Tendium Academy: Vad behöver du som leverantör veta om direktupphandling?

För att lyckas i offentliga affärer är det viktigt att man som leverantör känner till grundstenarna i offentlig upphandling. Tendium bistår med matnyttig information som är viktig att känna till som leverantör genom den kostnadsfria utbildningsserien Tendium Academy. I denna artikel går vi igenom vad som diskuterades under det andra webbinarietillfället ”Vad behöver du som leverantör veta om direktupphandling?”. Missade du webbinariet? Klicka här för att se det i efterhand!

 

Vad är direktupphandling?

Direktupphandling är ungefär som det låter, det är ett inköp som görs direkt. Med andra ord saknar direktupphandling krav på annonsering. Direktupphandling innebär att offentlig sektor kan vända sig direkt till valfri leverantör och fråga om företaget önskar leverera det som den upphandlande myndigheten är i behov av att köpa.

 

Direktupphandling är ett undantag till de vanliga upphandlingsreglerna som gäller. Upphandlingsrättens mest väsentliga kännetecken är just kravet på annonsering och tillgängliggörande för intresserade leverantörer. Det som utmärker direktupphandlingar är just avsaknaden av form och att processen kan ske utan föregående annonsering och  utan krav på anbud i viss form. Därför är direktupphandling en enkel och flexibel process med stort handlingsutrymme för den upphandlande myndigheten. Direktupphandling kännetecknas också av en mindre tidsmässig och administrativ börda. Det är ett utmärkt tillfälle för leverantörer att skaffa de referenser som krävs inför större upphandlingar.

 

Eftersom direktupphandling är ett undantag får det bara ske i vissa angivna situationer i lagen om offentlig upphandling (LOU), där den vanligaste grunden är att det som köps in understiger 700 000 kronor, den så kallade direktupphandlingsgränsen. 

 

Direktupphandling kan användas i fyra situationer

1. När värdet understiger gränsen för direktupphandling, 700 000 kr i LOU. Värdet är en fastställd beloppsgräns och så länge värdet av upphandlingen inte överstiger denna gräns får man använda direktupphandling. 
2. I vissa särskilt angivna situationer i LOU då den upphandlande myndigheten får använda ett specifikt upphandlingsförfarande – så kallat förhandlat förfarande utan föregående annonsering. Det är bland annat aktuellt om det inte har lämnats några lämpliga anbud, om bara ogiltiga/oacceptabla anbud lämnats, vid synnerlig brådska, om det som ska köpas bara kan erbjudas av en viss leverantör, med mera.
3. Om det finns synnerliga skäl, exempelvis att en upphandlande myndighet kan göra ett extra förmånligt köp vid en auktion där det som köps är väsentligt lägre än marknadsvärdet. 
4. Vid ett köp som är nödvändigt för att tillgodose ett angeläget behov som har uppstått till följd av en överprövning i vissa fall.

 

Tröskelvärden styr regelverket

För att förstå vilka regler som gäller måste man känna till vissa beloppsgränser, så kallade tröskelvärden, fastställda av EU. Beroende på upphandlingens ekonomiska värde blir olika regler aktuella. 

 

Vid upphandlingar som har ett högre värde, ett värde som når upp till eller överstiger tröskelvärdena nedan, blir de gemensamma EU-reglerna tillämpliga. Dessa regler är mer komplicerade och detaljerade, så kallad direktivstyrd upphandling. Om upphandlingens värde däremot är mindre än tröskelbeloppen gäller mindre komplexa regler, icke-direktivstyrda upphandlingar, som Sverige får besluta om på egen hand. Om upphandlingens värde är så lågt att den faller under direktupphandlingsgränsen – 700 000 kronor  – blir endast ett fåtal bestämmelser aktuella i LOU (kap. 19 a). Cirka hälften av alla svenska upphandlingar genomförs enligt det icke-direktivstyrda området.

 

Den klassiska sektorn – LOU

 

Tröskelvärden för varor och tjänster

Statliga myndigheter:	1 456 476 kr
Övriga upphandlande myndigheter:	2 236 731 kr

 

Tröskelvärden för byggentreprenader

Alla upphandlande myndigheter

55 991 099 kr

 

Direktupphandlingsgräns 

Alla upphandlande myndigheter

700 000 kr

 

Hur beräknas värdet av en upphandling?

