Sökordsbevakning i dokument skapar helt nya förutsättningar för att hitta affärsmöjligheter på den offentliga marknaden. Genom att söka i upphandlingsdokument kan du som leverantör anpassa dina sökningar för bredare och smalare resultat, och vara säker på att du inte missar några affärsmöjligheter.
Som grundare och produktchef på Tendium har Oskar varit med i hela utvecklingsprocessen av Sökordsbevakning i dokument – den helt nya sökfunktionen på Tendiums plattform. I detta blogginlägg delar Oskar med sig om bakgrunden till sökverktyget, samt alla dess kreativa användningsområden och fördelar för dig som anbudsgivare eller underleverantör.
Lär dig allt om hur du kan förbättra din upphandlingsbevakning och hitta fler relevanta upphandlingar med Tendiums nya, träffsäkra och revolutionerande sökverktyg.
Så föddes idén till Sökordsbevakning i dokument
Det är ingen slump att en funktion som Sökordsbevakning i dokument har tagits fram. Att hitta rätt bland de tiotusentals upphandlingar och hundratusentals dokument som publiceras varje år är tidskrävande och ofta svårt med de begränsade sökverktyg som finns på marknaden idag. Ett smartare sökverktyg har direkt efterfrågats både av våra egna kunder och andra företag som jobbar mycket med att lämna anbud på offentliga upphandlingar.
Även experter inom området, de som arbetar som konsulter och rådgivare, har varit angelägna om behovet av en mer heltäckande sökfunktion. Det är utifrån dessa åtskilliga samtal och kommentarer som Sökordsbevakning i dokument fått sin form. Det är en funktion av och för alla oss som vill jobba praktiskt, enkelt och effektivt med upphandlingsbevakning.
Dagens sökresultat baseras inte på upphandlingsdokumenten
Så vilket problem löser Sökordsbevakning i dokument? De sökverktyg som idag används för att hitta upphandlingar ser alla i princip likadana ut. Det kan finnas små variationer, men i stora drag har samtliga ungefär samma funktioner. Det gäller inte bara för Sverige utan också internationellt, i exempelvis Norge, Storbritannien, USA, Italien och Australien.
Med de traditionella sökverktygen går det att söka på bransch med hjälp av CPV-koder och på plats i form av regionskoder och NUTS-koder. I Sverige kan man till exempel ange i vilket län upphandlingen ska genomföras. Slutligen kan man söka med ord, men häri ligger det främsta problemet med de sökverktyg som används idag. Dessa sökningar baseras nämligen främst på upphandlingens titel och beskrivning i annonstexten.
Så varför är detta problematiskt? På vilket sätt påverkas upphandlingsbevakningen av att sökresultaten baseras på titlar och annonser?
Beskrivningen av upphandlingen är egentligen någonting en upphandlare hanterar separat, en metatext som används för att rapportera upphandlingen till EU. Den är alltså fristående från upphandlingen och utgör inte själva innehållet i upphandlingsdokumenten. Annonsen är ett statistikunderlag, inte ett förfrågningsunderlag.
I en upphandlingsbevakning är det dock förfrågningsunderlaget som är det intressanta för en anbudsgivare. Vad – exakt – efterfrågar man i denna upphandling? Ändå har det bara funnits sökverktyg som bygger på sökningar i annonstexter.
Kontrollen över sökresultat ska ligga hos anbudsgivaren – inte upphandlaren
Det finns upphandlare som lägger ner väldigt mycket tid på att skriva utförliga beskrivningar, fånga alla nyckelord som skulle kunna vara relevanta i upphandlingen, samt till och med utforma titeln på ett noggrant och genomtänkt vis som genererar många träffar.
Jag tror dock att vi alla i stor utsträckning erfarit det motsatta. Upphandlingar definieras med vaga titlar om till exempel IT-tjänster eller konsulter. Stora och omfattande upphandlingar sammanfattas med annonsbeskrivningar på några rader. Det är inte ovanligt och inte särskilt underligt. Det är svårt att inom det begränsade utrymmet fånga all relevant information. Det är också omöjligt för en upphandlare att veta precis vad som är relevant för enskilda anbudsgivare.
