Ramavtal återfinns som begrepp på många håll. Det beskrivs ofta som just ramarna för ett framtida avtal. Inom offentlig upphandling är ramavtal en vanlig, lämplig och effektiv form för upphandlande myndigheter att införskaffa nödvändiga tjänster och produkter. I detta blogginlägg redogör vi för vad ett ramavtal inom offentlig upphandling innebär, varför det är viktigt att känna till och hur ramavtal kan se ut beroende på olika upphandlingar och lagstiftningar. Vi reder också ut den kluriga frågan om vad som är skillnaden mellan ett kontrakt och ett ramavtal.
För dig som är nyfiken på att bli ramavtalsleverantör erbjuder vi tips för enklare hantering av många olika ramavtal och exempel på stora och kända ramavtal i Sverige. Kolla in hur dessa organisationer ordnar sina ramavtal och hur du kan gå tillväga för att bli leverantör hos dem.
Vad är ett ramavtal?
Ett ramavtal är ett avtal som fastställer de grundläggande villkoren för tilldelning av kontrakt inom en viss tidsperiod. Det ingås mellan en eller flera upphandlande myndigheter och leverantörer. Ramavtalet avser en viss vara eller tjänst så att den upphandlande myndigheten inte behöver göra en ny upphandling varje gång det finns ett behov av att köpa in varan eller tjänsten. De kan i stället avropa, alltså handla, från ramavtalet.
Prenumerera på Tendiums nyhetssvep
Få de viktigaste nyheterna om offentlig upphandling
Du kan avprenumerera när du vill. Läs mer i vår privacy policy.
Varför är ramavtal viktigt?
En stor del av upphandlingarna som genomförs i Sverige är ramavtal. Enligt Upphandlingsmyndighetens statistik om offentlig upphandling 2021 avsåg hela 40% av de upphandlingar som annonserades just ramavtal. Ett ramavtal kan gälla mellan 4-8 år beroende på vilken lagstiftning som gäller och om det inte finns särskilda skäl för en längre tidsperiod. Det är alltså en avtalsform som är särskilt smidig om en upphandlande myndighet med viss säkerhet kan förutse ett återkommande behov av en viss typ av vara eller tjänst. För en leverantör är ramavtal viktigt att känna till eftersom dessa kan utgöra en trygg och långsiktig inkomstkälla. Det finns dock vissa saker som är bra att känna till om man vill ingå ramavtal med en upphandlande myndighet.
Hur avropar man från ramavtal?
Man kan, enligt Upphandlingsmyndigheten, juridiskt urskilja tre olika typer av ramavtal.
- Ett ramavtal med endast en leverantör där alla villkor fastställs på förhand i själva ramavtalet.
- Ett ramavtal med flera leverantörer där alla villkor fastställs på förhand i själva ramavtalet.
- Ett ramavtal med flera leverantörer där tilldelning av kontrakt sker genom en ny konkurrensutsättning mellan parterna i ramavtalet.
När en myndighet vill avropa, det vill säga handla, från leverantörer inom ett ramavtal sker detta genom tillämpning av villkoren i ramavtalet. Villkoren avgör vilken eller vilka myndigheter som får avropa och vilka anbudsgivare som får möjlighet att leverera. Dessa objektiva villkor fastställs i form av en fördelningsnyckel. Du kan läsa mer om vad en fördelningsnyckel är och hur dessa kan se ut i avsnittet Vad är en fördelningsnyckel?
Om alla villkor inte är fastställda i ramavtalet, som i Upphandlingsmyndighetens tredje exempel, ska en förnyad konkurrensutsättning (FKU) göras. Det innebär att de leverantörer som är parter i avtalet får lämna anbud på FKU:n enligt ramavtalets villkor. En FKU är alltså en slags inbjudan till ramavtalets leverantörer att konkurrera på nytt, men inom ramavtalet. Villkoren kan också om nödvändigt preciseras eller kompletteras utifrån det som angetts i upphandlingsdokumenten. När det sker en förnyad konkurrensutsättning fungerar det ungefär som när upphandlaren upphandlar avtalet, bortsett från att det bara är befintliga leverantörer som får lämna anbud på FKU:n. En FKU kan beskrivas som en miniupphandling.
