Det händer mycket nu. Smarta projektverktyg har ploppat upp till höger och vänster under några år och AI är på allas läppar.
Och nu är det anbudsgivarnas tur. Idag finns projektverktyg som är specifikt designade för att göra anbudsprocessen smartare, enklare och snabbare.
Spännande va?
I den här artikeln går vi igenom hur en modern anbudsprocess ser ut – med AI, smart automatisering och effektiva samarbetsverktyg.
Gemensam överblick över era anbud
Allt för ofta låter det såhär: vi vet inte hur många anbud vi lämnat in i år.
Vänta vänta.
Ni vet inte?
Tidspressen i anbudsprocesser gör att många anbudsorganisationer springer så snabbt att man knappt hinner lyfta blicken och ta in hela bilden.
Så kan vi ju inte ha det.
Med modern projekthantering har ni en digital anbudsyta där ni samlar alla era
- intressanta affärsmöjligheter,
- pågående anbud
- och lämnade anbud.
Ni loggar vem som är ansvarig för vilket anbud, vad ni vinner och vad ni förlorar.
(Och tro nu inte att det är någon slags dokumentation vid sidan av. Nej alltså, det ni lägger på anbudsytan är upphandlingen.)
Svårare än så är det faktiskt inte. En liten men effektfull modernisering.
Effekten?
✅Lättare för team leads att leda arbetet med god överblick
✅Data om antal hanterade anbud loggas automatiskt
✅Enklare att utvärdera arbetet och win rate
✅Minskat behov av avstämningar
✅Hela teamet har stenkoll
Skapa projektplaner automatiskt
Innan du börjar skriva ett anbud behövs någon slags struktur. Vissa har intima relationer med sina Excelfiler. Andra har valt ett verktyg som visserligen ser modernare ut, men det är fortfarande en himla massa klippa klistra.
Man hittar kravet i upphandlingen.
Man skriver in kravet i sin fil.
Man hittar nästa krav i upphandlingen.
Man skriver in kravet i sin fil.
Blir trött bara av att läsa det.
Nej, bättre kan vi!
Med en modern anbudsprocess så
- låter du AI identifiera kraven åt dig,
- trycker på en knapp och
- simsalabim så har du fått en snygg att göra-lista med allt som ska besvaras.
Eller, om du vill behålla lite mer av kontrollen, så går du själv in och skapar din lista från dokumenten. Fast utan onödiga mellansteg som klippa/klistra.
Nämnde jag att du också skriver dina anbudssvar direkt i att göra-listan?
Och effekten?
✅Mindre onödig administration
✅Avgörande tid sparad
✅Mer tid att lägga på själva anbudet
Skriv anbud med stöd av AI
Så var vi framme vid det faktiska anbudet. Skrivandet. Vilket kanske är det roliga, men återigen, tidskrävande!
Vi har väl alla hört hur fantastisk ChatGPT är på att skriva.
Alltså, ja. Absolut.
För att vara en robot.
Men det är så mycket kontext du behöver förklara vareviga gång du ska ta lite AI-hjälp för att få något vettigt ut.
Nå hur löser vi det då?
Givetvis med en AI som har läst alla era gamla anbud. Som kan vad ni gör, och som kan återanvända era tidigare svar i en ny kontext.
Du slipper leta gamla formuleringar och tekniska beskrivningar.
Du får raskt ett första utkast.
Och kan fokusera på det där finliret som ingen AI kan ersätta.
Vad blir effekten?
✅Lätt att hitta gamla anbudssvar
✅Kortare tid till ett första utkast av anbudet
✅Mer tid till de viktiga formuleringarna
✅Och i slutändan: starkare anbud snabbare
Samarbeta effektivt där arbetet händer
Pling. Mejlen.
Ding. Teams/Slack.
Ring. Mobilen.
Knack. Kollegan vid axeln.
Samarbete är vackert och ibland pågår det lite överallt, samtidigt.
Vad sa kollegan om den där referensen?
Vad föreslog din team lead för formulering?
Var hittar du kravet som kollegan vill ha hjälp med?
Vi hoppar raskt runt mellan olika verktyg och utan att tänka på det lägger vi en himla massa tid på letabytahittakolla.
Låt oss reda upp det!
I en modern anbudsprocess taggar du kollegor och lämnar kommentarer där arbetet händer.
Fråga om en intressant upphandling? Tagga kollegan i upphandlingen!
Klar med svaret på ett krav? Uppdatera statusen i anbudet!
Teknisk fråga? Tagga rätt person i upphandlingen!
Fastnat på en formulering? Tagga kollegan i anbudet!
Redo? Effekterna!
✅Snabbare och enklare kommunikation
✅Alltid lätt att få rätt kontext
✅Effektivt samarbete inom teamet
✅Bra överblick över status på anbudet
Men behövs verkligen allt detta?
Behöver man jobba smart?
Nej, såklart inte.
Skrivmaskinen funkade toppen i massor med år.
Häst och vagn gav stan en härlig charm.
Men tänk såhär:
- De flesta anbudsteam lever under konstant tidspress
- Mer tid = bättre och kanske fler anbud
- Bättre/fler anbud = fler vunna anbud
- Fler vunna anbud = pengar 💵
Då blir det genast ganska relevant att ha en modern anbudsprocess. Inte sant?
(Och nu har vi inte ens gått in på modern bevakning och kvalificering.)
(Eller att det faktiskt är roligare att jobba modernt.)
Kanske lite sugen?
Vi visar så gärna hur din moderna anbudsprocess kan se ut. Här bokar du din demo.