Tyvärr resulterar detta i att sökningar för upphandlingsbevakning idag till stor del baseras på slump och gissningar. Man får som leverantör hoppas att upphandlaren nämner termer som är relevanta för den egna verksamheten i upphandlingens titel eller annonstext. Ansvaret över anbudsgivarens upphandlingsbevakning och antal sökträffar hamnar alltså i mångt och mycket hos upphandlaren. För en effektiv och lyckad försäljning till offentlig sektor behöver den kontrollen finnas hos leverantören.
Nischade leverantörer löper stor risk att missa relevanta upphandlingar
Genom sökningar som baseras på annonstexter löper leverantörer stor risk att missa upphandlingar – särskilt leverantörer som är nischade. Ta till exempel en anbudsgivare som erbjuder konsulter som jobbar med ett särskilt ramverk. När jag söker efter upphandlingar med till exempel IT-konsulter eller mitt specifika ramverk hittar jag kanske de större upphandlingar som nämnt informationen i annonstexten.
I de många andra fall där detta inte lyfts in i upphandlingsbeskrivningen, faller dock viktiga upphandlingar utanför ramarna för sökningen och förblir okända eller tar tid att lokalisera för mig som leverantör. Det leder till missade affärsmöjligheter eller begränsande anbudstider.
Sök i upphandlingsdokumenten – täck in hela upphandlingen
Så hur undviker man dessa problem? Det fina med offentlig upphandling, som skiljer den från till exempel affärer i den privata sfären, är att förfrågningsunderlaget utgör hela upphandlingen. Allt som ska upphandlas måste efterfrågas direkt. Allt en leverantör behöver känna till finns alltså tillgängligt i upphandlingsdokumenten.
Genom att söka igenom dessa kan jag som leverantör till exempel se om mitt ramverk nämns över huvud taget. Om det förekommer kan jag se om kontexten är relevant eller inte. Det här är en av huvudanledningarna till att Sökordsbevakning i dokument är ett kraftfullt verktyg. Du kan se heltäckande resultat direkt.
Hur fungerar Sökordsbevakning i dokument i praktiken?
Sökordsbevakning i dokument bygger på att vi på Tendium samlar in alla upphandlingar som publiceras i Sverige. Det betyder att vi även samlar in alla upphandlingsdokument. Innehållet i dessa indexeras sedan. På det viset görs all text i alla dessa dokument sökbar samtidigt. Det är något som aldrig gjorts tidigare.
Användningsområden – Sökordsbevakning i dokument på 3 vis
Sökordsbevakning i dokument är verktyg som öppnar för kreativitet och innovation. Att söka igenom själva upphandlingsdokumenten skapar flera olika användningsområden och nya sökmöjligheter för upphandlingsbevakning, både för leverantörer som redan aktivt arbetar med försäljning till offentlig sektor och företag som är intresserade av att ta sig an den offentliga marknaden.
Nischad sökning
Sökordsbevakning i dokument kan användas för att söka efter specifika nischer, även om de inte nödvändigtvis förekommer i en leverantörs aktuella bransch. Det gör att man kan hitta möjligheter till nya områden. Som leverantör kanske jag generellt tittar på min bransch genom att söka på exempelvis CPV-koder. Genom att använda sökverktyget är det möjligt att hitta de ramverk som är relevanta även inom andra områden, vilket öppnar för fler affärsmöjligheter, som leverantör eller underleverantör.
Riktad sökning
Med Sökordsbevakning i dokument kan leverantörer göra sökningar som är närmare och bättre riktade mot det man letar efter. Det kan röra sig om att man till exempel arbetar särskilt med miljövänliga och hållbara produkter inom byggsektorn. En sökning efter termer som “koldioxidutsläpp” eller liknande skulle generera väldigt många resultat, där en stor del är irrelevanta för en leverantör.
