. Det finns också många andra mindre verktyg och kanaler. Ibland publicerar kommuner och myndigheter sina direktupphandlingar på egna hemsidor, till exempel under flikar som “Upphandling” eller “Inköp”.

Det går också att hitta alla offentligt publicerade direktupphandlingar hos Tendium. Har du ytterligare funderingar eller behöver du hjälp med att effektivisera anbudsarbetet? Hör av dig till oss så hjälper vi dig! Du kan också prova vår upphandlingsbevakning gratis i 7 dagar. Kolla in den här!

Samuel Repfennig

Prenumerera på nyhetsbrevet

Få smarta tips och nyheter om anbud & upphandling samt erbjudanden

Du kan avprenumerera när du vill. För mer information, kolla in vår privacy policy.

Dela

Facebook
Twitter
LinkedIn

Läs vidare...

Grunder om upphandling

Offentlig upphandling behöver inte vara krångligt. Tendiums handbok guidar dig rätt i alla upphandlingsregler!

Saga Stockman

on July 11, 2022
Grunder om upphandling

Upphandlingsbegrepp kan vara kluriga. Därför har Tendium tagit fram en ordlista över de vanligaste upphandlingstermerna.

Saga Stockman

on July 1, 2022
Grunder om upphandling

Att åberopa ett annat företags kapacitet i en offentlig upphandling för att uppnå kraven kan vara en smart lösning när du som anbudsgivare inte uppnår samtliga krav. Läs mer om hur det går till i detta blogginlägg!

Saga Stockman

on June 17, 2022
Håll dig uppdaterad

Prenumerera på vårt nyhetsbrev

Få smarta tips och nyheter om anbud & upphandling samt erbjudanden

Du kan avprenumerera när du vill. För mer information, kolla in vår privacy policy.