Vad är ett avrop?

Avrop är en vanligt förekommande term inom offentlig upphandling och används i en hel del former och sammansättningar, till exempel avropa, avropsberättigad, avropsprocess, avropsförfrågan och avropshantering. I detta blogginlägg redogör vi för vad ett avrop inom offentlig upphandling egentligen är för något. Du får lära dig mer om vad det innebär att avropa från ett avtal, hur processen för avrop ser ut, steg för steg, samt vem som har rätt att avropa från ett ramavtal. Vi redogör för termen på engelska och delar några exempel på upphandlande organisationers avropsmetoder. Vi tipsar också om hur du förenklar din avropshantering, för ett smidigt och samlat anbudsarbete. Lär dig allt du behöver veta om avrop med oss på Tendium!

Vad är ett avrop?

Ett avrop är ett inköp av varor eller tjänster som avropsberättigade gör inom ett ramavtal. I stället för att en myndighet utför en ny upphandling varje gång behovet av en vara eller tjänst uppstår, kan de upprätta ett ramavtal med en eller flera leverantörer. De kan sedan avropa från ramavtalet, som har fastställda villkor för hur inköp ska gå till.

Varför är avrop viktigt?

Avrop är viktigt att känna till eftersom en stor del av upphandlingarna som genomförs i Sverige är ramavtal. Ett ramavtal kan också gälla under lång tid, fyra till åtta år beroende på vilken lagstiftning upphandlingen omfattas av och om det inte finns särskilda skäl för en längre tidsperiod. Att vara ramavtalsleverantör kan alltså innebära en stabil och långsiktig inkomstkälla. Det är dock viktigt att känna till avropsprocessen, så att man som leverantör är säker på att allt går rätt och riktigt till, och vad det innebär att avropas från som ramavtalsleverantör.

Hur går ett avrop till?

Ett ramavtal kan tecknas mellan minst en upphandlande myndighet och en eller flera leverantörer. Det finns flera olika typer av ramavtal där villkoren är mer eller mindre fastställda. Dessa avgör hur avrop ska genomföras. I villkoren anges vilka myndigheter som är avropsberättigade och också vilka leverantörer man avropar från. Om det finns flera leverantörer på ramavtalet anges också en fördelningsnyckel. En sådan bestämmer hur avropen ska fördelas mellan leverantörer. En fördelningsnyckel kan bygga på exempelvis rangordning, turordning eller den enskildes behov.

När ett ramavtal finns på plats kan den avropsberättigade organisationen börja avropa. När de upptäcker ett behov av en vara eller tjänst som anges i ramavtalet skickar de, enligt det som anges i fördelningsnyckeln, en avropsförfrågan till ramavtalets leverantörer. En avropsförfrågan är, som det låter, en förfrågan om leverantören kan leverera de tjänster eller produkter som den avropsberättigade myndigheten vill köpa. Om fördelningsnyckeln bygger på rangordning frågas först den leverantör som angivits som nummer ett. Om denne tackar nej tillfrågas nummer två, och så vidare.

Man kan i regel inte förhandla i samband med ett avrop. Förhandling kan vara möjlig om det exempelvis finns angivet i ramavtalet att förhandling tillåts. Man får dock aldrig förändra de villkor som finns angivna i ett ramavtal på ett väsentligt sätt.

Avropsprocessen steg för steg

• Ett ramavtal tecknas mellan minst en upphandlande myndighet och en eller flera leverantörer.
• Organisationer som angivits som avropsberättigade får lov att avropa från ramavtalet.
• En avropsberättigad organisation upptäcker ett behov av en vara eller tjänst som angivits i ramavtalet.
• Myndigheten skickar en avropsförfrågan till leverantörerna enligt ramavtalets fördelningsnyckel.
• Leverantören svarar på avropsförfrågan och får lov att leverera aktuell vara eller tjänst till myndigheten.

Hur ser exempel på avropsprocessen ut?

För att få bättre inblick i hur det kan gå till när olika avropsberättigade myndigheter avropar från ett ramavtal kan du exempelvis läsa om avropsprocessen i Socialstyrelsens dokument Frågor och svar om avropsprocessen. Adda har också tagit fram en avropsvägledning, som även den kan bidra med en djupare förståelse för avropsprocessens olika steg.

Metoden för hur avrop ska gå till finns angivet i enskilda ramavtal. På Tillväxtverkets hemsida kan du läsa om hur de avropar och även ta del av deras avtalsdatabas för att titta närmare på avropsprocessen i enskilda avtal.

