Du har säkert kommit i kontakt med begreppen kravspecifikation och kvalifikationskrav tidigare. Även om du har hört termerna förut, så kanske du inte har full koll på vad begreppen faktiskt innebär. Det ska vi förklara och reda ut i detta blogginlägg! I korthet kan sägas att kravspecifikationen är kraven som beställaren, den upphandlande myndigheten, ställer på den produkt eller tjänst som ska upphandlas. Kvalifikationskrav är å andra sidan krav som beställaren ställer på leverantörerna i en offentlig upphandling.
Varför finns kravspecifikation och kvalifikationskrav?
Att diverse krav förekommer i offentliga upphandlingar beror på att den upphandlande myndigheten vill försäkra sig om att det som ska upphandlas också kan levereras när det väl blir dags. Genom att ställa krav på att leverantörerna exempelvis ska ha relevant erfarenhet och tillräcklig ekonomisk kapacitet för uppdraget är ett sätt för beställaren att garantera att leveransen kan genomföras.
Samma resonemang kan föras när det kommer till själva upphandlingsföremålet. För att säkerställa att det som köps in överensstämmer med behovet för upphandlingen behöver den upphandlande myndigheten specificera det som ska upphandlas. Då ställs vanligtvis krav som den aktuella varan eller tjänsten måste inneha. Att föremålet för upphandlingen specificeras och beskrivs på ett tydligt sätt är viktigt både från ett beställar- och leverantörsperspektiv. Med en tydlig kravspecifikation kan leverantören fatta ett beslut om dennes produkt kan uppfylla kraven i upphandlingen och därmed gå vidare och lämna anbud.
Kravspecifikation är krav på det som ska upphandlas
När en upphandlande myndighet ser ett behov av att genomföra en offentlig upphandling utgörs en viktig del av kravspecifikationen, också kallat för teknisk specifikation. Med detta avses krav på det som ska upphandlas och om ett nytt datasystem exempelvis köps in kan beställaren ställa upp krav om support, servicenivå och tekniska funktioner.
Det är den upphandlande myndigheten som på egen hand formulerar och beskriver kraven på upphandlingsföremålet. Det innebär att kravspecifikationen varierar och ser olika ut beroende på vad som köps in och vad syftet med den aktuella upphandlingen är.
Exempel på olika krav i kravspecifikationen
Det är i upphandlingsdokumenten som kravspecifikationen återfinns. Som ovan nämnts kan kraven utformas på olika sätt, men i regel brukar man skilja mellan tre typer av krav – detaljkrav, funktionskrav och standarder.
Detaljkrav är detaljerade krav på varan eller tjänsten
Detaljkrav är precis som det låter – detaljerade krav på upphandlingsföremålet. Om en produkt köps in kan beställaren ställa detaljerade krav på produktens egenskaper och om en tjänst köps in kan beställaren ställa detaljkrav på hur tjänsten ska komma att utföras. När detaljkrav ställs är det viktigt att beställaren har grundlig kunskap om upphandlingsföremålet eftersom det i annat fall är svårt att utforma relevanta och specifika krav.
Funktionskrav tar sikte på målsättningar och resultat
Funktionskrav tar sikte krav på vad det är som ska uppnås med upphandlingen. Funktionskrav innebär att fokus inte ligger på hur det ska uppnås, utan istället är främsta fokus målsättningar och resultat. En fördel med funktionskrav är att leverantören ges utrymme att använda sin kunskap och erfarenhet om upphandlingsföremålet och marknaden. Funktionskrav är till skillnad från detaljkrav fritt från för mycket detaljer.
Tips! Christer Fröling, författare till boken Funktionskrav i upphandling – Konsten att köpa rätt vara till rätt pris, har intervjuats av Tendium. Här kan du läsa om alla fördelar som kommer med funktionskrav.
Standarder är tidigare formulerade krav
Den upphandlande myndigheten kan också använda sig av standarder i kravspecifikationen. Med standarder avses utarbetade och redan formulerade krav avseende en specifik vara eller tjänst. En fördel med standarder är att det är tydligt vad som avses samt att upphandlingsprocessen kan bli mer effektiv. Om standarder används i kravspecifikationen måste det följas av orden “eller likvärdigt”. Det beror bland annat på att leverantörer som inte når den aktuella standarden ändå ska kunna lämna anbud om denne kan visa att kraven nås på annat liknande sätt.
Vad får inte ingå i kravspecifikationen?
Det finns vissa begränsningar när en upphandlande myndighet specificerar kraven i en upphandling. Beställaren får nämligen inte hänvisa till en varas ursprung, tillverkning eller varumärke ifall det riskerar att gynna eller missgynna vissa leverantörer. Denna hänvisning är endast tillåten att göra om det inte är möjligt att beskriva varan tillräckligt tydligt.
3 krav på kravspecifikationen
Beställaren måste följa vissa principer vid utformningen av kravspecifikationen:
- Kraven måste ha koppling till upphandlingsföremålet
- Kraven ska vara lämpliga och nödvändiga för att uppnå syftet med upphandlingen
- Kraven ska utformas med beaktning av upphandlingsprinciperna
Dialog är en viktig förutsättning för relevanta krav
Inte sällan hör man att en offentlig upphandling präglats av irrelevanta eller för omfattande krav. För att undvika en sådan situation, som i slutändan kan leda till en bristfällig upphandling, är tidig dialog ett bra verktyg att använda för att få en bild av vilka lösningar som finns på marknaden. En tidig dialog kan exempelvis utföras i form av en Request for information, så kallad RFI, där den upphandlande myndigheten skickar ut förfrågan till leverantörer och branschorganisationer om en framtida upphandling.
