Grunder om upphandling

Vad är anbud?

Anbud

Anbud är ett ord du säkert stött på tidigare. Det används i många olika sammanhang och syften, även inom offentlig upphandling. Men vad betyder det?

I detta blogginlägg definierar vi vad ett anbud inom offentlig upphandling är för något och hur det brukar utformas. Vi listar några användbara tips för dig som är intresserad av att skriva eller förbättra dina anbud och pekar vidare mot ännu fler hjälpsamma källor. Få full koll på viktiga termer och ta del av all nödvändig kunskap för att ta dig an den offentliga marknaden. Vi på Tendium hjälper dig!

 

Vad är anbud?

Ett anbud är ett bindande svar på en upphandling annonserad av en upphandlande myndighet. När en leverantör bestämt sig för att delta i en offentlig upphandling sammanställs ett erbjudande med en produkt eller tjänst till ett visst pris. Detta kallas för anbud. Produkten eller tjänsten ska uppfylla myndighetens krav och anbudet ska lämnas in inom en given tidsram.

 

Varför är anbud viktigt?

Att lämna anbud på en upphandling är den formella process som krävs för att tilldelas offentliga kontrakt. Man måste alltså lämna anbud för att ha chansen att få leverera produkter eller tjänster till offentlig sektor.

I Sverige upphandlar offentlig sektor tjänster och produkter för över 800 miljarder kronor varje år. I genomsnitt lämnar 4.9 anbudsgivare anbud per upphandling. Det finns alltså goda möjligheter till långsiktiga affärer genom att delta i offentliga upphandlingar. För att göra det är det dock viktigt att man som anbudsgivare känner till vad ett anbud är för något och hur det utformas på ett korrekt sätt. Som anbudsgivare i en offentlig upphandling är utgångspunkten att man bara har en chans att lämna sitt bästa anbud. Om ett anbud är felaktigt, inte lämnas in i tid eller misslyckas med att uppfylla myndighetens angivna krav kan det diskvalificeras.

 

Hur går det till när man lämnar anbud?

När en offentlig upphandling annonseras anges en deadline för när frågor senast måste ställas och när anbudet ska lämnas in. En myndighet får aldrig pröva ett anbud som lämnas in för sent. Det är därför viktigt att som anbudsgivare noggrant planera arbetet och lämna in anbudet inom angiven tidsram och på korrekt sätt. En upphandlande organisation kan exempelvis kräva att ett anbud lämnas in elektroniskt i upphandlarens upphandlingsverktyg.

När anbudstiden är över går myndigheten igenom de inlämnade anbuden och kontrollerar att alla krav har uppfyllts, att samtliga frågor är besvarade och att efterfrågade dokument finns med. Myndigheten utvärderar sedan anbuden utifrån de kriterier som angivits i upphandlingsdokumenten och antar ett eller flera anbud. Efter att utvärderingen har gjorts annonserar upphandlande myndighet ett tilldelningsbeslut. I det finns information om vem eller vilka som erbjuds kontrakt och varför. I vissa fall publiceras även ett utvärderingsprotokoll.

I tilldelningsbeslutet anger myndigheten också vilken period avtalsspärren avser. En avtalsspärr är en tidsfrist under vilken något kontrakt inte får tecknas. Den gäller i minst tio dagar från och med att upphandlaren skickat ut tilldelningsbeslutet. De anbudsgivare som inte erbjudits kontrakt har rätt att begära en motivering från upphandlaren. Om något anses gått felaktigt till eller om myndigheten inte agerat i linje med aktuell lagstiftning och de fem grundläggande principerna som styr all offentlig upphandling kan anbudsgivare begära en överprövning. Avtalsspärren förlängs då tills ärendet är avgjort i domstol. Om upphandlingen bedöms felaktig kan den avbrytas och göras om. Om ingen överprövning begärs eller om upphandlaren får rätt i domstol ingås kontrakt mellan berörda parter.

 

Hur ser ett anbud ut?

Anbud kan se ut på många olika vis. Detta beror dels på att det finns olika typer av upphandlingar, eller upphandlingsförfaranden, som de kallas. Det beror också på att upphandlande myndigheter kan utforma sina upphandlingsdokument på olika sätt. Eftersom anbuden bör besvara de krav och frågor som upphandlingsdokumentationen kräver kan alltså anbuden som lämnas på en upphandling se olika ut. Ett upphandlingsdokument bör dock innehålla administrativa villkor, krav på leverantören, krav på upphandlingsföremålet, grund för utvärdering, kontraktsvillkor och kontraktsuppföljning. Upphandlingsdokumenten måste också förhålla sig till korrekt lagstiftning, vilken bygger på de fem grundprinciperna.

Alla offentliga upphandlingar omfattas, med några få undantag, av offentlighetsprincipen. Det betyder att alla offentliga handlingar, som exempelvis upphandlingsdokument och anbud, ska vara tillgängliga för allmänheten att ta del av. När ett tilldelningsbeslut skickas ut hävs sekretessen som dittills gällt för de inkomna anbuden. Du kan alltså själv begära ut anbud enligt offentlighetsprincipen för att få en bättre inblick i hur de kan se ut.