För att avgöra vilka regler som blir tillämpliga måste upphandlingens värde beräknas. Värdet ska uppskattas till det totala belopp som ska betalas till leverantören enligt avtalet och under avtalstiden, inklusive options- och förlängningsklausuler. Moms ska däremot inte räknas med. Beräkningen sker utifrån tidpunkten för annonsering och om upphandlingen inte annonseras beräknas värdet vid tidpunkten från att upphandlingsförfarandet inleds.

 

Så går en direktupphandling till

Det finns inga särskilda regler kring hur upphandlingen ska genomföras. Det som sätter ramarna är upphandlingsprinciperna, men också interna riktlinjer för direktupphandling som ska tas fram av den upphandlande myndigheten. Innehållet i riktlinjerna är valfritt och inte juridiskt bindande. Den upphandlande myndigheten ska också dokumentera direktupphandlingar som överstiger 100 000 kronor.

 

Direktupphandlingar kan annonseras frivilligt, men det är även möjligt att använda andra metoder, såsom publicering på myndighetens webbplats eller genom att ta direkt kontakt med relevanta leverantörer på marknaden. Den upphandlande myndigheten har alltså stor frihet vid konkurrensutsättningen och får fritt kommunicera med leverantörerna. 

 

Hur gör upphandlande myndigheter i praktiken?

Tendium har mailat ett par upphandlande myndigheter och frågat hur de brukar genomföra direktupphandlingar. Eftersom det saknas specifika regler kring hur direktupphandlingar ska gå till syftar nedan svar till att belysa hur det faktiskt går till i praktiken. 

 

“Brukar ni konkurrensutsätta direktupphandlingar? Varför/varför inte?”

 

• Vid direktupphandlingar som överstiger 150.000 kr bör minst tre leverantörer tillfrågas om att lämna anbud om det inte är olämpligt på grund av omständigheterna i det enskilda fallet. Staden har en e-tjänst där leverantörer kan anmäla sitt intresse att delta vid direktupphandlingar.
• I vissa fall, några gånger per år. I dessa fall sker annonsering via TendSign. Vi konkurrensutsätter alltid direktupphandlingar gällande sociala tjänster där värdet är högt eller när vi inte vet marknaden. Oftast känner beställaren till marknaden och kan konkurrensutsätta mellan minst tre leverantörer.
• Nej, vi brukar inte annonsera direktupphandlingar. Endast då vi har svårt att hitta det antal leverantörer som våra rutiner anger ska bjudas in att lämna anbud. Anledningen är nog i många fall att annonsering riskerar att skapa merarbete för upphandlaren om många anbud inkommer. Vilket kan fördyra inköp av kanske lågt värde om vi behöver lägga mycket arbetstid för att utvärdera en större mängd anbud.
• Ja, via vår direktupphandlingsmodul, oftast de som är över 100 000;- SEK/exkl. moms alt. direkt i vårt upphandlingsverktyg.
• Oftast inte då vi strävar efter ett en direktupphandling ska vara enkel och inte ta som mycket arbetstid. Kan möjligen vara aktuellt om vi inte vet vilka leverantörer vi ska fråga om anbud.
• Ja, genom vår direktupphandlingsmodul.

 

“Genomför ni direktupphandlingar under specifika former eller är det fritt?”

 

• Alla direktupphandlingar hanteras av upphandlings- och e-handelsenheten. Anbud ska, med undantag för småköp där detta är opraktiskt, lämnas skriftligt. När en direktupphandling överstiger 150 000 kr ska köpet konkurrensutsättas och då genomförs direktupphandlingen elektroniskt i stadens upphandlingsverktyg.
• Upp till 150 000 kr får i princip alla i organisationen göra en direktupphandling, tilldelningsbeslut måste signeras över 25 000 kr. Över 150 000 kr är det endast vissa personer (inköpshandläggare) som får göra en direktupphandling. Ett beslut ska tas innan en direktupphandling görs, från 150 000 kr. Signerat tilldelningsbeslut.
• Om förvaltning eller bolag väljer att nyttja våra tjänster hos direktupphandlingssupport finns av oss framtagen rutin för genomförandet. Utförs upphandlingen inom förvaltningen eller bolaget är ansvarig fri att besluta upplägget. Eventuellt kan det i vissa förvaltningar och bolag finnas riktlinjer för upplägg och genomförande. Stadens upphandlingsenhet har även tagit fram rekommendationer för detsamma.
• Vi har mallar och stöd både i direktupphandlingsmodulen och i vårt upphandlingsvertyg. Vid mindre belopp kan verksamheten själv hantera det genom konkurrensutsättning med minst tre leverantörer och exempelvis via mail. Över 100 000;- hanterar vi det oftast centralt på upphandlingsenheten.     
• Det är olika, framgår av riktlinjerna.  
• Förutom kravet på annonsering och reglerna för upphandling så är ansvarig fri att utforma underlaget, även om vi har några mallar tillgängliga.

