Kan man som anbudsgivare få hjälp med upphandlingsfrågor, kostnadsfritt? Ja! Tendium träffade Erika Hanses. Hon är utbildad jurist och Funktionsansvarig för Upphandlingsmyndighetens Frågeservice, en tjänst framtagen särskilt för att erbjuda stöd i alla delar av offentlig upphandling.
Erika brinner för att fler ska förstå hur offentliga affärer fungerar. I intervjun med Tendium berättar hon om bakgrunden till Frågeservicen samt hur Upphandlingsmyndigheten hjälper till att stärka relationen mellan offentlig och privat sektor.
Ta del av allt du behöver veta om Upphandlingsmyndighetens Frågeservice och få den hjälp du behöver för att lyckas med dina offentliga affärer!
Psst! Du vet väl att du också kan läsa om Erikas tips till leverantörer? Kolla in inlägget Våga upphandling! – Erika Hanses och UHM:s tips till leverantörer!
“Vi får kontakt med fler och fler”
Vill du berätta lite om bakgrunden till Frågeportalen, hur kom den till och hur ser den ut idag?
Upphandlingsmyndigheten har funnits sedan 1 september 2015. Det upphandlingsstöd som hela Upphandlingsmyndigheten står för fanns från början, under 90-talet och större delen av 00-talet, vid Nämnden för offentlig upphandling. Stödet lades senare på Konkurrensverket, för att sedan övergå till Kammarkollegiet och sedan under en kort period vara under Konkurrensverkets regi igen. Då slog man även ihop upphandlingsstödet med en liten bit av Vinnova samt det som var dåvarande Miljöstyrningsrådet.
Vi bröts sedan ut från Konkurrensverket eftersom man från regeringens håll insåg att det bland annat inte var helt lämpligt att ha både stöd och tillsyn under ett och samma tak. Jag tänker att det kanske hindrade folk från att höra av sig. Man har kunnat ringa eller mejla och ställa frågor om upphandling ända sedan Nämnden för offentlig upphandling fanns.
Jag började vid Upphandlingsmyndigheten i maj 2017, så jag har varit med i ganska exakt fem år nu. Vid Upphandlingsmyndigheten hade man precis innan diskuterat om det inte skulle vara bra med något slags frågeforum för “self service”, så att alla jurister inte skulle behöva sitta i telefon så himla mycket, utan i helhet kunna skapa en bättre och mer effektiv tjänst. Och så kom Frågeportalen till.
Det som hände när forumet öppnades var dock att folk började ringa ännu mer. Fler och fler frågor kom in.
Det är ju bra att folk faktiskt hör av sig. På det sättet lär vi oss vad som är svårt, vilket betyder att vi kan justera även vårt övriga stöd. Utmaningarna blev synliga för oss. Vi tänkte att det är mycket bättre att man faktiskt vänder sig till oss och ställer frågor, istället för att göra fel. Det har i slutändan troligtvis en bättre samhällsekonomisk effekt.
Vi som kom in 2017 hade ett annat perspektiv vad det gäller kundkontakt. Frågeportalen är ju en slags kundtjänst för upphandlingsfrågor, men det hade kanske inte betraktats som det inom organisationen tidigare. Med inställningen att det är bra att människor hör av sig kunde vi tillgängliggöra den komplexa och ibland svårförståeliga informationen om offentliga affärer, och juridiken och praktiken kring den, så mycket som möjligt. Det är vårt uppdrag.
Vi lärde oss också att ju mindre vi använde oss av knöliga juridiska texter och ju enklare vi skrev, desto fler frågor fick vi. Vi skiftade till ett enkelt språk och skrev texter med tydligt uppspaltade källor nertill istället för insprängda i löptexten. Det har gjort oss mer tillgängliga.
Sedan drygt två år tillbaka började vi även att använda vår chatt inom ramen för Frågeservice. Vi har nu sammanlagt tre kanaler: Frågeportalen, telefonen och chatten. Antalet samtal fortsätter fortfarande att öka, allt eftersom vi gör oss mer tillgängliga. Vi får kontakt med fler och fler, och exponeras för ännu fler frågor.
Nu svarar vi på ungefär 8000 frågor om året. Vi har mellan 25 och 40 interaktioner varje dag med aktörer som berörs av upphandling på olika sätt. Vi är sammanlagt nio personer som administrerar Frågeservicen och har direktkontakt med de som kontaktar oss, sedan är en stor del av myndighetens medarbetare involverade i att besvara frågor på olika sätt.
“Det finns ett behov av stöd i många delar av den offentliga affären”
Hur ser ni på att antalet frågor hela tiden ökar, är det ett gott tecken?