Genom att söka igenom upphandlingsdokument med sådana specifika söktermer i relation till andra ord, exempelvis kopplade till byggsektorn, kan jag rikta min sökning mot de upphandlingar där precis den kontext jag intresserar mig för omnämns. En sådan sökning är alltså på sätt och vis motsatsen till en nischad sökning. I stället för att bredda mina resultat utanför min bransch kan jag rikta min sökning mot exakt det jag letar efter.
Snabb överblick
Ytterligare ett användningsområde för Sökordsbevakning i dokument är möjligheten att snabbt kunna skapa sig en bra överblick. Ibland handlar upphandlingsbevakning inte om att filtrera på ett särskilt sätt. I stället vill man vid en första anblick få en bättre förståelse för sökresultat och vad som efterfrågas.
Om jag exempelvis jobbar med bemanning och rekrytering och ska söka efter arbetskraft eller tillsätta personer som kan ta på sig uppdragen behöver jag få förståelse för vad som efterfrågas i upphandlingar. I detta fall fungerar sökverktyget som en databas. Jag kan söka efter olika typer av roller och se vilka som är relevanta i olika upphandlingar.
Framförallt kan jag belysa förekomsten av exempelvis de roller som ska tillsättas eller de ramverk som mitt företag ska jobba med. Jag som leverantör förses med strategisk information på ett snabbt och enkelt sätt.
Positiv och negativ sökning
Som nämnts kan Sökordsbevakning i dokument användas för att söka efter något specifikt. Det kan vara en nisch, en bransch eller ett ramverk ett företag intresserar sig för, specialiserar sig inom eller har möjlighet att tillhandahålla. Sökverktyget kan dock också användas i omvänd mening, där sökningen lokaliserar sådant som är avgörande för företagets deltagande i upphandlingen i negativ mening.
Det kan till exempel röra sig om att en leverantör säljer ett mjukvarusystem, men saknar en mobilapplikation. Huruvida en mobilapplikation är ett krav är avgörande för om leverantören kan lämna anbud. Detta är kanske inte något en anbudsgivare aktivt letar efter, men när man hittar upphandlingar som verkar relevanta är det viktigt att direkt kunna lokalisera avgörande faktorer i kravställningen.
Även för den som aldrig kommer att lämna anbud – Sökordsbevakning i dokument för underleverantörer
Sökordsbevakning i dokument har inte bara fördelar för den som aktivt jobbar med att lämna anbud på offentliga upphandlingar. Även det företag som aldrig kommer att sälja direkt till offentlig sektor har användning för verktyget. En underleverantör är oftast inte lika låst till en specifik bransch, vilket är positivt eftersom affärsmöjligheterna blir många. Det kan dock vara svårt att få ut ett större värde av upphandlingsbevakning, eftersom det helt enkelt tar för lång tid att gå igenom upphandlingar.
Med Sökordsbevakning i dokument är det enkelt att snabbt och noggrant leta igenom upphandlingar. Det gör att en underleverantör kan utnyttja sin icke-specifika branschtillhörighet och på ett tidseffektivt vis hitta många olika områden och affärer med potential för leverans. Har man en tydlig nisch eller ett väl definierat område för sin tjänst eller produkt är Sökordsbevakning i dokument ett särskilt kraftfullt verktyg för underleverantörer.
För att exemplifiera detta kan man tänka sig ett företag som levererar skyliftar. Sådana kan användas i många olika typer av sammanhang, som lokalvård, bygguppdrag eller parkskötsel. De kan förekomma i många olika typer av upphandlingar och kan därför vara svåra att ringa in med hjälp av exempelvis CPV-koder. I de flesta upphandlingar är de inte centrala nog för att omnämnas i annonstexten.
Med hjälp av Sökordsbevakning i dokument kan en leverantör hitta alla de upphandlingar där en skylift omnämns genom att söka igenom upphandlingsdokumenten. Man behöver alltså inte förlita sig på att de ska nämnas i upphandlingsannonsen eller leta igenom samtliga upphandlingar som skulle kunna nämna skyliftar, vilket skulle vara ett väldigt tidskrävande jobb. När upphandlingar som efterfrågar skyliftar ringats in är det enkelt att höra av sig till bolagen som vunnit upphandlingarna och erbjuda ett pris för sin vara.
