Grunder om upphandling

Hur går en upphandling till?

Hur går en upphandling till

Både privata och offentliga aktörer kan upphandla. I detta blogginlägg beskriver vi hur en upphandling går till när offentlig sektor upphandlar. Upphandlingsprocessen kan delas upp i fyra huvudsteg – förberedelse, genomförande, leverans och uppföljning – som i sin tur kan brytas ned till flera delsteg. Detta blogginlägg är till för dig som sysslar med offentlig upphandling eller för dig som är intresserad av att skaffa dig kunskap kring hur en upphandling går till. Läs vidare för en steg-för-steg-genomgång!

 

Steg för steg: Hur går en upphandling till?

Nedan förklarar vi samtliga steg runt upphandlingsprocessen och vad som är särskilt viktigt att tänka på under respektive steg. Observera att denna guide utgår från lagen om offentlig upphandling (LOU). Till att börja med kan vi konstatera att upphandlarna i processens start och slut framför allt tacklar mer kommersiella frågor och beslut, såsom på vilket sätt behoven i verksamheten ska uppfyllas och vilka erfarenheter som upphandlarna tar med sig efter att upphandlingen avslutats. Hur en upphandling går till har dessutom flera likheter med inköpsprocessen hos privata företag, men skillnaden är att det andra steget i upphandlingen styrs av detaljerade och omfattande regler som upphandlande myndigheter är skyldiga att följa.

Prenumerera på Tendiums nyhetssvep

Få de viktigaste nyheterna om offentlig upphandling

Du kan avprenumerera när du vill. Läs mer i vår privacy policy.

Upphandlingsprocessen steg 1: förberedelse

Innan en upphandling påbörjas måste den upphandlande myndigheten lägga ner tid på att förbereda upphandlingen – en god planering skapar så bra förutsättningar som möjligt för att köpa in det som behövs i verksamheten.

 

Vilka ska involveras i upphandlingen?

När upphandlingen planeras ska den upphandlande myndigheten undersöka vilka kompetenser som krävs för att genomföra upphandlingen. Det kan röra sig om en upphandling som kräver experter inom särskilda områden, där miljökrav exempelvis är särskilt viktiga att ta hänsyn till. Ifall kompetensen finns internt hos myndigheten eller om det behöver sökas externt är något som behöver undersökas. I detta tidiga skede av upphandlingen är det dessutom viktigt att olika roller och ansvar förtydligas.

 

Vad ska genomföras i en upphandling och när?

Att skapa en översiktlig plan kring vad som ska genomföras under upphandlingen är likaså en viktig del i det första steget av upphandlingsprocessen. Den upphandlande myndigheten behöver ta fram ett schema över möten som ska genomföras, när olika analyser ska vara klara, när upphandlingen ska påbörjas och avslutas, vem som ska fatta beslut och när, avtalsstart, uppföljning med mera.

 

Kan upphandlingen genomföras i samarbete med en annan organisation?

I flera fall kan det vara en bra idé att samarbeta med andra organisationer under en upphandling för att dela erfarenheter eller för att skapa en så kostnadseffektiv upphandling som möjligt. Ett sådant samarbete kan ske med andra upphandlande myndigheter som har liknande behov. Ett exempel på sådant samarbete är när mindre grannkommuner genomför upphandlingar gemensamt för att spara på resurser.

 

Behovsanalys, riskanalys och marknadsanalysHur går en upphandling till

Det finns vissa analyser och kartläggningar som behöver genomföras för att den upphandlande myndigheten ska få en uppfattning om vilka krav som ska formuleras i upphandlingsdokumenten och för att välja ett upphandlingsförfarande. De analyser som ska genomföras är behovsanalys, marknadsanalys och riskanalys.

 

Vad är en behovsanalys?

En behovsanalys undersöker och specificerar vilka behov som upphandlingen syftar till att uppfylla. Den upphandlande myndigheten kan i behovsanalysen bland annat undersöka vilka behov som organisationen har, målsättningen samt syftet med upphandlingen, kostnader och upphandlingens värde.

