Lagen om offentlig upphandling och andra regler kring offentlig upphandling kan verka komplicerat. Detta blogginlägg syftar till att förklara vad lagen innebär och vad du bör känna till. Vi förklarar bland annat när lagen är aktuell, vem som måste följa lagen och vad lagens viktigaste regler säger. Notera att det finns ytterligare tre centrala lagar inom offentlig upphandling och att detta blogginlägg endast fokuserar på lagen om offentlig upphandling.
Vad är lagen om offentlig upphandling?
Lagen om offentlig upphandling förkortas LOU och innehåller regler om hur offentlig upphandling ska genomföras. Offentlig upphandling är köp som sker av offentlig sektor för offentliga medel (skattepengar), vilket är en av anledningarna till att offentlig sektor är skyldiga att följa den detaljerade inköpsprocess (upphandlingsprocess) som bland annat framgår av lagen om offentlig upphandling.
LOU gäller när en upphandlande myndighet genomför en offentlig upphandling och lagen innehåller bland annat regler om hur upphandlaren ska beskriva det som ska köpas in och hur upphandlaren ska välja leverantör. När en upphandlande myndighet ser ett behov av att köpa en produkt, tjänst eller byggentreprenad är lagen om offentlig upphandling tillämplig.
Upphandlingsprocessens 4 steg
Steg 1: Förberedelse
När en upphandlande myndighet ser ett behov av att köpa in en produkt, tjänst eller byggentreprenad måste det inledningsvis planeras för genomförandet av upphandlingen, inklusive leverans och uppföljning. Det sker genom att den upphandlande myndigheten fattar beslut om att genomföra upphandlingen som till exempel kan röra inköp av datorer, kontorsmaterial eller konsulttjänster.
Steg 2: Genomförande
Det andra steget i upphandlingsprocessen är det steg som lagen om offentlig upphandling särskilt tar sikte på. Det andra steget innebär att den upphandlande myndigheten måste skriva upphandlingsdokument och annonsera upphandlingen. Detta steg inkluderar flera “delsteg” som anbudsöppning, kvalificering av leverantörer, utvärdering av anbud, beslut om tilldelning av kontrakt och för att den upphandlande myndigheten slutligen ska kunna ingå avtal med den vinnande leverantören.
Steg 3: Leverans
I det tredje steget i upphandlingsprocessen sker leverans av det som upphandlats, vilket den upphandlande myndigheten ska betala för.
Steg 4: Uppföljning
I det sista steget i processen följer den upphandlande myndigheten upp leveransen och upphandlingsprocessen för att se till att det som levererats uppfyller kraven och behovet i upphandlingen. Uppföljningen syftar också till att säkerställa att upphandlingsprocessen genomförts enligt lagens regler och på ett effektivt sätt.
Varför är lagen om offentlig upphandling viktig?
Lagen om offentlig upphandling är viktig eftersom lagen syftar till att realisera flera betydelsefulla mål. Tillsammans med övriga upphandlingslagar ska lagen om offentlig upphandling stimulera tillväxt, säkra effektiv användning av offentliga medel, se till att leverantörer får möjlighet att tävla på lika villkor för att kamma hem offentliga kontrakt i EU samt för att främja en effektiv konkurrens och motverka korruption. Offentlig upphandling fungerar dessutom som ett viktigt verktyg för att nå upp till olika samhällsmål, vilket kan omfatta miljökrav, innovationskraft och ökad sysselsättning.
Reglerna om offentlig upphandling: 3 nivåer
För att förstå lagen om offentlig upphandling och hur den är uppbyggd är det bra att vara medveten om att det finns flera regelverk på upphandlingsområdet. Dessa kan delas in i tre nivåer: internationell, regional och nationell nivå. Trots att reglerna i princip ser likadana ut på alla tre nivåer (då reglerna bygger på särskilda principer inom offentlig upphandling), skiljer sig regelverken åt i detaljer och tillämplighet.