 

“Hur ser era riktlinjer för direktupphandling ut? Finns de tillgängliga?”

 

• Staden har en upphandlings- och inköpspolicy, en riktlinje för inköp och upphandling samt stadsövergripande rutin för direktupphandling. De är inte publicerade på stadens externa webb, men de är tillgängliga vid förfrågan. Riktlinjerna gäller för upphandlings- och inköpsverksamhet inom staden och omfattar all upphandling och alla inköp av varor, tjänster och entreprenader. Riktlinjerna speglar stadens grundläggande värderingar och ger en inriktning för hur stadens företrädare ska agera i upphandlings- och inköpsfrågor. De ska också säkerställa att inköp och upphandling sker i enlighet med gällande lagstiftning och stadens policy.
• Tumregel: konkurrensutsättning mellan minst tre leverantörer, om möjligt. Beloppsgränser vilka som får göra direktupphandling. Mallar finns att använda (frivilligt). Finns endast på intranätet.
• Varje nämnd och bolag i staden har beslutat om vilka riktlinjer som ska gälla för direktupphandlingar, i enlighet med gällande lagstiftning och stadens upphandlingspolicy. Dessa riktlinjer kan skilja sig i jämförelse bland annat gällande vid vilket värde en direktupphandling ska konkurrensutsättas genom skriftligt anbud samt hur många leverantörer som då ska bjudas in att lämna anbud.
• Ja, de finns offentligt att begära ut.
• Riktlinjerna är en allmän handling och sådana kan vem som helst begära att få ta del av. 
• För det fall det inte finns avtal för det som efterfrågas kan vi göra direktupphandlingar. Under 100 000 kr äger ansvarig rätt att göra köp från valfri leverantör, medan mellan 100 000 och 700 000 ska tre eller fler leverantörer tillfrågas. Det är även alltid tillåtet att annonsera ut. De finns i dagsläget inte tillgängliga på vår hemsida.

 

“Har ni krav på information som alltid ska dokumenteras vid köp över 100 000 kr?”

 

• Upphandlings- och e-handelsenheten dokumenterar direktupphandlingen, skälen till att direktupphandling genomförs, om flera leverantörer tillfrågas och övriga åtgärder som görs i direktupphandlingen.
• Vi har krav på att dokumentera från 25 000 kr, särskild blankett och signering enligt delegationsordning för avrop och upphandling.
• Det skiljer sig mellan de olika förvaltningarna och bolagens riktlinjer men i de flesta fall enligt nedan:
  • Beslut om att genomföra upphandling
  • RFI eller annan förberedande kommunikation med leverantörer
  • Offertförfrågan
  • Sammanfattning av inkomna frågor och svar under anbudstiden
  • Alla inkomna offerter (även de som kanske förkastas vid utvärdering)
  • Anbudsöppningsprotokoll (gäller ej direktupphandling)
  • Tilldelningsbeslut
  • Utvärderingsprotokoll (rekommendation)
  • Avtal, som alltid ska arkiveras i pappersform.
• Ja.
• Ja, framgår av riktlinjerna.
• Inte mer än att det ska dokumenteras, alternativt fråga tre leverantörer.

 

Direktupphandling – 5 tips till leverantörer!

1. Var snabb och effektiv i din kommunikation. Eftersom direktupphandling är en mer effektiv process med kortare tidsfrister är det viktigt att du som leverantör är tillgänglig för att svara på frågor, tillhandahålla dokument, och liknande. Ta vara på tillfället att förhandla och ha en dialog med den upphandlande myndigheten. 
2. Undersök hur den beställare du vill göra affärer med brukar direktupphandla och se till att följa riktlinjerna. 
3. Håll koll på möjligheterna! Med en heltäckande upphandlingsbevakning underlättas arbetet.
4. Var proaktiv och hör av dig till beställaren för att se om de är i behov av det som du kan erbjuda.
5. Anpassa din prissättning så att ditt anbud ses som konkurrenskraftigt. Erbjud eventuella rabatter eller specialpriser som kan göra ditt erbjudande mer attraktivt för beställaren.