Vad är en fördelningsnyckel?
Inom ett ramavtal med flera leverantörer där alla villkor är fastställda och tilldelningen inte sker genom en förnyad konkurrensutsättning (FKU) täcks den upphandlande myndighetens behov av varor eller tjänster genom att de avropsberättigade parterna avropar från ramavtalets leverantörer.
Detta sker enligt objektiva villkor. Dessa objektiva villkor kallas ibland för fördelningsnyckel. En fördelningsnyckel är alltså ett sätt att organisera hur tilldelning av kontrakt ska ske. Den ska alltid anges i något av upphandlingsdokumenten för ramavtalet.
Det finns olika exempel på fördelningsnycklar. Det viktiga är att de olika varianterna uppfyller kravet på objektivitet och transparens. Ramavtalet behöver således innehålla någon form av mekanism som säkerställer att tilldelningen sker på ett objektivt sätt. Den upphandlande myndigheten kan alltså inte välja fritt mellan leverantörerna i ramavtalet. Det ska utifrån ramavtalet gå att förutse vilken leverantör som kan komma att tilldelas ett visst kontrakt.
Exempel på fördelningsnycklar:
- Rangordning
- Turordning
- Den enskildes behov
Ett exempel på en fördelningsnyckel baserad på rangordning kan vara att beställaren har för avsikt att teckna ramavtal med tre leverantörer. Då tillfrågas den som kommit etta först, sedan tvåan och sist trean.
En variant av fördelningsnyckel är den som grundar sig på fysiska personers behov eller val. Det kan låta som ett förhållandevis “fritt” val, men denna fördelningsnyckel måste, precis som de andra, uppfylla kraven på att vara objektiv och förutsebar. Så länge en fördelningsnyckel tillgodoser dessa krav kan den utformas på valfritt sätt och utifrån vad som är lämpligast i det enskilda fallet.
Fördelningsnyckeln som grundar sig på fysiska personers behov eller val används främst vid upphandling av vård- och omsorgstjänster. Den kan även kombineras med en annan fördelningsnyckel, till exempel rangordning.
Det ska framgå tydligt hur tilldelningen av kontrakt ska se ut och gå till, så att leverantörer kan förstå vad som ligger till grund för att tilldelas kontrakt och få utföra tjänsten eller leverera varan. Det ska också i efterhand vara möjligt att konstatera vilka faktorer som gjorde att en viss leverantör valdes framför en annan. Ett kontrakt inom ett ramavtal får alltså inte tilldelas utifrån den upphandlande myndighetens godtycke.
Vad innehåller ett ramavtal?
Beroende på om det rör sig om en direktivstyrd eller icke direktivstyrd upphandling kan ramavtalen se olika ut. En direktivstyrd upphandling kännetecknas av att den överstiger EU:s tröskelvärde och därmed omfattas av EU:s regler. I ett ramavtal vid en direktivstyrd upphandling behöver det bland annat framgå att det rör sig om ett ramavtal, över hur lång tid ramavtalet sträcker sig och vilket antal leverantörer som får delta. Man ska även, i den mån det är möjligt, uppge uppgifter om värde, storlek och frekvens på de kontrakt som ska tilldelas. Det finns också andra uppgifter som alltid ska uppges när en upphandling överstiger tröskelvärdet.
En icke direktivstyrd upphandling är exempelvis en upphandling under tröskelvärdet, en upphandling av sociala tjänster eller andra särskilda tjänster som omfattas av lagarna LOU och LUF, samt upphandlingar av något som kallas för B-tjänster i LUFS. I dessa fall är upphandlaren fri att utforma ramavtalen, dock alltid i enlighet med de grundläggande principer som styr all offentlig upphandling. Ett ramavtal inom en icke direktivstyrd upphandling kan bland annat ha en annan löptid, baserad på upphandlingsprinciperna och särskilda omständigheter i det enskilda fallet. Hur lång tid ett ramavtal inom icke direktivstyrd upphandling får omfatta kan alltså variera mellan olika fall.