Detta gör att jag som underleverantör har god användning av ett heltäckande, enkelt och snabbt sökverktyg även om jag själv aldrig kommer att rikta mig direkt till offentlig sektor med min försäljning. Funktionen gör det enkelt att hitta nya viktiga affärer och att bygga affärsrelationer, eftersom det är lätt att ta reda på exakt vilka som är i behov av exempelvis en skylift. Även om företaget du hör av dig till inte behöver produkten just för tillfället, öppnar det för framtida försäljningsmöjligheter.
Anbudsgivare lägger för mycket tid på irrelevanta upphandlingar
Idag lägger anbudsgivare väldigt mycket tid och arbete på att utvärdera potentiella nya upphandlingar att delta i. Ofta saknas det ett bra stöd för att ta välgrundade beslut. Senare i processen, efter tidsödande arbete med att läsa igenom upphandlingsdokumenten, identifiera frågor och bolla dessa med kollegor, framgår det att upphandlingen inte egentligen var något man kommer att arbeta med.
Sökordsbevakning i dokument sparar i första hand tid genom att förse anbudsgivaren med det stöd och den information som denne behöver – på rätt ställe i processen. Det ger anbudsprocessen en logisk ordning och gör den anpassningsbar efter den egna verksamheten. Vid en viss tidpunkt behövs en viss typ av information, senare behövs en annan. Det gör att man kan undvika att ödsla tid på att bolla frågor med kollegor och lyfta upphandlingar under måndagsmötet innan man vet om upphandlingen i fråga är relevant. Man sparar sin egen tid och sina kollegors.
Förutom att spara tid säkrar också Sökordsbevakning i dokument att leverantörer inte missar relevanta upphandlingar. Eftersom verktyget söker igenom upphandlingsdokumenten och alltså den faktiska upphandlingen hänger inte sökningen på huruvida upphandlare nämnt informationen i annonsen.
Kvalificeringsprocessen – Anbudsarbete i rätt ordning
Det är på många sätt problematiskt hur sökningar fungerar idag. Tid som skulle kunna läggas på att läsa igenom ytterligare relevanta upphandlingar, gå igenom frågor eller sätta sig in i kravställning och lagstiftning går åt till upphandlingar som verkade lovande i annonsen, men som sedan visade sig vara något annat.
Nästan alla anbudsgivare i Sverige idag lägger alldeles för mycket tid på att läsa igenom underlag för upphandlignar som de ändå inte kommer att lägga anbud på. Det är den stora boven i anbudsprocessen som vi med hjälp av Sökordsbevakning i dokument vill komma åt. Sökordsbevakning i dokument är framförallt ett verktyg framtaget för att skapa ordning i beslutsprocessen och möjliggöra användning av resurser och kompetenser på ett klokt och fördelaktigt vis. Det flyttar alltså kvalificeringen av upphandlingar till ett så tidigt skede som möjligt.
“Nästan alla anbudsgivare i Sverige idag lägger alldeles för mycket tid på att läsa igenom underlag för upphandlingar som de ändå inte kommer att lägga anbud på.”
Jag som leverantör ska redan vid första anblick kunna avgöra om upphandlingen är relevant och aktivt välja var jag lägger min tid. Det kvalitativa arbetet, att läsa och skapa sig en djupare förståelse för upphandlingens krav och utformning, kommer senare. Händelsekedjan är egentligen logisk. Först behövs all relevant information, sedan kan ett beslut tas och tid och arbete investeras.
En anbudsansvarigs bedömning behövs alltid
Sökordsbevakning i dokument automatiserar en stor del av processen, men digitaliserade hjälpmedel och arbetsflöden kan aldrig ersätta en anbudsgivares kvalificerade bedömning. Det behövs alltid en expert, någon med erfarenhet av upphandling och inblick i det egna företaget som avgör vad som är relevant och inte. En van anbudsansvarig kan bedöma vilka krav som kan uppfyllas, var företaget har möjlighet att komma in som underleverantör, i vilka fall ett samarbete med andra parter är aktuellt, etcetera. Den personliga kompetensen är viktig och krävs alltid.