1. Regler om offentlig upphandling på internationell nivå
På internationell nivå finns flera regelverk om offentlig upphandling. Världshandelsorganisationen (WTO) har ett avtal om offentlig upphandling kallat Government Procurement Agreement (GPA). GPA innehåller gemensamma regler för offentliga upphandlingar och gäller för de länder som skrivit på avtalet. Majoriteten av innehållet i GPA finns även i EU:s upphandlingsdirektiv, varför GPA påverkar reglerna i Sverige och däribland lagen om offentlig upphandling. Ytterligare ett internationellt regelverk som kan vara bra att vara medveten om är Förenta Nationernas (FN) upphandlingsregelverk.
2. Regler om offentlig upphandling på regional nivå
Europeiska unionen (EU) har flera direktiv som innehåller regler för offentlig upphandling. EU:s regelverk är både innehållsrikt och betydelsefullt. Genom direktiv och domar från EU och EU-domstolen påverkas svenska regler om upphandling.
Viktigt att känna till är däremot att EU:s regler inte berör alla upphandlingar, utan sträcker sig endast till att omfatta de upphandlingar som uppgår till ett särskilt ekonomiskt värde, så kallat tröskelvärde. Tanken är att större upphandlingar påverkar EU:s inre marknad och att EU därför har ett intresse av att styra dessa. För upphandlingar som inte når upp till EU:s tröskelvärden är medlemsländerna i princip fria att själva bestämma över.
3. Offentlig upphandling på nationell nivå
I Sverige finns flera lagar som reglerar offentlig upphandling. Dessa lagar bygger i huvudsak på innehållet i ovan nämnda regelverk. För upphandling i Sverige brukar man vanligtvis tala om fyra upphandlingslagar. De fyra upphandlingslagarna liknar varandra till innehåll och utformning. Skillnaden är att lagarna blir aktuella i olika situationer beroende på vad som köps in av offentlig sektor. De fyra upphandlingslagarna kan sammanfattas på följande sätt:
A) Lagen om offentlig upphandling (LOU)
Den lag som vi går igenom i denna artikel är som bekant lagen om offentlig upphandling. I LOU finns bestämmelser om upphandlingar som rör varor, tjänster, byggentreprenader och projekttävlingar. Eftersom lagen om offentlig upphandling har ett brett tillämpningsområde brukar man säga att LOU är en slags huvudlag inom offentlig upphandling.
LOU trädde i kraft år 2017, men innan den nuvarande LOU fanns en äldre lag om offentlig upphandling. Lagen om offentlig upphandling har sedan år 1992 baserats på EU-direktiv och genomgått flera förändringar.
B) Lagen om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF)
Lagen om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF) innehåller regler om upphandlingar som genomförs av en upphandlande enhet för verksamhet inom områdena vatten, energi, transporter, posttjänster och projekttävlingar. Det finns flera likheter mellan LUF och LOU. En viktig skillnad är dock att upphandlande enheter i LUF har större frihet att utforma processen för upphandling i jämförelse med upphandlande myndigheter i LOU.
C) Lagen om upphandling av koncessioner (LUK)
Lagen om upphandling av koncessioner (LUK) är aktuell för koncessioner som innebär att en leverantör får i uppdrag av en upphandlande myndighet att utföra tjänster eller byggentreprenader. Vanligtvis ska tjänsten eller byggentreprenaden användas av en tredje part som betalar direkt till leverantören.
D) Lagen om upphandling på försvars- och säkerhetsområdet (LUFS)
Lagen om upphandling på försvars- och säkerhetsområdet (LUFS) är en lag som gäller för upphandlingar som rör försvaret. LUFS gäller exempelvis för militärutrustning samt byggentreprenader och tjänster med militära syften.
Vad gäller för upphandlingar som understiger EU:s tröskelvärden?
Upphandlingar som understiger EU:s tröskelvärden regleras på nationell nivå och reglerna i 19 kapitlet i LOU ska tillämpas. För dessa upphandlingar gäller något enklare regler och upphandlande myndigheter har mer frihet kring utformningen och genomförandet av upphandlingen. Regler om annonsering och tidsfrister skiljer sig även åt i förhållande till vad som gäller för upphandlingar som når upp till eller överstiger EU:s tröskelvärden.
