Upphandlingsdokument eller förfrågningsunderlag är de dokument som upphandlande myndigheter tar fram för att konkretisera innehållet och kraven i en upphandling. Upphandlingsdokumenten är kärnan i upphandlingen och ska innehålla allt som leverantörerna behöver veta om upphandlingen, eftersom leverantörerna använder underlaget för att besluta om att lämna anbud eller inte. Läs vidare för en genomgång av förfrågningsunderlag!
Upphandlingsdokumenten är kärnan i upphandlingen
Innan vi går in på och redogör för varje del av upphandlingdokumenten och förfrågningsunderlaget är det viktigt att vara medveten om att upphandlingsdokumenten spelar en central roll i upphandlingen. Det beror på att upphandlingar som genomförs enligt lagen om offentlig upphandling (LOU) framför allt är skriftliga. Upphandlingsdokumenten syftar till att beskriva bakgrunden till upphandlingen och alla krav som ställs inom ramen för upphandlingen.
Vad är skillnaden mellan förfrågningsunderlag och upphandlingsdokument?
Förfrågningsunderlag är det begrepp som tidigare användes i lagen om offentlig upphandling. Numera har begreppet ersatts av begreppet upphandlingsdokument. Upphandlingsdokument kan beskrivas som ett samlingsbegrepp som sträcker sig längre än förfrågningsunderlaget, eftersom det omfattar varje dokument som används för att beskriva innehållet i upphandlingen. Förfrågningsunderlaget är alltså en del av upphandlingsdokumenten. Trots att förfrågningsunderlag saknas som begrepp i lagen, används det fortfarande flitigt av flera upphandlande myndigheter. I denna artikel använder vi begreppen upphandlingsdokument och förfrågningsunderlag synonymt.
Vad ingår i upphandlingsdokument och förfrågningsunderlag?
I upphandlingsdokumenten ingår varje dokument som en upphandlande myndighet använder för att förklara och redogöra för innehållet i en upphandling. I upphandlingsdokumenten ingår vanligtvis:
- Annonser om upphandlingen
- Inbjudan till anbudssökande
- Myndighetens behov och krav på det som ska levereras/upphandlas
- Myndighetens krav på leverantörer
- Grund för att utvärdera anbud och tilldela kontrakt
- Förslag på kontrakt
- Upplysningar och övriga förklaringar som förtydligar förfrågningsunderlaget
- Upphandlingsföreskrifter
När ska upphandlingsdokument skrivas?
Den upphandlande myndigheten ska ta fram upphandlingsdokumenten i det andra steget i upphandlingsprocessen, det vill säga när upphandlingen genomförs. Detta steg av upphandlingsprocessen styrs framför allt av lagen om offentlig upphandling (eller annan upphandlingslag). För den upphandlande myndighetens del startar upphandlingen i samband med att upphandlingsdokumenten utformas, men för leverantörernas del blir upphandlingen känd i samband med att upphandlingen annonseras. Upphandlingsdokumenten ska med andra ord tas fram i ett tidigt skede av upphandlingsprocessen.
Efter att leverantörerna fått ta del av förfrågningsunderlaget får dokumenten i princip inte ändras, eftersom det kan strida mot upphandlingsprinciperna. Den upphandlande myndigheten är därför begränsad när det kommer till att ändra förutsättningarna och villkoren när upphandlingen pågår. Den upphandlande myndigheten får dock förtydliga upphandlingsdokumenten.
Vad är elektroniska upphandlingsdokument?
Offentliga upphandlingar genomförs vanligen digitalt och elektroniskt – antingen i sin helhet eller delvis – genom användning av IT-system och digitala program. Vissa IT-system tillåter möjligheten att utforma och registrera upphandlingsdokument och anbud i färdiga formulär. Vissa delar av upphandlingen genomförs dock manuellt, exempelvis när upphandlande myndigheter genomför kontroller eller när intyg skickas in separat.
Upphandlingsföreskrifter är en del av förfrågningsunderlaget
Upphandlingsföreskrifter, också kallat administrativa föreskrifter eller administrativa villkor, är den del av förfrågningsunderlaget som innehåller formkrav för upphandlingen. Bland annat upphandlingsförfarande, språk för anbudsskrivande och sista dag att lämna in anbud.
Krav på leverantören i förfrågningsunderlaget
I förfrågningsunderlaget kan krav på leverantören komma att ställas, vilket ibland kallas för kvalificeringskrav. Det finns en skillnad mellan krav som ställs på leverantören och krav som ställs på det som upphandlas. Krav som ställs på leverantören syftar till att se till att leverantören i praktiken är kvalificerad för uppdraget och att leverantören kan leverera det som upphandlas. Sådana krav på leverantören kan exempelvis bestå av ekonomiska krav eller kompetenskrav.