Sökordsbevakning i dokument utgör ett stöd som gör arbetet för en anbudsansvarig smidigare och mer tidseffektivt. Utmaningen idag är att beslutet rörande var man investerar tid fattas utifrån bristfällig information. När en anbudsansvarig ser över en ny upphandling har man inte verktygen för att söka efter den information som är intressant. Expertkompetensen går åt till att gå igenom underlag som i slutändan visar sig irrelevanta. Värdefulla resurser används alltså inte på ett effektivt sätt.
Ta kontroll över dina affärer – användarvänlighet och ägarskap
Vi på Tendium jobbar för att det ska vara enkelt för anbudsgivare både att använda våra system, men också att få ut det man vill ha av dem. Den tanken präglar även Sökordsbevakning i dokument. Användaren själv kan exempelvis alltid anpassa och ändra sina sökningar och bevakningar. På det viset är det enkelt att ta ägarskap över sin egen bevakning och vilka upphandlingar man hittar.
Bevakning och sökinställningar ska inte vara något som hanteras externt. Varje leverantör bör själv kunna bestämma och styra över hur man hittar sina affärsmöjligheter. Ingen kan nämligen affären så bra som den som faktiskt jobbar med den och det är den kompetensen sökkriterier i bevakningsprofiler bör bygga på. Som anbudsgivare behöver man kunna känna sig fri att allt eftersom själv ändra, lägga till och ta bort begrepp och termer som är viktiga. Genom att prova att sätta upp olika profiler och bevaka på olika sätt hittar man det som fungerar för den egna verksamheten och kan nå bästa möjliga resultat.
Önskvärda resultat kan variera från företag till företag. Det som gör Sökordsbevakning i dokument till en smart och användarvänlig funktion är just att den kan anpassas efter aktuella behov. En leverantör kan som nämnts belysa förekomsten av viktiga termer eller roller. Verktyget kan användas för att vidga vyer och expandera till nya områden. Det kan också specificera och rikta sökningen.
En viktig punkt är dock att verktyget gör det möjlighet att snabbt och enkelt se och förstå kontexten. Jag kan se antalet omnämningar av ord direkt i bevakningsvyn, men jag kan också få tillgång till var i upphandlingsdokumenten ordet förekommer, samt texten som omger sökordet. Just kontexten är avgörande för att förstå om upphandlingen är relevant och för att kunna besluta om man bör satsa tid och energi på den.
Hand i hand med ägarskapet går såklart närheten till hjälp. Vi på Tendium tillhandahåller det stöd och den support som gör det möjligt för den som använder vår bevakningstjänst att få ut det mesta av sökfunktionerna.
Ett paradigmskifte i upphandlingsbevakning
Att kunna strukturera hur man söker efter upphandlingar är av värde för alla som vill bevaka den offentliga marknaden och sälja till offentlig sektor i något led. Den stora förändringen ligger i den omflyttade ordningen. En leverantör har tillgång till all information direkt för att snabbt kunna kunna göra en första bedömning om uppdraget är relevant eller inte.
Idag finns ett fåtal databaser i Sverige med sökfunktioner som fungerar någorlunda liknande, men de täcker endast in enskilda annonser. Sökordsbevakning i dokument är den första och enda möjligheten att täcka in sökningar genom alla upphandlingsdokument för samtliga upphandlingar som publiceras i Sverige.
En anbudsgivare ska enkelt kunna hitta och få tillgång till alla potentiella affärsmöjligheter på den offentliga marknaden, utan att behöva slösa tid och resurser på icke-relevanta upphandlingar, och utan att behöva förlita sig på att upphandlaren utformar upphandlingsannonsen på ett passande sätt. En anbudsgivare behöver en upphandlingsbevakning som garanterar kontroll över den egna processen och de egna affärerna. Det är en standard marknaden förtjänar.