Vad är skillnaden på ett ramavtal och ett kontrakt?
Det är inte alltid lätt att dra en tydlig gräns mellan vad som ska räknas som ramavtal eller kontrakt. Det är avtalsvillkoren som är avgörande för bedömningen av vad ett avtal ska betraktas som. Det är alltså inte själva föremålet för upphandlingen som anger detta.
En generell definition är att ett ramavtal fastställer villkoren för flera, kommande och eventuella anskaffningar, alltså inköp av varor eller tjänster. Det anger också genom ett kontrakt en bestämd tidsperiod inom vilken villkoren ska gälla. Ett kontrakt å andra sidan syftar till en faktisk anskaffning.
För att tilldela kontrakt inom ramen för ett ramavtal måste också den upphandlande myndigheten göra avrop från ramavtalet, även om endast en leverantör ingått ramavtal med myndigheten. Upphandlingsmyndigheten förklarar att ett avtal kan bedömas som ramavtal trots att begreppet avrop inte används, enligt praxis i tidigare domar. Man tittar då på om volym och tidpunkt för leverans är angivet när avtalet ingås, samt om det finns en så kallad avropsmekanism som i upphandlingsrättslig mening innebär att det under tidsperioden avtalet avser sker en tilldelning av kontrakt.
I fall där det inte krävs att en upphandlande myndighet vidtar några ytterligare åtgärder för att leverantören ska utföra uppdraget enligt avtalets villkor kan avtalet betraktas som ett kontrakt snarare än ett ramavtal, även om ingen särskild volym eller tidpunkt för utförande av tjänsten angivits. Om myndigheten däremot måste avropa varje gång leverantören ska leverera, rör det sig troligtvis om ett ramavtal. Det handlar alltså om huruvida den upphandlande myndigheten påkallar leverans – om det i avtalet finns en så kallad avropsmekanism.
Vilka stora ramavtal finns i Sverige?
I Sverige finns myndigheter och organisationer som ansvarar för att samordna inköp åt kommuner, regioner och myndigheter genom att upprätta stora, rikstäckande ramavtal från vilka dessa kan avropa löpande. Sådana samordnande organisationer är exempelvis Kammarkollegiet och Adda.
Här kan du läsa mer om vad det innebär att vara ramavtalsleverantör hos Kammarkollegiet och Adda.
Du kan också få särskild information om olika ramavtal på Kammarkollegiets youtube, exempelvis om statens upphandling av revision och granskningstjänster.
Vad heter ramavtal på engelska?
Den engelska termen för ramavtal är framework agreement.
Hur håller jag koll på mina ramavtal?
Hanterar du stora avtal och många inkommande avrop? Eller vill du gärna bli en ramavtalsleverantör? Det finns många fördelar med att ingå ramavtal med upphandlande myndigheter. Det kan dock vara svårt att hålla reda på alla inkommande förfrågningar.
I ett traditionellt anbudsarbete kommer alla upphandlingar och FKU:er till olika mailkorgar och funktionsbrevlådor. Dessa måste då sammanställas och delas med kollegor manuellt. Det kan vara både krångligt och tidskrävande, eftersom det inför ett beslut om att lämna anbud kan krävas många frågor och svar fram och tillbaka mellan flera berörda medarbetare.
Med Tendiums avropsverktyg samlas alla inkommande förfrågningar på ett ställe. Du kan enkelt ställa frågor till dina kollegor direkt i dokument och sammanfattningar, i stället för att handskas med kommunikation och information på flera olika håll. Gör det enklare att hantera olika parallella avrop och upphandlingar, så att du inte missar några viktiga affärer. Kolla in vårt avropsverktyg eller boka en demo med oss så hjälper vid dig!