 

Vad är en marknadsanalys?

En marknadsanalys syftar till att ge kunskap om marknaden som den aktuella upphandlingen omfattar och att undersöka vilka leverantörer som finns på marknaden. När marknadsanalysen sker kan en dialog med leverantörer föras för att ställa frågor om inköpet och om de planerade tidsramarna fungerar.

 

OBS! En dialog med leverantörer får aldrig leda till att en leverantör gynnas och får en fördel inför upphandlingen, eftersom det står i strid med den så kallade likabehandlingsprincipen.

 

Vad är en riskanalys?

En riskanalys syftar till att identifiera vilka risker som finns med upphandlingen, vilka effekter riskerna kan få och hur troligt det är att de identifierade riskernas effekt inträffar. I riskanalysen kan frågor om kostnader, risker på marknaden samt vilka faktorer som kan leda till att upphandlingen misslyckas komma att undersökas.

 

Vilket upphandlingsförfarande ska väljas?

Baserat på de analyser som gjorts ska den upphandlande myndigheten välja upphandlingsförfarande för upphandlingen. Några exempel på upphandlingsförfaranden är öppet förfarande, selektivt förfarande, förhandlat förfarande med föregående annonsering och konkurrenspräglad dialog. Upphandlingsförfarandet styr hur upphandlingen går till, då valet styr vilka steg som ska genomföras i upphandlingen, tidsfrister och förhandling med anbudsgivare.

 

Exempel på när olika upphandlingsförfaranden är lämpliga

Konkurrenspräglad dialog innebär att den upphandlande myndigheten kan föra dialog med leverantörer. Efter dialogen lämnar respektive leverantör sitt anbud. Detta förfarande kan exempelvis vara lämpligt när den upphandlande myndigheten gemensamt vill ta fram lösningar på det som ska upphandlas eller om det rör sig om ett komplicerat projekt.

 

Förhandlat förfarande med föregående annonsering innebär att den upphandlande myndigheten bjuder in utvalda leverantörer för att förhandla om förbättringspunkter i anbuden. Förfarandet är exempelvis lämpligt i de situationer som kräver innovation eller specialanpassningar.

 

Selektivt förfarande är ett förfarande i två steg. I det första steget kontrolleras att leverantörerna uppfyller kraven och i det andra steget bjuds de kvalificerade leverantörerna in för att lämna anbud. Detta förfarandet är lämpligt att använda när antalet kvalificerade anbudsgivare vill begränsas, exempelvis vid dyra upphandlingar eller inom områden som ett stort antal anbudsgivare väntas lämna anbud på.

 

Upphandlingsprocessen steg 2: genomförande

Det andra steget i upphandlingsprocessen är det som är mest reglerat i lagen om offentlig upphandlingI det andra steget ska upphandlingsdokument skrivas, annonsering ske, anbud och leverantörer ska prövas samt utvärderas och slutligen ska kontrakt tilldelas till den vinnande leverantören. Hur en upphandling går till ser olika ut beroende på vilken typ av upphandlingsförfarande som valts i steg ett.

 

Vad ska ingå i upphandlingsdokumenten?

Upphandlingsdokumentation, tidigare kallat förfrågningsunderlag, är de dokument som den upphandlande myndigheten använder för att beskriva innehållet och kraven i upphandlingen. I upphandlingsdokumenten finns all information som rör upphandlingen, vilket är den information som leverantörer använder när de ska lämna anbud. 

 

I upphandlingsdokumenten brukar följande ingå: 

 

  • Kvalificeringskrav. Obligatoriska krav som ställs på leverantörerna i upphandlingen.
  • Kravspecifikation. Krav som ställs på det som köps in av den upphandlande myndigheten.
  • Tilldelnings- eller utvärderingskriterier. Kriterier som styr utvärdering av anbuden.
  • Tillkommande kriterier. Andra kriterier som används vid val av flera jämlika anbud.
  • Särskilda kontraktsvillkor. Krav på leverantören eller leveransen.

 

Hur och när ska annonsering ske?

