Grunder om upphandling

Vilsen bland alla upphandlingsbegrepp?

ordlista

Offentlig upphandling kan upplevas som komplicerat, särskilt eftersom det finns en rad återkommande begrepp inom området som kan kännas främmande. Känner du dig vilsen bland alla upphandlingsbegrepp? Oroa dig inte! Med Tendiums ordlista för offentlig upphandling guidar vi dig rätt i de vanligaste upphandlingstermerna.

Tendiums ordlista för offentlig upphandling: A-Ö

Anbud

Ett anbud är en utförlig beskrivning av ett affärserbjudande från ett företag som erbjuder att leverera en vara eller tjänst till ett visst pris och går i princip att likställa med en offert.

Anbudsgivare

En anbudsgivare är ett företag (leverantör) som lägger ett anbud i en offentlig upphandling.

Anbudsinfordran

En anbudsinfordran är den form som upphandlingen görs offentlig, vilket exempelvis kan ske genom att upphandlingen annonseras.

Anbudskonsult

En anbudskonsult hjälper företag som levererar till offentlig sektor att förbättra sitt anbudsarbete.

Anbudsutvärdering

Den utvärdering som görs av leverantörernas anbud. Det är den upphandlande organisationen som utvärderar anbuden för att därefter fatta beslut om det anbud som på bästa sätt löser det behov som organisationen vill uppfylla. Anbudsutvärderingen utgår ofta från olika analyser gjorda av organisationen inför upphandlingen.

Annonsdatabas

Eftersom statistik är ett betydelsefullt underlag för uppföljning och utvärdering av offentlig upphandling. Därför finns regler om att upphandlingar ska annonseras i registrerade annonsdatabaser, godkända av Konkurrensverket.

Annonsering 

En upphandling ska i regel annonseras för att leverantörer ska få kännedom om upphandlingen i en annonsdatabas som är registrerad hos Konkurrensverket. Reglerna för annonsering skiljer sig åt beroende på om kontraktsvärdet överstiger eller understiger EU:s tröskelvärden.

Avrop

Ett avrop, eller att avropa, innebär att en upphandlande organisation handlar från ett ramavtal.

Avropsberättigad

Med avropsberättigad avses de beställare som har rätt att beställa enligt ett ramavtal. I ett ramavtal kan det finnas flera avropsberättigade beställare, vilka definieras och specificeras i ramavtalet.

Avropsverktyg

Ett avropsverktyg, också kallat avropsstöd, är ett system för smidigare kontroll och uppföljning av avrop och inkommande förfrågningar.

Avtalsspärr

En avtalsspärr är den tidsperiod (i regel 10 till 15 dagar) som löper efter att tilldelningsbeslut meddelats. Den upphandlande organisationen får under denna tiden inte ingå avtal med en leverantör.

Behovsanalys

Behovsanalysen genomförs av den upphandlande organisationen inför en upphandling och syftar till att precisera behoven som ligger till grund för det aktuella inköpet. Behovsanalysen bildar utgångspunkten för krav, villkor och kriterier som därefter formuleras i upphandlingsdokumenten.

Direktivstyrd upphandling

Med direktivstyrd upphandling avses de upphandlingar som styrs av EU:s regler för offentlig upphandling. Dessa regler aktualiseras när upphandlingens värde överstiger EU:s fastställda tröskelvärden. De direktivstyrda reglerna är mer omfattande än de icke-direktivstyrda reglerna för offentlig upphandling.

Direktupphandling

Direktupphandlingar är ett undantag i upphandlingsreglerna och blir bland annat aktuellt när upphandlingens värde understiger den så kallade direktupphandlingsgränsen. Direktupphandlingar kännetecknas av att det i princip saknas lagregler för hur upphandlingen ska genomföras.

Direktupphandlingsgräns

Med direktupphandlingsgräns avses det maximala värde som en upphandling får gå upp till för att kunna genomföras som direktupphandling. Direktupphandlingsgränsen är 700 000 kronor för LOU.

