Datadrivet anbudsarbete, vad är det egentligen? Artificiell intelligens, digitalisering och automatisering – ibland kan sådana ord kännas mer krångliga än hjälpsamma. Men faktum är att det finns enkla sätt att effektivisera sitt anbudsarbete till offentlig sektor med hjälp av data, smart mjukvara och välanpassade verktyg. Är detta okänd mark? Tendium, Ronny Ågren och Johan Svedberg reder ut vad datadrivet anbudsarbete innebär och hur du med hjälp av det kan spara tid, fokusera på rätt affärer och bli framgångsrik på den offentliga marknaden.
Vad innebär traditionellt anbudsarbete?
De flesta som lämnar anbud till offentlig upphandling har idag någon form av bevakningstjänst för att hitta rätt affärer, men kan man använda digitala hjälpmedel för att också förenkla andra steg i upphandlingsprocessen? Ja! För att förstå hur man kan effektivisera anbudsarbetet genom att jobba datadrivet behöver vi dock först titta på hur traditionellt anbudsarbete ser ut. Hur jobbar man med offentliga upphandlingar idag?
Vad kostar ett anbud – i tid och pengar?
Enligt en studie tar en anbudsprocess idag i genomsnitt 38 arbetsdagar, det vill säga ungefär 304 timmar, i anspråk. Samtidigt brukar man beräkna kostnaden för ett anbudsarbete till ungefär en till två procent av kontraktsvärdet inom offentliga upphandlingar. Det rör sig alltså om ganska mycket tid och således rätt stora utgifter. Att hitta sätt att korta ner tiden är centralt både för att minska sina kostnader och för att spara tid att lägga på sin kärnverksamhet såväl som på fler relevanta och lönsamma offentliga affärer. Men hur gör man det?
Hur jobbar man med anbud idag?
Pling i mejlkorgen
Det första som brukar ske är att man får ett mejl som informerar om att upphandlingen är annonserad. Här börjar klockan ticka. De flesta laddar vid detta tillfälle ner dokumenten. Man gör en snabb granskning för att se om upphandlingen är intressant eller inte genom att läsa upphandlingens titel och den korta beskrivningstext som återfinns i annonsen.
Undersöka dokumenten
Nästa steg är att noggrannare sätta sig in i vad de faktiskt frågar efter. “Det är här huvudvärken och pressen kommer”, förklarar Ronny. Det är omfattande uppgifter som behöver undersökas innan ett företag kan ta ett beslut om deltagande i en offentlig upphandling.
Man tittar bland annat på:
- Kontraktsvärde
- Vad efterfrågas?
- Vilka roller krävs?
- Vilken erfarenhet krävs?
- Referensprojekt
- Avvikelser från standardavtal
- Hur ska affären utvärderas?
- Risker
- Viten och skadestånd
Detta läsande tar tid, resurser och tankeverksamhet och kan, som Ronny beskriver, leda till huvudbry. Vad är viktigt och relevant för just mig och mitt företag att känna till? Det är mycket information som ska samlas in och hållas i huvudet, ofta av endast en person.
Sammanställning av dokument och samarbete med kollegor
Allt eftersom man tittar närmare på vad dokumenten anger uppstår också frågor som ibland blir nödvändiga att ta med kollegor. Det kan exempelvis röra sig om huruvida man har de kompetenser, erfarenheter och CV:n som upphandlaren frågar efter. Frågor ställs i en mängd olika kommunikationskanaler som mailtrådar, chattar, muntligt, via dokument och Teams eller Slack. Beroende på hur upptagna dina kollegor är kan det ta tid att få svar. Att effektivisera samarbetsprocessen är alltså också av största vikt för att spara tid i anbudsarbete, speciellt vad gäller beslutsfattande.