Ja, både och såklart, men framförallt ett gott tecken. Jag har full respekt för att upphandling kan uppfattas som svårt och komplicerat. För de allra flesta är offentlig upphandling inte något som utgör ens huvudsakliga arbetsuppgifter eller kärnverksamhet. Det kanske snarare är något man måste hantera eller som man på annat sätt berörs av “på vägen” i arbetet med de dagliga verksamhetsuppgifterna.
Det gör att många inte har tid att sätta sig in i upphandling och det är dyrt att göra fel, från både leverantörens och den upphandlande organisationens håll. Det finns ett stort behov av att få stöttning i arbetet med offentlig upphandling eller att ibland bara kunna bolla frågor med någon, eftersom man kan vara ganska ensam i sin roll och sitt arbete med upphandling. Där kan vi verkligen fylla en funktion och vara en medspelare.
Jag tycker det är positivt att det finns ett förtroende för oss som organisation och att vi uppfattas som tillgängliga, för det är precis det vi vill vara. Vi är en stödmyndighet. Vi finns bara till för att hjälpa de som är berörda av offentliga affärer. Det är vårt uppdrag.
Vi har valt att lösa det genom att bland annat erbjuda en Frågeservice. Så vi gör förmodligen någonting bra om frågor strömmar in. Sedan vore det ju tråkigt om alla frågor handlade om att saker är otydligt beskrivna på vår webb. Då hade det höga antalet frågor varit ett problem. Man måste hela tiden se antalet frågor i förhållande till vad frågorna handlar om.
Det finns ett behov av stöd i många olika delar av den offentliga affären. Att man väljer att vända sig till oss ser vi som positivt. Det ger oss möjlighet att genomföra det uppdrag som regeringen har givit oss.
Den här resan med Frågeservice har skett parallellt med att vi som myndighet etablerat oss på arenan. Vad är Upphandlingsmyndigheten för typ av organisation och aktör? Vad kan man förvänta sig av oss? Alla de där bitarna är sådant som fallit på plats allt eftersom. Parallellt bidrar det förmodligen till att antalet interaktioner med oss ökar. Folk blir medvetna om vilka vi är och vad vi kan hjälpa till med.
“Minst två personer har varit med och tagit fram svaret”
Hur fungerar ert arbete, rent praktiskt, med att besvara en inkommen fråga? Hur lång tid kan man förvänta sig att det tar att få svar?
Vi har alltid minst två upphandlingsjurister eller -specialister i telefon och chatt. De tar emot samtal och chattar med frågeställare. Målsättningen är att vi ska kunna svara på ungefär 80% av frågorna direkt när man kommer i kontakt med oss.
Ibland kan det dock vara så att en fråga som ställs är väldigt knepig att svara på. Då behöver vi utreda eller i vissa fall lämna över till någon annan organisation. Det kan till exempel vara frågor som rör statsstöd eller hållbarhetskriterier. Då vill vi lämna över frågan till någon som är expert på just det området. I sådana fall är målsättningen att svaret ska tillhandahållas inom två arbetsdagar.
I Frågeportalen är också målsättningen att återkomma inom två arbetsdagar. Vi jobbar med 4-ögonsprincipen i all typ av skriftlig återkoppling. Det innebär att om man får ett skriftligt svar från oss kan man vara ganska säker på att det är minst två personer som varit med och tagit fram svaret, om inte fler, beroende på frågans karaktär och komplexitet.
Svarstiden kan dock vara väldigt olika. Vissa frågor, som till exempel “Vad är direktupphandlingsgränsen?” tar två sekunder att svara på, medan andra frågor, i extremfallet, kan kräva flera veckors utredning.
“Det behövs leverantörer som vill göra affärer med offentlig sektor och som har tillit till den offentliga marknaden”
Hur stor andel av de som hör av sig är leverantörer respektive upphandlande organisationer?
Runt 35% av alla som hör av sig är från den levererande, eller potentiellt levererande, sidan av den offentliga affären. Ungefär 65% är från den köpande sidan, även om antalet kan variera lite. Andelen leverantörer och upphandlande organisationer som kontaktar oss är alltså fortfarande inte fifty fifty. Det kan finnas en massa förklaringar till det, men jag skulle bli jätteglad om det var fler leverantörer som hörde av sig. Då skulle vi också bättre förstå vad leverantörer behöver av oss.
Traditionellt har vi som myndighet varit mycket bättre på att vända oss till offentlig sektor. Och det är ju offentliga organisationer som måste följa lagen om offentlig upphandling. Men det behövs leverantörer som vill göra affärer med offentlig sektor och som har tillit till den offentliga marknaden. Det förtroendet vill vi vara med och skapa.
När vi pratar med leverantörer kan vi ibland få indikationer på att man inte har fullt förtroende för de tjänstepersoner på kommunen som hanterar upphandlingar, av anledningar som till exempel att det finns en relation till konkurrenter. Det är så himla tråkigt.