Undersök anbud inom din egen bransch eller som lämnats till upphandlande myndigheter som är intressanta och relevanta för dig. Begär med fördel ut konkurrerande företags vinnande anbud. Hur har de utformat dokumentet? Om du är intresserad av att delta i offentliga upphandlingar eller förbättra ditt anbudsarbete är detta ett bra sätt att få kläm på anbudsformen och lära dig skriva korrekta och tydliga anbud.

På Upphandlingsmyndighetens Youtube-sida finns också en anbudsskola. Anbudsskolan är uppdelad i två delar. Där kan du lära dig ännu mer om vad anbud är, hur man skriver dem och vilka regler som gäller.


Anbud

Lämna anbud – 2 tips

Det finns några saker som är viktiga att tänka på när man skriver anbud, oavsett bransch, upphandlande enhet eller upphandlingsförfarande. Här listar vi två värdefulla tips för dig som vill lämna anbud. 

 

1) Anbudet ska överensstämma med det som efterfrågas

Ett anbud måste stämma överens med det som efterfrågas i upphandlingsdokumenten för att inte diskvalificeras. Man bör alltså gå igenom all upphandlingsdokumentation noggrant. Det kan också vara klokt att utforma anbudet enligt samma struktur som den upphandlande myndigheten använt i sina dokument. Då kan man säkra att alla upphandlingens delar hanteras.

 

2) Anbudet ska vara komplett och korrekt när det lämnas in

Ett anbud bör vara komplett, korrekt och tydligt när det skickas in. Upphandlande myndigheter har inte någon skyldighet att tillåta förtydliganden eller kompletteringar. Möjligheterna för en leverantör att komplettera sitt anbud efter sista anbudsdag kan därför vara begränsade.

Om något är otydligt finns risken att anbudet bedöms felaktigt. Det är, enligt Upphandlingsmyndigheten, tyvärr inte ovanligt att anbud är ofullständiga och därmed förkastas. Säkerställ därför att du inkluderat all nödvändig information innan du lämnar in anbudet. Var särskilt noga att ditt företag uppfyller myndighetens krav och tydliggör i anbudet hur din organisation uppfyller kraven. Svara på precis det som efterfrågas, varken mer eller mindre. Det blir på så vis enkelt för upphandlaren att läsa och förstå anbudet, vilket ökar dina chanser att vinna upphandlingen.

Kontrollera att all kontaktinformation rörande anbudet stämmer. Se till att telefonnummer och mejladresser till både din organisation och referenser är korrekt angivna, samt att rätt person signerar anbudet.

 

Vad heter anbud på engelska?

På engelska används ordet tender för anbud, men även termen bid förekommer.

 

Kan jag få hjälp med anbud?

Att veta hur man skriver korrekta och bra anbud är något av det viktigaste för en anbudsgivare eller leverantör att hålla koll på. Det utgör affärserbjudandet och det “tävlingsbidrag” som avgör huruvida du får möjlighet att göra affärer med en upphandlande myndighet eller inte. Det är viktigt att det är korrekt utformat och inlämnat i tid. Tendiums försäljningschef Ronny Ågren delar i blogginlägget Offentliga affärer – från reaktiv till strategisk försäljning med sig av en hjälpsam checklista för dig som skriver anbud.

Du kan också vända dig direkt till oss på Tendium. Visste du att vi erbjuder verktyg som förenklar och kvalitetssäkrar arbetet med anbud? Boka en demo med oss så hjälper vi dig!

Sarah Nordgren

Prenumerera på nyhetsbrevet

Få smarta tips och nyheter om anbud & upphandling samt erbjudanden

Du kan avprenumerera när du vill. För mer information, kolla in vår privacy policy.

Dela

Facebook
Twitter
LinkedIn

Läs vidare...

Utbildning

Hur kan upphandlingar anpassas till den nya verkligheten? Hur och när kan upphandlade kontrakt omförhandlas? Vilka avtalsvillkor är viktiga att hålla koll på? Tendium ger konkreta tips på riskminimering utifrån omvärldsläget.

Saga Stockman

on November 24, 2022
Företaget

Vi på Tendium är glada att presentera ett nytt samarbete med Byggfakta där vi tillsammans gör offentlig upphandling enklare för leverantörer inom byggsektorn. 

Elin Lööw

on November 22, 2022
Produkt

Nu finns tilldelningsbeslut i vår plattform. Istället för att behöva begära ut dokument så är det bara att söka fram det direkt i plattformen. Lätt som en plätt, precis som det ska vara. 

Samuel Repfennig

on November 18, 2022
Håll dig uppdaterad

Prenumerera på vårt nyhetsbrev

Få smarta tips och nyheter om anbud & upphandling samt erbjudanden

Du kan avprenumerera när du vill. För mer information, kolla in vår privacy policy.