Beroende på upphandlingsförfarande och kontraktsvärdet för upphandlingen kan kraven på leverantörerna skilja sig åt. För upphandlingar under tröskelvärdet (kap. 19 LOU) finns bara ett krav i lagen, nämligen leverantörens behörighet att utöva yrkesverksamhet. I övrigt är det de fem upphandlingsprinciperna som styr hur kraven på leverantören får utformas.
När det kommer till upphandlingar över tröskelvärdet finns flera regler om hur kraven på leverantören får utformas. Kraven kan delas in i tre grupper; behörighet att utöva yrkesverksamhet (exempelvis att leverantören är registrerad i ett aktiebolagsregister) ekonomisk och finansiell ställning (exempelvis en minsta omsättning per år) och teknisk och yrkesmässig kapacitet (exempelvis att leverantören kan redovisa att liknande uppdrag utförts under de senaste tre åren).
Hur sker bedömningen av om kraven på leverantören uppfylls?
Den upphandlande myndigheten ska bara bedöma om leverantören uppfyller kraven som ställs eller inte. Ingen hänsyn ska tas till hur bra en leverantör uppfyller kraven. Den upphandlande myndigheten ska därför inte välja den leverantören som bäst uppfyller kraven. När bedömningen av om leverantören uppfyller kraven är syftet endast att särskilja de leverantörer som exempelvis har tillräcklig erfarenhet eller tillräckligt god ekonomi för att klara av att leverera föremålet för upphandlingen.
OBS! En upphandlande myndighet måste inte ställa krav på leverantören – det är helt frivilligt.
Hur ska krav på leverantörer utformas i förfrågningsunderlaget?
När en upphandlande myndighet ställer krav på leverantören är det av stor betydelse att kraven inte strider mot någon av de fem upphandlingsprinciperna. Kraven på leverantörerna måste utformas objektivt och tydligt – på så sätt kan alla leverantörer som vill lämna anbud också göra det. Utöver detta måste kraven på leverantörerna ha ett samband till det som upphandlas. Kraven ska dessutom kunna kontrolleras, varför kraven måste vara formulerade och preciserade på ett tydligt och konkret sätt. Det ska också finnas information kring hur leverantören ska visa att kravet är uppfyllt.
Sammanfattningsvis ska kraven som ställs på leverantörerna inte vara onödiga eller för omfattande, eftersom det kan bryta mot upphandlingsprinciperna och begränsa konkurrensen i onödan, vilket i sin tur kan leda till att priset på det som upphandlas blir högre eller att nyetablerade och mindre företag inte kan vara med och delta i upphandlingen.
Exempel på krav som kan ställas på leverantörer i upphandlingsdokumenten
Vilka krav som ställs på leverantören beror bland annat på det som upphandlas, om det är fråga om ett ramavtal och under hur lång tid avtalet löper. Här är några exempel på krav som kan ställas på leverantörer i förfrågningsunderlaget:
- Att leverantören ska ha viss årlig omsättning för att visa på viss ekonomisk styrka
- Att leverantören ska ha tillstånd för att bedriva särskild verksamhet
- Att leverantören ska ha erfarenhet av tidigare likartade avtal/uppdrag
Krav på det som ska upphandlas i upphandlingsdokumenten
Den upphandlande myndigheten ska ställa krav på det som upphandlas, vilket ibland kallas för kravspecifikation eller tilldelningskriterier. Sådana krav saknar koppling till leverantören. Kraven på det som ska upphandlas ska beskriva och förtydliga för leverantören vilken typ av tjänst, vara eller byggentreprenad som ska köpas in enligt LOU.
Hur ska kraven på upphandlingsföremålet utformas i förfrågningsunderlaget?
Kraven som ställs på upphandlingsföremålet varierar mellan vilken typ av upphandling som är aktuell och vad som ska köpas in. I detta skede brukar en skillnad göras mellan produkt- och funktionskrav. Med produktkrav avses krav om att leverantören ska tillhandahåll en speciell produkt eller metod och med funktionskrav avses krav på prestanda, funktion, effekt och resultat. Likt kraven som ställs på leverantörerna måste kravet på det som upphandlas utformas i enlighet med upphandlingsprinciperna och ska kunna kontrolleras.
Kraven på det som ska upphandlas kan dessutom utformas som ett ska-krav eller bör-krav. Med ska-krav avses det som leverantören måste uppfylla; om kravet inte uppfylls får leverantören inte tilldelas kontraktet. Med bör-krav avses krav som kan uppfyllas, inte uppfyllas eller bara till viss del uppfyllas. Trots att leverantören inte uppfyller ett bör-krav kan denne ändå tilldelas kontraktet.
