Att skriva anbud är förstås helt nödvändigt för att kunna vinna en offentlig upphandling. Det kan också vara tidskrävande – och ofta är det ont om tid tills anbudet ska vara inne.
Därför är det viktigt att ni har rätt redskap, så ni kan göra processen från beslutet till lämnat anbud så smidig och effektiv som möjligt.
Ett sätt är att använda ett anbudsverktyg. Nu ska vi titta närmare på hur det går till.
Steg 1. Skapa uppgifter från dokumenten
Ni har beslutat att lämna anbud. Kul! Då är första steget att strukturera anbudsprojektet.
Du vill få ut all viktig information ur upphandlingsdokumenten. Vilka krav som ska uppnås och frågor som ska besvaras. Den här informationen organiseras förslagsvis i en lista att beta av.
I ett anbudsverktyg går du in direkt i dokumenten och skapar uppgifter. Du kan enkelt se vilka delar ni har bockat av. Snabbt, enkelt och digitalt.
2. Gå igenom listan med uppgifter
Nu har du en lista med uppgifter över allt som ska besvaras i anbudet.
Den här listan kan du antingen börja beta av punkt för punkt, eller först organisera ytterligare.
Du kan till exempel:
✅ Ange ansvarig person per fråga, om ni är flera
✅ Ange om ni uppnår eller inte uppnår ett krav
✅ Ange kravtyp (ska/bör) och svarstyp (ja/nej, fritext etc)
Ordning och reda, och en god överblick över allt som ska göras!
3. Tagga kollegor när du behöver information
Finns det frågor där du behöver information från kollegor? Då kan du enkelt tagga kollegan i kommentarsfältet till din anbudsuppgift.
Känner du dig lite old school och hellre faktiskt pratar med din kollega? Då kan du själv skriva anteckningar i kommentarsfältet.
4. AI-generera utkast av anbudssvaren
Redo att skriva anbudstexter? Då kan du förstås ta AI-hjälp med skrivandet.
Sedan tidigare har ni fyllt ert innehållsbibliotek med tidigare lämnade anbud och viktig dokumentation. Så när en fråga du vet att ni har besvarat tidigare dyker upp trycker du helt enkelt på knappen generera svar. Då får du raskt ett utkast att jobba vidare med vid behov.
Kikar du hellre i ditt innehållsbibliotek själv? Ja, då kikar du förstås där, söker och uppdaterar som du behagar.
5. Finslipa anbudet
Nu har du ett färdigt utkast. Anbudsverktyget har gjort vägen hit kortare, och förhoppningsvis har du nu lite extra tid att finslipa ditt anbud.
Färdigställ texter, dubbelkolla att allt är besvarat, och slipa på argument och erbjudande tills anbudet är riktigt starkt.
6. Klart!
Nu är anbudet redo att lämnas in.
Men, varför?
Visst är det trevligt med moderna och effektiva verktyg. Men vad är egentligen poängen?
Jo, anbudsprocessen är ofta tidspressad.
Ju mindre tid du har, desto svårare blir det att skriva ett riktigt starkt anbud.
Och ett starkt anbud? Ja, det har såklart högre chans att vinna affären.
Alltså. En effektiv anbudsprocess är en konkurrensfördel.
Kom igång med anbudsverktyg
Vill du också använda de senaste verktygen för att skapa anbud snabbare och enklare? Boka en demo så kikar vi på hur du kan jobba smartare och spara tid i din anbudsprocess!