När upphandlingsdokumenten är klara ska upphandlingen annonseras. Annonsering sker för att göra leverantörer medvetna om upphandlingen. När annonsering skett kan potentiella leverantörer välja att delta i upphandlingen och lämna anbud. 

 

Som huvudregel ska alla upphandlingar annonseras. När upphandlingen är särskilt undantagen från annonsering ska det dock inte ske, vilket direktupphandlingar exempelvis är. Annonsering sker i en registrerad annonsdatabas. Om värdet av upphandlingen överstiger EU:s tröskelvärden ska annonsering ske i Tenders Electronic Daily (TED) som är EU:s gemensamma annonsdatabas.

 

Vad händer när anbuden lämnats in?

Beroende på upphandlingsförfarande och vilken lag som är aktuell finns olika tidsfrister för att lämna anbud. När anbud lämnats och anbudstiden gått ut ska den upphandlande myndigheten pröva anbudet gentemot kraven i upphandlingsdokumenten. Den upphandlande myndigheten utvärderar anbuden och väljer det anbud som bäst motsvarar kraven i upphandlingen.

 

I vissa fall kan anbud och andra handlingar som leverantörer lämnar in vara oklara eller felaktiga. Den upphandlande myndigheten får då tillåta eller begära rättelse, förtydligande eller komplettering av anbuden.

 

När kan leverantörer uteslutas från att delta i en upphandling?

I vissa fall kan leverantörer som lämnar anbud uteslutas från att delta i upphandlingen och ibland är en upphandlande myndighet skyldig att utesluta en leverantör, vilket är fallet när leverantören gjort sig skyldig till vissa typer av brott, såsom organiserad brottslighet och penningtvätt. En upphandlande myndighet får även utesluta en leverantör när andra typer av missförhållanden är aktuella, såsom konkurs, jäv och otillbörlig (olämplig) påverkan på upphandlingen.

 

Vad är tilldelningsbeslut och avtalsspärr?

Efter att anbuden och leverantörerna utvärderats ska den upphandlande myndigheten fatta ett skriftligt tilldelningsbeslut som skickas till samtliga anbudsgivare. Av tilldelningsbeslutet framgår vilken leverantör eller vilka leverantörer som vunnit uppdraget. Även de leverantörer som inte vunnit upphandlingen ska få information om varför de inte fick kontraktet. När den upphandlande myndigheten valt ut den vinnande leverantören råder en avtalsspärr på minst tio dagar. Under denna tid får avtal inte ingås, men när avtalsspärren löpt ut kan avtal tecknas med leverantören. Avtalsspärren gäller däremot inte vid exempelvis direktupphandling.

 

Vad är efterannonsering av upphandling?

För annonserade upphandlingar gäller vanligtvis krav på efterannonsering. Efterannonsering innebär att den upphandlande myndigheten ska publicera en annons med särskilt innehåll och information när upphandlingen är avslutad.

 

När kan överprövning av en upphandling bli aktuell?Hur går en upphandling till

Om en leverantör anser att den upphandlande myndigheten gjort fel under upphandlingen och anser att de lidit eller riskerat att lida skada som följd av detta, kan de vända sig till domstol och ansöka om överprövning. Konsekvensen av överprövning kan vara att den som ansöker kan få skadestånd. Konkurrensverket kan även i vissa situationer ansöka om att den upphandlande myndigheten ska betala böter, så kallad upphandlingsskadeavgift. En överprövning kan också leda till att upphandlingen får göras om eller rättas till.

 

Upphandlingsprocessen steg 3: leverans

Efter att upphandlingen är avslutad ska föremålet för upphandlingen levereras och när kontraktet ingåtts kan det börja användas i verksamheten. I detta skede sker även betalning av det som upphandlats. I detta steg kan ett uppstartsmöte med leverantören vara en bra idé. Då kan en gemensam plan för avtalsuppföljning skapas och villkoren i avtalet kan klargöras. Även rutiner och riktlinjer samt övriga frågor kan fångas upp under uppstartsmötet. 

