Direktupphandling är en typ av upphandling där lagregler i princip saknas, vilket innebär mer frihet i utformningen av upphandlingen i jämförelse med andra typer av upphandlingsförfaranden. Direktupphandling kan bara komma i fråga i särskilt angivna situationer i de olika upphandlingslagarna. En av de vanligaste situationerna som tillåter direktupphandling är när värdet på upphandlingen understiger den så kallade direktupphandlingsgränsen. Läs vidare för att få svar på alla dina frågor om direktupphandling enligt lagen om offentlig upphandling!
Vad betyder direktupphandling?
I lagen om offentlig upphandling (LOU) definieras direktupphandling:
“Med direktupphandling avses ett förfarande för tilldelning av kontrakt eller ingående av ramavtal utan krav på att den upphandlande myndigheten först ska informera om sin avsikt att upphandla genom en annons om anbudsinfordran.”
Med andra ord innebär direktupphandling att krav på annonsering och krav på anbud i en specifik form saknas. Det innebär exempelvis att en upphandlande myndighet får köpa en vara eller tjänst via ett muntligt anbud från en leverantör utan att annonsera upphandlingen. Det finns dock inget som hindrar myndigheten från att annonsera upphandlingen och be om skriftliga anbud vid en direktupphandling.
Direktupphandling tillåter alltså att konkurrensen begränsas, men bara i vissa fall. I LOU finns nämligen noga beskrivet i vilka situationer en direktupphandling är tillåtet.
Prenumerera på Tendiums nyhetssvep
Få de viktigaste nyheterna om offentlig upphandling
Du kan avprenumerera när du vill. Läs mer i vår privacy policy.
Vad kännetecknas en direktupphandling av?
En direktupphandling kännetecknas av att det i princip saknas regler i LOU om hur en direktupphandling ska genomföras. LOU ställer däremot ett par krav på upphandlande myndigheter när direktupphandlingar genomförs.
Det första kravet innebär att den upphandlande myndigheten måste dokumentera anledningen till varför direktupphandling sker och övrig information som kan ha betydelse för direktupphandlingen, när värdet av upphandlingen överstiger 100 000 kronor. När värdet av upphandlingen understiger 100 000 kronor finns inget sådant krav på dokumentation. Det andra kravet består av att den upphandlande myndigheten ska ta fram riktlinjer för direktupphandling. Det sista kravet innebär att den upphandlande myndigheten måste följa upphandlingsprinciperna vid en direktupphandling. Mer om detta nedan.
När får direktupphandling ske?
Direktupphandling får ske i fyra situationer som vi förklarar mer ingående om nedan:
1. När värdet av upphandlingen understiger direktupphandlingsgränsen får direktupphandling ske.
2. När det finns grund för direktupphandling i lagen får direktupphandling ske.
3. Vid överprövning av upphandling i vissa fall får direktupphandling ske.
4. När det finns synnerliga skäl får direktupphandling ske.
När upphandlingen understiger direktupphandlingsgränsen
Med direktupphandlingsgräns avses det värde som en upphandling högst får uppgå till för att det ska vara tillåtet att använda direktupphandling.
Vad är direktupphandlingsgränsen? Som huvudregel är direktupphandlingsgränsen 700 000 kronor. En upphandlande myndighet får därmed genomföra en direktupphandling om värdet av upphandlingen beräknas understiga 700 000 kr.
När det finns grund för direktupphandling
I LOU framgår att direktupphandling får användas när det finns särskild grund för detta. Situationerna som räknas upp baseras på vissa omständigheter där tillräcklig konkurrens saknas, när extraordinära förhållanden råder eller när konkurrensutsättning inte krävs av andra anledningar.
Direktupphandling får användas när förutsättningarna för att få använda ett så kallat förhandlat förfarande utan föregående annonsering är uppfyllda, vilket endast får ske i särskilda undantagssituationer som anges nedan.
Direktupphandling när inga lämpliga anbudsansökningar eller anbud har lämnats
Om det inte kommit in några lämpliga anbud eller anbudsansökningar när en upphandling annonserats får myndigheten genomföra en direktupphandling.
Direktupphandling när anbud är ogiltiga eller oacceptabla
Om det i en upphandling endast lämnats in ogiltiga eller oacceptabla anbud får direktupphandling användas under vissa förutsättningar.
Direktupphandling vid konstnärliga tjänster, tekniska skäl eller ensamrätt
Om upphandlingen avser konstnärliga tjänster, om det av tekniska skäl saknas konkurrens eller om det som ska köpas in skyddas av ensamrätt får en direktupphandling genomföras
Direktupphandling i samband med överprövning
Direktupphandling får användas vid inköp som är nödvändiga för att uppfylla ett betydelsefullt och brådskande behov som har uppstått till följd av en överprövning av en upphandling i allmän förvaltningsdomstol.
