Att modernisera en organisation är en spännande tid. Den kommer med sina egna utmaningar, men det är ofta en period då teamet gemensamt reflekterar över arbetssätt, ifrågasätter invanda rutiner och testar nya metoder. Med rätt angreppssätt kan en period av organisationsutveckling leda till nöjdare medarbetare, effektivare processer och bättre resultat.
I den här artikeln går vi igenom ett viktigt första steg för anbudsorganisationer som vill arbeta smartare. Det är dags att skapa en modern anbudsorganisation som tar sig an morgondagens upphandlingar med gott självförtroende, och den resan startar med mätbarhet.
Att mäta är att förstå
Mycket har sagts om att mäta. “Det som inte mäts finns inte”, sägs det. “If you can’t measure it, you can’t manage it” är en internationell variant på samma tema. Samtliga citat har kallats myter och problematiserats från olika vinklar. Allt som spelar roll låter sig inte enkelt mätas, förstås.
Men en sak kvarstår tydligt: att mäta synliggör sådant som annars kan vara svårt att se.
När en anbudsorganisation börjar inkorporera mätbarhet i processerna kommer det ofrånkomligen att generera nya insikter. En del kommer kanske att kännas som självklarheter, andra identifierar problem som man haft på känn men inte riktigt kunnat formulera. Andra insikter kanske går helt emot den interna jargongen, och kullkastar teorier om vilka arbetssätt som är bäst eller hur teamet presterar.
En bra organisationsutveckling börjar med en förståelse för hur organisationen fungerar idag. Var resurser läggs, vilka processer som är ineffektiva och vilket arbete som är viktigast och faktiskt ger resultat.
Anbudsorganisationer saknar ofta mätbarhet
Många anbudsorganisationer är duktiga på hantverket. Medarbetare är mästare på att läsa upphandlingsdokument och leta skakrav. De skriver ihop anbud snabbt och med stor precision.
Trots en hög professionalitet i arbetsuppgifterna är det vanligt att processerna är snåriga och svåra att få inblick i. En sådan organisation har på samma gång hög kompetens som den har svårt att lära och utveckla arbetet som team.
Upphandlingsdatan är inte mätbar
Problemet börjar i själva upphandlingarna. De består i stor utsträckning av tungrodda PDF-dokument och krångliga Excelfiler som innehåller helt avgörande information. En hel del av informationen är värdefull för de interna processerna, men måste manuellt sammanställas. Det ökar risken för att det inte blir gjort, görs på ett inkonsekvent sätt eller helt enkelt blir fel.
Interna arbetssätt speglar omoderna upphandlingsmetoder
Att upphandlingarna har en låg grad av digitalisering spiller ofta över på anbudsorganisationers interna arbetssätt. Skakrav letas fram med överstrykningspenna på utskrivna dokument. I bästa fall sammanställs viktig information i Excelark, som snabbt blir ouppdaterade och svåra att navigera. Dokument skickas fram och tillbaka och flera versioner av samma dokument cirkulerar.
Många olika system förhindrar transparens och överblick
Ofta involverar anbudsprocessen många olika system. Bevakningsplattformar, upphandlingsdatabaser, interna sammanfattningar, mejlkorgar, Excelark, Teams, Slack och andra stödsystem ska tillsammans hålla ordning på arbetet, men bra ordning blir det sällan. Det är svårt att veta vilka medarbetare som arbetar med vad, vilken del av processen olika anbud befinner sig i och hur lång tid varje del av processen tar. Att upprätthålla intern kommunikation och organisering tar mycket resurser.
Brist på mätbar data hindrar mål och utveckling
Utan mätbar data om anbudsarbetet är det svårt att sätta upp användbara mål. Förutom de mest uppenbara resultaten, som antal vunna upphandlingar, vet man egentligen väldigt lite om hur arbetet går. Var resurserna läggs, vad som tar onödigt mycket tid, hur bra beslut organisationen tar – allt det är höljt i dunkel.
En anbudsorganisation utan mätbarhet har svårt att identifiera utvecklingsområden och mål som kan bidra till ökad effektivitet och bättre resultat.
Att börja mäta anbudsarbetet
Det kan kännas överväldigande att börja skapa mätbarhet i en organisation som saknar det idag. Alla typer av förändringar är utmanande, särskilt om teamet redan är överhopat med arbete, vilket kan vara orsaken till att förändringen behövs. Men med ett steg i taget kan även detta övervinnas.
Först och främst behöver ni bestämma vad ni ska mäta. Nedanför listas förslag på viktiga datapunkter att börja mäta, för att få en bättre förståelse för hur anbudsorganisationen fungerar.
Den viktigaste datan att mäta
- Hur många upphandlingar som granskas i bevakningsflöden.
- En historik över processen för varje upphandling som hanteras, inklusive datum för när den befann sig i varje steg i processen.
- Vilka anbudsprocesser som avbryts innan anbud lämnas in, anledningen till att de avbröts och i vilken del av processen.
- Vilka anbud som lämnas och ifall de leder till kontrakt eller inte.
- Kontraktsvärde, typ av upphandling och annan relevant information om alla upphandlingar som hanteras.
- Vilka medarbetare som arbetar med vad i varje del av processen och vid varje givet tillfälle.
När dessa datapunkter mäts möjliggör det en rad olika analyser.
Exempel på analyser av anbudsarbetet
- Vad i anbudsprocessen som tar mycket tid och resurser.
- Hur arbetsbelastningen ser ut i teamet och om vissa medarbetare är överbelastade.
- Hur mycket tid som läggs på anbud som aldrig lämnas in och inte leder till kontrakt.
- Vad en genomsnittlig anbudsprocess kostar i termer av tid och resurser.
- Hur lång tid en genomsnittlig anbudsprocess tar.
Analyser av anbudsorganisationens arbete kan sedan ligga till grund för förändringsarbeten som kan stärka såväl processer som resultat.
Förbättringar som kan göras utifrån analyserna
- Bättre beslut om vilka upphandlingar som är relevanta att lämna anbud på, givet vilka som sällan leder till lämnat anbud eller vunnet kontrakt, eller som har för lågt kontraktsvärde.
- Översyn av de processer som tar mycket tid och resurser i anspråk.
- Bättre överblick över anbudsarbetet vid varje given tidpunkt.
- Bättre fördelning av arbete inom teamet.
- Bättre planering inom teamet.
- Utveckling av bättre KPI:er och interna mål.
Tendium är byggt för mätbarhet
Att manuellt sammanställa, uppdatera och analysera data om anbudsorganisationens arbete skulle vara både tidskrävande och ineffektivt. Istället behövs ett digitalt stödsystem som gör mycket av arbetet åt en, och möjliggör att enkelt dokumentera och sammanställa datapunkter som behöver dokumenteras.
Tendium är byggt med data och mätbarhet i centrum. Genom att arbeta i Tendium från bevakning till färdigt anbud dokumenteras många delar av teamets arbete automatiskt av systemet, och möjliggör just den mätbarhet som är så viktig för en modern anbudsorganisation.
Förutom mätbarhet kring teamets arbete tillgängliggör Tendium även upphandlingsdokumentens data, genom att extrahera och sortera all information med hjälp av AI. Det gör det möjligt att arbeta datadrivet i varje steg av anbudsprocessen.
Vill du veta mer om fördelarna med att arbeta i Tendium? Boka en demo så visar vi.