Vad gör en upphandlare?

Upphandlare, också kallat inköpare, har ofta en varierande roll. Upphandlare arbetar med allt ifrån att säkerställa att upphandlingslagarna följs till att verka för en god offentlig affär utifrån kostnads-, hållbarhets- och effektivitetsaspekter. I detta blogginlägg svarar vi på dina frågor om vad en upphandlare gör och vilka arbetsuppgifter som ingår i upphandlarens vardag. 

Upphandlare arbetar inom offentlig upphandling

Beroende på vilken arbetsplats en upphandlare är anställd vid kan en upphandlare inta olika roller och uppdrag, men som utgångspunkt genomför upphandlare offentliga upphandlingar. Med offentlig upphandling avses de inköp som offentlig sektor gör. Kommuner, regioner och upphandlande myndigheter är framför allt den del av offentlig sektor som är skyldiga att genomföra offentliga upphandlingar enligt lagens regler. Den huvudsakliga lagen på upphandlingsområdet är lagen om offentlig upphandling (LOU). Utöver LOU finns flera andra upphandlingslagar, bland annat lagen om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF) och lagen om upphandling av koncessioner (LUK). 

Det är skattemedel, det vill säga allmänhetens pengar, som finansierar offentlig sektors verksamhet. En stor del av inköpen går till samhällsviktiga verksamheter såsom skola, kollektivtrafik, sjukvård och äldreomsorg. Det är ett av skälen till att offentlig upphandling styrs av detaljerade lagregler, vilket är en skillnad gentemot upphandlingar inom privat sektor. Konsekvensen av ett omfattande regelverk är att offentliga upphandlingar tar längre tid än inköp som görs i privat verksamhet. Direktupphandlingar, mindre upphandlingar, har däremot många likheter med inköp som sker av privata företag, eftersom färre regler gäller i upphandlingslagarna.

Vad gör en upphandlare?

En upphandlare är med under upphandlingsprocessen. Hur en upphandling går till skiljer sig åt beroende på bland annat värdet av upphandlingen och vad som köps in. I allmänhet kan upphandlingsprocessen dock delas in i fyra steg – förberedelse, genomförande, leverans och uppföljning – och en upphandlare är antingen i mindre eller större utsträckning med under dessa fyra steg. Det innebär att en upphandlare kan planera upphandlingen och genomföra olika slags analyser, till exempel behovsanalys och marknadsanalys, för att ta fram en översiktlig plan av upphandlingen. 

I det andra steget, genomförandet av upphandlingen, ställs höga krav på att upphandlingen genomförs enligt upphandlingslagarna. Här kan en upphandlare bland annat vara med och utforma kraven för upphandlingen, både krav på det som upphandlas och krav på leverantören, ta fram upphandlingsdokument (förfrågningsunderlag), annonsera upphandlingen och utvärdera leverantörernas anbud. Efter att leverantören levererat det som upphandlats brukar en upphandlare följa upp leveransen för att utvärdera om leveransen mött kraven i verksamheten. Sådant utvärderingsunderlag kan exempelvis användas för att planera kommande upphandlingar eller för att göra förändringar inom organisationen. En upphandlare samarbetar dessutom vanligtvis med uppdragsgivaren på myndigheten.

Vilka krav ställs på en upphandlare?

Som upphandlare krävs kunskap inom de lagar som styr offentlig upphandling och flera gånger aktualiseras även andra juridiska områden, exempelvis avtalsrätt, köprätt, civilrätt och arbetsrätt. Eftersom offentlig upphandling baseras på direktiv och praxis från EU ställer det krav på att upphandlaren har en förståelse för EU-rätten. 

Att upphandlaren är duktig på att kommunicera är också viktigt. En upphandlare utformar skriftliga dokument under upphandlingen i form av upphandlingsdokument som måste vara tydliga och preciserade, vilket i sin tur ställer krav på noggrannhet. Att upphandlaren har en god förmåga att kommunicera muntligt spelar också roll, eftersom upphandlaren bland annat ska förhandla och föra dialog med leverantörer för att skapa en god affärsrelation. En upphandlare ska även kunna hitta nya affärsmöjligheter och se till att inköpen är kostnadseffektiva, hållbara och tillgodoser organisationens behov.

Upphandlare sitter många gånger på spetskompetens

Det är inte ovanligt att upphandlare är specialiserade inom särskilda områden. En upphandlare kan exempelvis sitta på spetskompetens inom konsulttjänster för IT och hållbarhet. Om en upphandlare är särskild kunnig inom ett visst område innebär det ofta att upphandlaren får uppdrag som relateras till denna kunskap, då upphandlaren har en bredare förståelse för det som köps in av den upphandlande myndigheten. 

Var arbetar upphandlare?

Det finns många olika arbetsplatser för upphandlare. Upphandlare kan vara anställda av kommuner, regioner eller upphandlande myndigheter. En upphandlare kan exempelvis arbeta som anbudsansvarig, avtalscontroller, upphandlingssamordnare eller upphandlingsassistent. En upphandlare kan även arbeta på tillsynsmyndigheten för offentlig upphandling – Konkurrensverket. Upphandlingsmyndigheten har också flera anställda upphandlare som ska verka för en rättssäker, effektiv och hållbar upphandling genom vägledning, stöd och statistiktjänster. Upphandlare kan också vara upphandlingskonsulter, vilket är fallet när man är anställd av en privat aktör.

Vad heter upphandlare på engelska?

På engelska kan bland annat termen contracting authority användas för upphandlande myndigheter inom offentlig sektor.

Sammanfattning: Vad gör en upphandlare?

• En upphandlare ser till att upphandlingslagarna följs. 
• En upphandlare sätter den goda affären i fokus. 
• Eftersom offentlig upphandling finansieras av skattepengar ställer det krav på att upphandlaren ser till att inköpen sker utifrån hållbarhets-, kostnads- och effektivitetsaspekter.
• En upphandlare är många gånger specialiserad inom ett visst område.
• En upphandlare är med under hela upphandlingsprocessen i mindre eller större utsträckning.