När det finns synnerliga skäl för direktupphandling
När det finns så kallade synnerliga skäl får direktupphandling ske. Det kan exempelvis vara fallet om det uppstått synnerlig brådska att ingå ett avtal, vilket kräver en tidsbrist som är orsakad av omständigheter som den upphandlande myndigheten inte kan hjälpa eller styra över. Om tidsbristen uppkommit på grund av den upphandlande myndighetens eget agerande eller om brådskan uppstått på grund av faktorer som den upphandlande myndigheten tidigare känt till får direktupphandling inte ske.
Det är den upphandlande myndigheten som ska visa att villkoren i denna undantagssituation är uppfyllda.
3 exempel på synnerliga skäl och synnerlig brådska
1. Det var inte fråga om synnerlig brådska när en upphandlande myndighet inte annonserade en upphandling med hänvisning till att regeringen tilldelat uppgifter till myndigheten som skulle utföras inom en begränsad tidsperiod (HFD 2017 ref. 66).
2. Flera upphandlande myndigheter genomförde en direktupphandling avseende telekommunikationstjänster med hänvisning till synnerlig brådska. Högsta förvaltningsdomstolen (HFD) menade att det var korrekt, eftersom upphandlingen syftade till att uppfylla ett nödvändigt och brådskande behov av viktiga samhällstjänster och att det på grund av en långdragen överprövning uppkommit synnerlig brådska (HFD 2019 ref. 65).
3. Ett annat exempel på synnerliga skäl är om något som en upphandlande myndighet är i behov av kan ropas in på auktion till ett pris som understiger marknadspriset med stor marginal.
Vad är otillåten direktupphandling?
När det saknas grund för direktupphandling i lagen och en upphandlande myndighet köper in en vara, tjänst eller en byggentreprenad utan att annonsera upphandlingen är det fråga om en otillåten direktupphandling.
Konsekvensen av en otillåten direktupphandling kan vara att avtalet ogiltigförklaras och att den upphandlande myndigheten får betala böter, så kallad upphandlingsskadeavgift.
Upphandlingsprinciper vid direktupphandling
Som nämnts ovan finns inte specifika specifika lagregler för hur direktupphandlingar ska genomföras. Däremot måste upphandlande myndigheter alltid ta hänsyn till de fem upphandlingsprinciperna – även vid direktupphandling.
Detta tydliggjordes av HFD som kom fram till att principerna får genomslag vid upphandlingar under tröskelvärdena. HFD konstaterade bland annat att upphandlingsprinciperna i vissa fall kan ställa krav på någon form av konkurrensutsättning vid direktupphandling, men att upphandlande myndigheter har stort handlingsutrymme när det gäller på vilket sätt det ska ske (HFD 2018 ref. 60).
Riktlinjer för direktupphandling
Upphandlande myndigheter ska besluta om riktlinjer för direktupphandling. I riktlinjerna kan bland annat framgå när direktupphandling får ske, vilka som har rätt att genomföra direktupphandlingar, när och hur konkurrensutsättning ska ske och hur dialog med leverantörer ska ske. Det är viktigt att riktlinjerna är kända inom organisationen och att de följs upp.
Krav på dokumentation vid direktupphandlingar över 100 000 kr
Upphandlingar som överstiger 100 000 kronor måste dokumenteras. I dokumentationen ska bland annat upphandlingsföremålet, avtalets tidsperiod, uppskattat värde, hur många som lämnade anbud och vilken leverantör som tilldelades kontraktet antecknas.
Skälen bakom att dokumentation måste ske (förutom att det krävs enligt lag) är bland annat att myndigheter behöver samla in information om sina kontrakt för planering och uppföljning samt att leverantörer behöver känna till vilka avtal som myndigheten ingåtts och att de följs.
Vad heter direktupphandling på engelska?
Konkurrensverket har översatt lagen om offentlig upphandling till engelska. På engelska är direktupphandling: “a direct award is a procurement without requirements on tenders in a certain form”.
Topp 3 viktigaste punkterna om direktupphandling
- Direktupphandling är ett upphandlingsförfarande som skapar mer frihet i utformningen av upphandlingen.
- Vid direktupphandling finns inga krav på konkurrensutsättning genom annonsering och det saknas krav på hur anbud ska lämnas. Däremot måste upphandlingsprinciperna följas, direktupphandlingar över 100 000 kronor måste dokumenteras och riktlinjer ska tas fram.
- Direktupphandling får bara ske i särskilda situationer; när värdet av upphandlingen understiger direktupphandlingsgränsen (700 000 kronor som huvudregel), när det finns grund för direktupphandling i lagen genom förhandlat förfarande utan föregående annonsering, i samband med överprövningar i vissa fall och när synnerliga skäl finns.