Jag har också fått höra saker som att LOU är en odemokratisk lagstiftning och liknande. Men det är faktiskt tvärtom. Upphandling är jätteviktigt för demokratin. Att det upplevs som ett sådant hinder av vissa är jätteproblematiskt. För att vi som myndighet ska kunna göra ett bättre jobb behöver vi förstå vad man som leverantör behöver från oss.
“Offentlig sektor behöver bli mer flexibel i hur man definierar kontraktsföremålet”
Tror du att det nya regelverket för offentlig upphandling, med förenklade och flexibla regler, kan vara till hjälp i utmaningen för att bekämpa korruption och skapa förtroende för offentlig sektor?
Kanske delvis. Bara för att man tar bort en massa regler behöver det inte göra att saker och ting blir enklare. Det kan ju uppstå en massa olika varianter av förfaranden som gör att det blir ännu svårare att förstå, eftersom det då också skiljer sig mer från kommun till kommun. Olika kommuner gör olika saker och använder olika riktlinjer, och då måste man som leverantör “börja om” varje gång. Det finns ibland fördelar med att saker är standardiserade om man försöker förstå sig på hur det fungerar.
Har man en väldigt unik lösning eller är väldigt bra på att sälja in sig till offentlig sektor kan det dock vara en fördel med de enklare reglerna, framför allt om man säljer en tjänst som omfattas av bilaga 2 till LOU. Det är sociala tjänster och andra särskilda tjänster som omfattas av det lättare regelverket i LOU-direktivet, och som sedan 1 februari har en direktupphandlingsgräns på närmare åtta miljoner kronor. Jag tror inte att reglerna per definition gör saker och ting lättare, inte så här i början i alla fall. Vi får se vad som händer i framtiden!
Tror du att man kan lösa utmaningarna på andra sätt? Är det framförallt genom lagstiftning man får bukt med problemen eller finns det andra typer av möjliga åtgärder?
Det är en jättebra fråga. Jag tror egentligen inte att det är något särskilt fel på lagen. Det är min personliga åsikt. De flesta lagstiftningsprodukter lider av den mänskliga faktorn. Jag tror inte att LOU är särskilt dålig på något sätt, utan att det snarare handlar om organisatoriska problem rörande hur inköpsfrågor är prioriterade i upphandlande organisationers verksamheter. Finns de som ansvarar för upphandling representerade i ledningsgruppen eller inte? Ser man offentlig upphandling som en del av verksamhets- och samhällsutveckling eller inte?
Det handlar också jättemycket om mindset. Hur ser man egentligen på upphandling? Vad innebär det för den upphandlande organisationen? Måste vi vara väldigt detaljerade och specificerade när vi köper varor och tjänster, eller kan vi köpa utfall och effekter? Hur skulle det då se ut?
Jag tänker att offentlig sektor behöver bli mycket mer av en utfallsköpare, samt mer flexibel i hur man definierar kontraktsföremålet. Det skapar utrymme i avtalen och kan göra offentlig upphandling mer dynamisk.
Det behöver finnas en större tillit mellan marknaden och det offentliga, från båda sidor, där man jobbar tillsammans med projekt i form av ett gemensamt partnerskap för utveckling, snarare än i statiska affärsrelationer. Jag tror inte att nuvarande lagstiftning är ett hinder för att arbeta så.
Det skulle såklart vara enkelt om vi på Upphandlingsmyndigheten tillhandahöll en massa mallar och standarddokument för allt möjligt och att allting alltid i princip var likadant. Men vi har en väldigt många olika upphandlande organisationer i Sverige. Alla 290 olika kommuner kan exempelvis ha väldigt olika behov.
Jag tror att vi kan höja lägsta nivån när det kommer till upphandlingskompetens, att förstå vad offentlig upphandling innebär. Jag pratar ganska mycket om upphandling i olika innovationssammanhang och där är det så himla tydligt att man behöver tänka på upphandling mycket tidigare i projekt.
I alla bra initiativ där vi samarbetar mellan offentlig och privat, eller ideell, sektor behöver vi tänka redan från början på var upphandlingsfrågor kommer att dyka upp på något vis. Vi behöver hantera det i ett tidigt stadium så att vi faktiskt kan implementera alla de här jättesmarta lösningarna som är till nytta för alla medborgare. Vi behöver våga lite mer vad det gäller dialog och inte vara så rädda för upphandling.
Våra källor:
Erika Hanses är utbildad jurist och Funktionsansvarig för Frågeservice på Enheten för Frågeservice på Upphandlingsmyndigheten, en tjänst framtagen för att erbjuda stöd i alla delar av offentlig upphandling. Erika tror stenhårt på potentialen i offentlig upphandling och de möjligheter till samhällsutveckling som det innebär. Hon brinner också för att fler ska förstå hur offentliga affärer fungerar.