Utvärdera anbud och tilldela kontrakt
I förfrågningsunderlaget ska den upphandlande myndigheten beskriva vilken metod som används för att utvärdera leverantörernas anbud och för att tilldela kontrakt.
Utvärdering av anbud kan ske på tre sätt; utifrån bästa förhållande mellan pris och kvalitet, utifrån kostnad och utifrån pris.
Kontraktsförslag är en del av förfrågningsunderlaget
I kontraktsförslaget anges förslag till det kontrakt som ska utgöra grunden för leveransen, vilket är en viktig del av förfrågningsunderlaget. Kontraktet utgörs av de villkor och krav som ska gälla för leveransen och det som upphandlas. Kontraktet innehåller villkor som den upphandlande myndigheten och leverantören ska följa under tiden för leveransen.
Kontraktet bör innehålla information om parterna, syftet med kontraktet, tidsperiod och eventuell förlängning samt kontaktpersoner. Övriga bestämmelser som kontraktet ska innehålla beror på vad som upphandlas, men kan bland annat omfatta leveransvillkor, betalningsvillkor, pris, vem som bär ansvar vid fel och brister, hur kontroll av leverantörer sker och villkor för uppsägning av kontraktet.
Uppföljningsplan i förfrågningsunderlaget
Om upphandlingen omfattar en uppföljningsplan av kontraktet kan planen i vissa fall inkluderas i upphandlingsdokumenten. Den upphandlande myndigheten kan därför i upphandlingsdokumenten beskriva hur uppföljningen av avtalet kommer gå till och hänvisa till uppföljningsplanen som anger när och hur kraven kommer att följas upp.
Vad heter upphandlingsdokument på engelska?
Den engelska termen som syftar till upphandlingsdokument eller förfrågningsunderlag är procurement documents.
Checklista – Vad är ett förfrågningsunderlag?
- Förfrågningsunderlag är det tidigare ordet för upphandlingsdokument, men används fortfarande i stor utsträckning av upphandlande myndigheter.
- Förfrågningsunderlag är en del av upphandlingsdokumenten som i sin tur är ett samlingsbegrepp som omfattar varje dokument i upphandlingen som beskriver kraven och innehållet i upphandlingen.
- Förfrågningsunderlag innehåller bland annat ställda krav på det som upphandlas och leverantörerna, information om myndighetens utvärdering av anbud och tilldelning av kontrakt, kontraktsförslag och övriga upplysningar.
- Kraven på det som upphandlas och kraven som ställs på leverantörerna måste utformas med hänsyn till upphandlingsprinciperna och måste kunna kontrolleras.
- Utvärdering av anbud kan ske på tre sätt – utifrån det bästa sambandet mellan pris och kvalitet, utifrån kostnad samt utifrån pris.
Kan jag som leverantör få hjälp med upphandlingsdokumenten?
Det kan vara både krångligt och tidskrävande att som anbudsgivare gå igenom publicerade upphandlingar för att avgöra om man ska lämna anbud eller inte. Det är stora mängder text som ska läsas, sammanfattningar behöver formuleras till berörda kollegor och frågor ska ställas och besvaras, ofta i olika kommunikationskanaler. Som anbudsansvarig kan det bli både ensamt och svettigt att hålla reda på all information. Detta leder ofta till att mycket jobb går till själva beslutsfattandet. Man lägger alltså en stor mängd tid, pengar och resurser redan innan anbudsarbetet börjat, och ibland på upphandlingar som inte alls visar sig vara relevanta i slutändan.
Måste det vara så krångligt och tidskrävande att ta beslut om att delta i en offentlig upphandling? Nej! Med vårt kvalificeringsverktyg får du automatiska sammanfattningar på upphandlingsdokumenten och tillgång till alla viktiga krav direkt.
- Sluta lägga tid på irrelevanta upphandlingar
- Identifiera risker och möjligheter tidigare i anbudsprocessen
- Ställ och besvara frågor, kommentera, samt tagga kollegor direkt i sammanfattningar och upphandlingsdokument
- Ange kollegor som ansvariga för upphandlingar
- Påminn medarbetare om att besvara frågor genom smidiga email-notifikationer
- Ta snabbare beslut om att delta i offentliga upphandlingar
- Få fler dagar över till att skriva konkurrenskraftiga anbud
Gör anbudsarbetet enklare och roligare! Läs mer om Tendiums kvalificeringsverktyg här!