Frågor & Svar

Ifall en anbudsgivare anser att något är oklart eller otydligt formulerat i upphandlingsdokumenten kan anbudsgivaren ställa frågor till den upphandlande organisationen och få förtydligande svar.

Fördelningsnyckel

Objektiva villkor för kontraktstilldelning i ramavtal med flera leverantörer som har alla villkor fastställda för tilldelning av kontrakt kallas för fördelningsnyckel.

Förenklad upphandling

Förenklad upphandling, eller förenklat upphandlingsförfarande, innebär att en upphandling genomförs i ett och samma steg där alla leverantörer som är intresserade av upphandlingen har rätt att lämna anbud. 

Förhandlad upphandling

Förhandlad upphandling, eller förhandlat upphandlingsförfarande, innebär att den upphandlande organisationen bjuder in ett antal utvalda anbudsgivare till att förhandla om förbättringsmöjligheter i respektive anbud.

Förlängd anbudstid

Anbudstid är den tidsperiod inom vilken leverantörer ska lämna sina anbud. Om ett anbud kommer in för sent ska det inte beaktas av den upphandlande organisationen. I vissa fall kan denna tid komma att förlängas, så kallad förlängd anbudstid.

Förnyad konkurrensutsättning

Förnyad konkurrensutsättning (FKU) innebär att alla leverantörer till ett ramavtal bjuds in för att lämna anbud på nytt.

Icke-direktivstyrd upphandling

Med icke-direktivstyrd upphandling avses de upphandlingar som styrs av svenska, nationella upphandlingsregler. Det är aktuellt när värdet av upphandlingen inte når upp till EU:s tröskelvärden.

Kategoristyrning

Genom kategoristyrning kan en upphandlande organisation dela upp sin inköpsvolym i olika kategorier för att analysera hur organisationen kan arbeta strategiskt med inköp.

Kontrakt

Upphandlingar kan resultera i ett kontrakt, vilket är den handling som reglerar parternas skyldigheter till varandra. Kontrakt avser ett specifikt köp, det vill säga, en specifik upphandling.

Kravspecifikation

Kravspecifikation är den del av upphandlingsdokumenten som avser krav på upphandlingsföremålet, det vill säga, det som ska köpas in.

Kvalifikationskrav

Med kvalifikationskrav avses de krav som den upphandlande organisationen får ställa på leverantörer i en offentlig upphandling.

Lagen om offentlig upphandling

Lagen om offentlig upphandling, förkortad LOU, är den lag som reglerar upphandlande myndigheters inköp av varor, tjänster och byggentreprenader.

Lagen om upphandling av koncessioner

Lagen om upphandling av koncessioner, förkortad LUK, reglerar upphandlingar av koncessioner.

Lagen om upphandling på försvars- och säkerhetsområdet

Lagen om upphandling på försvars- och säkerhetsområdet, förkortad LUFS, gäller för upphandlingar inom försvaret.

Lagen om upphandling inom försörjningssektorerna

Lagen om upphandling inom försörjningssektorerna, förkortad LUF, gäller för upphandlingar Inom vatten, energi, transporter och posttjänster.

Lagen om valfrihetssystem

Lagen om valfrihetssystem, förkortad LOV, innehåller regler inom hälsovård- och socialtjänster när kommuner och regioner inrättar valfrihetssystem.

Leverantör

Med leverantör avses den som på marknaden tillhandahåller varor eller tjänster eller utför byggentreprenader.

Leverantörsreskontra

Leverantörsreskontra syftar till att hantera detaljer och information kring leverantörer och fungerar som en databas som enkelt överblickar leverantörsfakturor.

Marknadsanalys 

En marknadsanalys genomförs av den upphandlande organisationen för att kartlägga och analysera marknaden inför en kommande upphandling. En marknadsanalys syftar till att samla in kunskap om vad den aktuella marknaden har att erbjuda och vilka leverantörer som verkar på marknaden.