Vem får avropa?

Det är endast avropsberättigade som får avropa från ett ramavtal. De organisationer som är avropsberättigade måste identifieras i ramavtalet. Om detta i något hänseende inte är tillräckligt konkret och tydligt angivet i kontraktet kan avtalet löpa risk att stå i strid med principen om öppenhet, en av de fem grundläggande principerna som upphandlingslagarna bygger på och som genomsyrar all offentlig upphandling i Sverige.

Måste en avropsberättigad myndighet avropa?

Huruvida en avropsberättigad myndighet är skyldig att avropa från ett ramavtal beror på om samtliga villkor i ramavtalet är fastställda eller inte, det vill säga vilken typ av ramavtal det rör sig om. Om samtliga villkor är fastställda är ramavtalet vanligtvis ömsesidigt förpliktigande. Det betyder att avtalets karaktär kan innebära att den upphandlande myndigheten är skyldig att avropa. Om det rör sig om ett ramavtal där alla villkor inte har fastställts är detta inte ömsesidigt förpliktigande. Med det menas att en leverantör i princip alltid har en skyldighet att leverera enligt ramavtalet, men att en upphandlande myndighet inte är skyldig att avropa från samma avtal.

Får man avropa från ett ramavtal som gått ut?

Nej, man får inte avropa om ramavtalet har gått ut. Ett kontrakt som grundar sig på ett ramavtal kan dock vara giltigt även om ramavtalet det avropats från löpt ut.

Upphandlaren bedömer själv om ett behov för en vara eller tjänst finns. Myndigheten är inte skyldig att upphandla något efter att ett ramavtal gått ut. Ingen utomstående kan tvinga en myndighet att upphandla. Finns ett behov kan myndigheten också välja att utföra tjänsten i egen regi. I ett sådant fall uppstår ingen upphandlingsplikt.

Om en myndighet dock har ett fortsatt behov av varor eller tjänster från leverantörer på marknaden måste dessa inköp ske i enlighet med aktuell upphandlingslagstiftning. Om ett ramavtal löpt ut och ett sådant fortsatt behov finns behöver myndigheten upphandla varan eller tjänsten igen.

Vad händer om en leverantör inte svarar på en avropsförfrågan?

Som leverantör är det viktigt att ha koll på ramavtalet. Det kan till exempel finnas en skyldighet att svara, och även att leverera, när en avropsförfrågan skickas ut. Om inga svar inkommer vidtar myndigheten allt som oftast åtgärder. I första hand rekommenderar upphandlingsmyndigheten att ramavtalet ses över. Om det finns angivet när och hur en leverantör ska svara på en avropsförfrågan och detta inte har fullföljts råder upphandlingsmyndigheten till att kontakta leverantören igen och be om svar. Ett uteblivet svar på en avropsförfrågan kan innebära kontraktsbrott för en leverantör. Var noga med att se över vad som gäller för de ramavtal du tecknar.

Vad heter avrop på engelska?

På engelska brukar ordet “call-off” användas i dagligt tal för den svenska termen “avrop”.

Hur hanterar jag avrop?

Traditionellt har avrop, FKU:er och upphandlingar hanterats i flera olika kommunikationskanaler. En anbudsansvarig sammanställer förfrågningar som inkommit till olika funktionsbrevlådor och mailkorgar. Denne delar information med kollegor och samlar in svar, även detta i flera kommunikationsformer. Detta kan vara ganska krångligt och tidskrävande, eftersom beslutsfattande rörande att lämna anbud kan kräva ganska många frågor och svar fram och tillbaka mellan olika berörda medarbetare.

Med ett datadrivet anbudsarbete är det enklare att handskas med avrop. Tendium erbjuder en plattform där avrop kan hanteras tillsammans med alla andra inkommande förfrågningar. Ett flöde, full koll, så sammanfattar vi Tendiums avropsverktyg. Det ger dig en bättre översikt över alla inkommande upphandlingar, avrop och FKU:er, samt gör samarbetet mellan kollegor enklare. Frågor kan ställas i direkt anslutning till upphandlingsdokument och sammanfattningar. Få en komplett överblick och missa inga viktiga affärsmöjligheter! Kolla in vårt avropsverktyg eller boka en demo med oss, så hjälper vi dig optimera både din avropshantering och ditt anbudsarbete.