Vad gäller för upphandlingar som understiger direktupphandlingsgränsen?
När en upphandling understiger den så kallade direktupphandlingsgränsen får den upphandlande myndigheten genomföra en direktupphandling. Gränsen för direktupphandling enligt lagen om offentlig upphandling är 700 000 kr. Vid direktupphandling gäller inte några särskilda regler, men de fem upphandlingsprinciperna måste beaktas.
Här finns en lista på aktuella tröskelvärden och direktupphandlingsgränser för de olika upphandlingslagarna som gäller från och med 1 januari 2022.
När ska LOU tillämpas?
Lagen om offentlig upphandling tillämpas när upphandlande myndigheter genomför upphandlingar. Med upphandlande myndighet i LOU avses framför allt staten, kommuner och regioner. Både myndigheter och beslutande politiska församlingar omfattas av lagen. Offentligt styrda organ ska också upphandla enligt LOU. Med offentligt styrda organ avses organ som till största delen finansieras eller kontrolleras av staten, kommuner eller regioner.
När ska LOU användas?
I regel ska lagen om offentlig upphandling användas för all anskaffning som den upphandlande myndigheten gör, oavsett typ av anskaffning och oavsett belopp. LOU omfattar tre typer av upphandlingar, vilka är varor, tjänster och byggentreprenader.
Exempel på offentlig upphandling och LOU
Göteborgs stad har identifierat ett behov av att köpa in kontorsmaterial till sina kontor. Det första som kommunen måste göra är att ta reda på vad som ska köpas in, hur mycket och vilken typ av kontorsmaterial som behövs. Därefter ska kommunen utvärdera vilka krav som ska ställas på kontorsmaterialet, exempelvis om kontorsmaterialet ska följa särskilda miljökrav.
Göteborgs stad kan sedan börja skriva dokument till upphandlingen – upphandlingsdokumenten. I samband med detta ska värdet av upphandlingen utvärderas för att bedöma hur/om upphandlingen ska annonseras. Sedan börjar anbudstiden. Då får samtliga intresserade leverantörer undersöka upphandlingsdokumenten och ta ställning till om anbud ska lämnas. När anbudstiden löpt ut börjar anbudsöppningen. Kommunen ska då läsa igenom anbuden som kommit in. I detta steg ska leverantörerna undersökas och kvalificeras tillsammans med anbuden. Efter att anbuden utvärderats väljer staden det anbud som är mest fördelaktigt. Staden ska därefter publicera tilldelningsbeslutet som innehåller information om vem eller vilka leverantörer som vunnit och varför. Efter tilldelningsbeslutet publicerats råder en avtalsspärr som innebär att staden vänta med att ingå avtal, eftersom övriga leverantörer under denna tid kan överklaga upphandlingen. Sedan kan staden ingå avtal med vinnaren och om värdet av upphandlingen överstiger tröskelvärdena måste upphandlaren efterannonsera upphandlingen. Det sista steget är att förvalta och följa upp avtalet med den leverantör som vunnit.
Finns lagen om offentlig upphandling på engelska?
Ja! Konkurrensverket har tagit fram en engelsk översättning av Lagen om offentlig upphandling. Den heter The Swedish Public Procurement Act.
6 viktiga punkter om lagen om offentlig upphandling
- Offentlig upphandling är köp som görs för offentliga medel.
- Lagen om offentlig upphandling ska tillämpas av upphandlande myndigheter.
- Lagen om offentlig upphandling är en slags huvudlag på upphandlingsområdet – det finns tre andra centrala upphandlingslagar i Sverige.
- LOU gäller för köp av varor, tjänster och byggentreprenader.
- Det finns regler om offentlig upphandling på tre nivåer – internationell nivå, regional nivå och nationell nivå.
- Upphandlingsprocessen kan delas upp i fyra steg – förberedelse, genomförande, leverans och uppföljning. LOU fokuserar framför allt på det andra steget – genomförande.