Riskanalys

En riskanalys genomförs av den upphandlande organisationen för att identifiera vilka risker som finns med upphandlingen. Riskanalysen kartlägger hur sannolikt det är att riskerna inträffar och vilka konsekvenser potentiella risker kan leda till.

Offentlighetsprincipen

Offentlighetsprincipen innebär att allmänna handlingar ska lämnas ut till den som begär det, förutsatt att handlingen inte ska hållas hemlig med sekretess.

Offentlig sektor

Med offentlig sektor avses de verksamheter inom det offentliga (staten, kommuner och regioner) som till största del finansieras av skattepengar samt kontrolleras av det offentliga. Verksamheter inom den offentliga sektorn är skyldiga att följa reglerna för offentlig upphandling.

Offentlig upphandling

Offentlig upphandling är offentlig sektors inköp av varor, tjänster och byggentreprenader.

Public Bid Manager

En Public Bid Manager arbetar för ett privat företag där yrkesrollen går ut på att lämna anbud på offentliga upphandlingar.

Ramavtal

En upphandling kan resultera i ett ramavtal, vilket är ett avtal som innehåller villkor för framtida köp mellan en eller flera upphandlande organisationer och leverantörer.

Request for information 

Request for information (RFI) är en begäran om information som syftar till att få in information om olika leverantörers möjligheter att leverera till den upphandlande organisationen.

Sekretessprövning 

Varje gång en handling begärs ut ska en sekretessprövning göras så snabbt som möjligt. Om den upphandlande myndigheten kommer fram till att handlingen ska hållas hemlig, exempelvis på grund av känsliga uppgifter, ska den delen av handlingen inte lämnas ut till den som begär det.

Selektiv upphandling

Selektiv upphandling, eller selektivt upphandlingsförfarande, innebär ett genomförande i två steg. I det första skedet kontrolleras att leverantörer uppfyller de krav som ställs på dem och därefter inbjuds de som uppfyller kraven till att lämna anbud. Utmärkande med selektiv upphandling är att den upphandlande organisationen kan begränsa antalet anbudssökanden som får lämna anbud i annonsen.

Takvolym

Takvolym är den fastställda gräns som anger hur mycket som är tillåtet att köpa från ett ramavtal. Huvudregeln är att uppskattad kvantitet ska anges i ramavtalet, vilket kan utgöra ramavtalets takvolym.

Tilldelningsbeslut

Tilldelningsbeslut fattas av den upphandlande organisationen som fastställer den leverantör eller leverantörer som vunnit upphandlingen och därmed tilldelas kontrakt.

Tilldelningskriterier

Med tilldelningskriterier avses de krav som ställs på det som ska upphandlas. En synonym till tilldelningskriterier är utvärderingskriterier.

Tröskelvärde

Tröskelvärden är beloppsgränser som avgör vilka upphandlingsregler som gäller i en upphandling. Beroende på om värdet för upphandlingen överstiger eller understiger tröskelvärdena inom EU kommer upphandlingen att gå till på olika sätt. Tröskelvärdena är normalt sett giltiga i tvåårsperioder.

Upphandla

Upphandla är ett annat ord för inköp som används när upphandlande organisationer köper in en vara, tjänst eller byggentreprenad.

Upphandlare

När begreppet upphandlare används syftas på anställda hos upphandlande organisationer, det vill säga verksamheter som genomför en offentlig upphandling.

Upphandlande myndighet

Begreppet upphandlande myndighet omfattar statliga och kommunala myndigheter samt aktiebolag och andra privaträttsliga subjekt som kontrolleras eller finansieras av det offentliga som lyder under lagen om offentlig upphandling.

Upphandlingsbevakning

Upphandlingsbevakning är en samlad plats för att bevaka alla offentliga upphandlingar. 