Vad är ska-krav och bör-krav?
Kvalifikationskraven brukar typiskt sett delas in i så kallade ska-krav och bör-krav. Med ska-krav avses obligatoriska krav som måste vara uppfyllda för att leverantörens anbud ska gå vidare till anbudsutvärdering. Bör-krav är istället kriterier som är meriterande och kan utvärderas. Bör-krav, också kallat tilldelningskriterier, beaktas först vid anbudsutvärderingen. Ett anbud som inte uppfyller ett bör-krav kan ändå vinna eftersom det inte är obligatoriskt att uppfylla ett bör-krav. Det är dock positivt om leverantören kan visa att denne når upp till bör-krav.
Hur utformas den bästa kravspecifikationen?
De bästa kraven…
- reflekterar det riktiga behovet och är relevanta,
- fokuserar både på pris och kvalitet,
- är likabehandlande och varken gynnar eller missgynnar en viss leverantör
Kvalifikationskrav är krav på leverantörerna
Med kvalifikationskrav, också kallat kvalificeringskrav, avses krav som ställs på leverantörerna i en offentlig upphandling. Det är inte obligatoriskt att ställa kvalifikationskrav, men det görs ofta av upphandlande myndigheter för att garantera att leverans äger rum samt för att säkerställa att ingen oseriös leverantör vinner kontraktet.
När det kommer till kvalifikationskrav är det alltså leverantören, inte upphandlingsföremålet, som prövas. Kvalificeringsfasen syftar till att identifiera de leverantörer som har förmåga att leverera upphandlingsföremålet.
Prövningen av leverantören kan delas upp i två delar:
1. Eventuell uteslutning/diskvalificering
I vissa fall måste den upphandlande myndigheten utesluta leverantörer från upphandlingen. Det är fallet om leverantören begått vissa allvarliga brott. Det finns både obligatoriska och frivilliga uteslutningsgrunder.
2. Leverantörens förmåga att leverera
Om leverantören inte ska diskvalificeras ska leverantören prövas utifrån eventuellt ställda kvalifikationskrav.
Vad är skillnaden mellan obligatoriska och frivilliga uteslutningsgrunder?
Leverantörer kan, som ovan nämnts, diskvalificeras från en offentlig upphandling. Det finns både obligatoriska och frivilliga uteslutningsgrunder. Obligatoriska uteslutningsgrunder innebär att den upphandlande myndigheten måste utesluta en leverantör från en upphandling om leverantören är dömd för vissa typer av brott. Som exempel kan anges terrorism, penningtvätt och korruptionsbrott. Frivilliga uteslutningsgrunder innebär att den upphandlande myndigheten får utesluta en leverantör från en upphandling när det finns vissa typer av missförhållanden i leverantörens verksamhet, till exempel konkurs.
Kvalificeringskrav för att hitta lämpliga leverantörer
Kvalificeringskrav tar inte sikte på att hitta den bästa leverantören. I stället syftar kvalificeringskraven till att hitta leverantörer som har förmåga att leverera, vilket exempelvis innebär att beställaren kan ställa krav på referensuppdrag eller ekonomisk kapacitet. I kvalificeringsfasen sker alltså endast en bedömning av om leverantören klarar av att leverera, det vill säga, ingen bedömning sker avseende hur “bra” leverantören är.
Vilka kvalificeringskrav får ställas?
Över tröskelvärdena får följande kvalificeringskrav ställas:
- Behörighet att utöva yrkesverksamhet, till exempel att leverantören ska vara registrerad i ett aktiebolagsregister.
- Viss ekonomisk och finansiell ställning, till exempel att leverantören ska ha en X kronor i minsta årsomsättning.
- Viss teknisk och yrkesmässig kapacitet, till exempel tidigare referensuppdrag.
Under tröskelvärdena saknas däremot specifika krav på kvalificeringskraven. När en upphandling inte når upp till tröskelvärdena gäller de så kallade icke-direktivstyrda reglerna. Beställaren har i dessa situationer större frihet att ställa krav på kompetens, resurser och erfarenhet. En förutsättning är dock att kvalificeringskraven framgår av upphandlingsdokumenten. Det ska också framgå hur leverantören ska visa att kraven uppfylls och hur prövningen ska gå till.
OBS! Kvalificeringskraven måste alltid följa upphandlingsprinciperna eftersom de sätter ramarna för vad som är tillåtet att ställa krav på.
Vad är relevanta kvalificeringskrav?
Som med kravspecifikationen är det av stor vikt att kvalificeringskraven är direkt relevanta och uppnår den effekt som eftersträvas. Som beställare är det därför viktigt att fundera över vilka krav som är relevanta, vilket behov som finns och hur kraven ska bevisas.
De bästa kvalificeringskraven…
- är rimliga och lämpliga i relation till det som ska köpas in,
- tillvaratar kunskap och erfarenhet, och
- har utformats i dialog med marknaden
Sammanfattning – vad är kravspecifikation och kvalifikationskrav?
- Kravspecifikation är den del i upphandlingsdokumenten som anger krav på det som ska upphandlas. I kravspecifikationen brukar man typiskt sett skilja mellan detaljkrav, funktionskrav och standarder som alla har för- och nackdelar. Vilka typ av krav som beställaren ställer på upphandlingsföremålet beror på vad som köps in och vad syftet med upphandlingen är.
- Kvalifikationskrav är den del av upphandlingsdokumenten som anger krav på leverantörerna. Kvalifikationskrav kan exempelvis ange krav på ekonomisk kapacitet och erfarenhet på området. Kvalifikationskraven måste alltid utformas i enlighet med upphandlingsprinciperna.