 

Upphandlingsprocessen steg 4: uppföljning av avtalet

När leverans skett och upphandlingen är avslutad ska den upphandlande myndigheten följa upp avtalet för att se till att leveransen uppfyller kraven och behoven för upphandlingen. Uppföljning kan ske på olika sätt, exempelvis genom uppföljningsmöten med leverantören eller genom enkätundersökningar. Kraven som den upphandlande myndigheten bör följa upp är de krav som ställts i upphandlingen, det vill säga, krav på leverantören, krav på föremålet för upphandlingen, tilldelningskriterier och övriga avtalsvillkor.

 

Sammanfattning: hur går en upphandling till?

Förhoppningsvis har du efter denna steg-för-steg guide fått bättre koll på hur en upphandling går till. För att sammanfatta upphandlingsprocessen kan vi först konstatera att en upphandling delas upp i fyra steg. Den upphandlande myndigheten ska först och främst förbereda och planera upphandlingen. Den upphandlande myndigheten måste undersöka vilka kunskaper som krävs för att genomföra upphandlingen och identifiera det som ska köpas in samt målet med upphandlingen. Den upphandlande myndigheten ska också genomföra olika analyser, såsom behovsanalys, och välja ett upphandlingsförfarande. I det andra steget ska upphandlingsdokument skrivas, upphandlingen ska annonseras och utvärdering samt prövning av anbud och leverantörer ska ske. Därefter tilldelas kontrakt till den vinnande leverantören. I det tredje steget sker leveransen av det som upphandlats och slutligen ska avtalet förvaltas och följas upp.

 

Vad heter offentlig upphandling på engelska?

På engelska heter offentlig upphandling public procurement.

 

Hur kan man som leverantör få hjälp med anbudsarbetet?

Är du nyfiken på att ge dig in på den offentliga marknaden, eller är du redan verksam inom försäljning till offentlig sektor, men söker hjälpmedel för ett effektivare anbudsarbete? Tendium erbjuder flera olika verktyg för att bevaka, utvärdera och fatta beslut om upphandlingar. Vi erbjuder smidiga anbudsytor för enklare samarbete och tydligare överblick över alla inkommande förfrågningar, även avrop och FKU:er. Vi hjälper dig också med leverantörsreskontra och olika databaserade analyser, för att du ska få bättra koll på dina förutsättningar i förhållande till konkurrenter och marknad. Har du frågor eller vill förbättra ditt anbudsarbete? Boka en demo med oss, så berättar vi mer!

Saga Stockman

Prenumerera på vårt nyhetssvep

Letar du efter det senaste scoopet inom offentlig upphandling, AI och digitalisering? Tendiums nyhetssvep håller dig ajour med marknadens snabba svängningar.

Du kan avprenumerera när du vill. För mer information, kolla in vår privacy policy.

Dela

Facebook
Twitter
LinkedIn

Läs vidare...

Produkt

Glada nyheter! Nu blir anbudsarbetet ännu smartare, effektivare och smidigare. Vi jobbar ständigt med att göra Tendiumplattformen ännu bättre, och i våra Product Roundups berättar vi om nya smarta funktioner i plattformen.

Hugo Jennerholm

22 mars, 2024
Datadrivet anbudsarbete

Smarta projektverktyg har ploppat upp till höger och vänster under några år och AI är på allas läppar. I den här artikeln går vi igenom hur en modern anbudsprocess ser ut - med AI, smart automatisering och effektiva samarbetsverktyg. 

Elin Lööw

19 mars, 2024
Datadrivet anbudsarbete

Hur digitaliserar du framgångsrikt din anbudsorganisation? Det här är artikeln för dig som står inför en spännande digitaliseringsresa!

Elin Lööw

20 februari, 2024
Håll dig uppdaterad

Prenumerera på vårt nyhetssvep

Letar du efter det senaste scoopet inom offentlig upphandling, AI och digitalisering? Tendiums nyhetssvep håller dig ajour med marknadens snabba svängningar.

Du kan avprenumerera när du vill. För mer information, kolla in vår privacy policy.