Upphandlingsdokument

Upphandlingsdokument (tidigare kallat förfrågningsunderlag) är det underlag som en upphandlande organisation lämnar till leverantörerna. Det är samtliga dokument som används för att beskriva eller fastställa innehållet i en upphandling.

Upphandlingsförfarande

Upphandlingsförfarande är den struktur och form som en offentlig upphandling följer, vilket bestäms av den upphandlande organisationen utifrån det förfarande som är lämpligast.

Upphandlingsprinciper

Det finns fem upphandlingsprinciper som offentliga upphandlingar måste följa. Principerna har fastställs av EU-domstolen och återfinns i upphandlingslagstiftningen. Dessa är bland annat principen om icke-diskriminering och likabehandlingsprincipen.

Utvärderingsmodell

När anbud kommer in till den upphandlande organisationen måste det finnas ett strukturerat sätt att jämföra dem, vilket sker med en utvärderingsmodell, vald av den upphandlande organisationen. Utvärderingsmodellen syftar till att specificera hur anbud kommer att värderas, i relation till hur anbuden uppfyller tilldelningskriterierna. Utvärderingsgrunderna är pris, bästa förhållande mellan pris och kvalitet eller kostnad.

Upphandlingsskadeavgift

När en offentlig upphandling bryter mot regler i upphandlingslagstiftningen kan Konkurrensverket, som är tillsynsmyndighet över offentlig upphandling, ansöka om att en upphandlande organisation ska betala böter, vilket kallas för upphandlingsskadeavgift.

Upphandlingsverktyg

Ett upphandlingsverktyg, också kallat upphandlingssystem, är ett elektroniskt hjälpmedel som hjälper upphandlande organisationer att genomföra och hantera upphandlingar.

Valfrihetssystem 

Valfrihetssystem är ett förfarande där enskilda har rätt att välja leverantör som ska utföra tjänsten och som en upphandlande organisation godkänt samt ingått avtal med.

Åberopande av annans kapacitet

När en leverantör – av olika skäl – inte kan uppfylla kraven i en offentlig upphandling på egen hand, kan leverantören åberopa ett annat företags kapacitet för att garantera att kraven uppfylls.

Öppen upphandling

Öppen upphandling, eller öppet upphandlingsförfarande, innebär att samtliga leverantörer har möjlighet och rätt till att lämna anbud. Typiskt sett sker både prövning av krav på leverantörer och anbud i samma skede.

Överprövning

En leverantör kan begära att domstolen överprövar en pågående upphandling om leverantören anser att något fel har skett under upphandlingen och leverantören kan visa att denne lidit skada eller riskerar att lida skada till följd av felet.

Saga Stockman

Prenumerera på nyhetsbrevet

Få smarta tips och nyheter om anbud & upphandling samt erbjudanden

Du kan avprenumerera när du vill. För mer information, kolla in vår privacy policy.

Dela

Facebook
Twitter
LinkedIn

Läs vidare...

Grunder om upphandling

Offentlig upphandling behöver inte vara krångligt. Tendiums handbok guidar dig rätt i alla upphandlingsregler!

Saga Stockman

on July 11, 2022
Grunder om upphandling

Att åberopa ett annat företags kapacitet i en offentlig upphandling för att uppnå kraven kan vara en smart lösning när du som anbudsgivare inte uppnår samtliga krav. Läs mer om hur det går till i detta blogginlägg!

Saga Stockman

on June 17, 2022
Utbildning

Data är en central del i offentlig upphandling. Men hur fungerar det? Var kommer datan ifrån? Samuel Repfennig redogör för datakällor i offentlig upphandling.

Samuel Repfennig

on June 16, 2022
Håll dig uppdaterad

Prenumerera på vårt nyhetsbrev

Få smarta tips och nyheter om anbud & upphandling samt erbjudanden

Du kan avprenumerera när du vill. För mer information, kolla in vår privacy policy.