I ett traditionellt anbudsarbete leder undersökningsarbetet efter att frågor blivit besvarade oftast till att man klipper och klistrar ihop en sammanfattning av upphandlingens information och viktiga krav. Man flyttar text från upphandlingsdokument till olika dokumentmallar, mail eller presentationer som sedan delas med kollegor. Alla dessa led genomförs alltså manuellt och i olika kommunikationskanaler. Samma långa och krångliga process gäller oftast även för FKU:er (förnyade konkurrensutsättningar). Det är ur detta perspektiv inte så underligt att den offentliga marknaden upplevs som komplicerad.
Hur jobbar man datadrivet med anbud?
I kontrast till det traditionella anbudsarbetet finns möjligheten att jobba datadrivet. Tendium erbjuder ett flertal olika datadrivna verktyg som effektiviserar arbetet med offentliga upphandlingar. Vi tar här en närmare titt på vad en datadriven anbudsprocess innebär och på vilket sätt en sådan är fördelaktig.
Bevakning och automatiska sammanfattningar
Det finns flera smarta sätt att jobba datadrivet i en proaktiv fas, det vill säga redan innan en upphandling annonserats. När själva anbudsarbetet tar vid börjar det dock i samma ände som i det traditionella. Mejlkorgen plingar till och en bevakningstjänst signalerar att nu finns en ny, intressant upphandling ute. Jämfört med den traditionella anbudsprocessen är den datadrivna dock en betydligt mer rofylld historia.
I stället för att manuellt gå igenom alla upphandlingsdokument sammanställer Tendiums kvalificeringsverktyg med hjälp av smart mjukvara snabbt den viktigaste information. Centrala punkter listas automatiskt. Vad gäller affären? Vilka tjänster eller produkter efterfrågas? Vilken omfattning har den? Hur ser kontraktsperioden ut? Vilket är det uppskattade kontraktsvärdet? Hur kommer affären att tilldelas och utvärderas? Finns viten, skadestånd, avvikelser från standardavtal? Vilka referenser krävs? Vilka krav finns på leverantören?
En datadriven tjänst läser och sammanställer informationen åt dig, med pålitliga resultat. Du kan då spara tid och fokusera på det kvalitativa arbetet – att diskutera med kollegor, ta beslut, planera och börja skriva anbud.
“Det rör sig alltså om exakt samma information som man i ett traditionellt anbudsarbete själv gräver fram”, förklarar Ronny. “Men genom att jobba datadrivet kan detta tidskrävande och administrativa steg kapas helt.”
Tendiums kvalificeringsverktyg för snabbare beslut
Tendiums kvalificeringsverktyg är ett datadrivet verktyg framtaget för att hjälpa företag att fatta beslut om att delta i offentliga upphandlingar snabbare. Med automatiska sammanfattningar på upphandlingsdokument kan du fokusera på rätt affärer direkt.
Du kan exempelvis:
- Hitta konkurrensfördelar i uppahandlingsdokumentationen och därmed enklare prioritera rätt upphandlingar
- Identifiera risker och möjligheter tidigare i processen
- Undvika att slösa tid på irrelevanta upphandlingar
Är du nyfiken på Tendiums kvalificeringsverktyg? Läs mer om det här eller boka en demo med oss!
Smart samarbete
Nästa viktiga fördel med ett datadrivet anbudsarbete är samarbetet med kollegor. För att ta beslut krävs som nämnts ofta dialog mellan medarbetare. Har vi de referenser som efterfrågas? Vad tror vår jurist om potentiella risker?
Att ställa och svara på frågor i olika kommunikationskanaler kan vara både tidskrävande och krångligt. Med ett datadrivet verktyg kan dialogen föras på ett smidigt sätt – på ett och samma ställe. Kollegor kan taggas i frågor i direkt anslutning till sammanställningen och själva upphandlingsdokumenten. Det blir alltså enklare att se både vad frågorna syftar till och vilken information som är relevant för respektive kollega. Medarbetare med mycket att göra kan löpande besvara frågor när de har möjlighet i stället för att försöka hitta en gemensam tid för möte. Detta gör det smidigt att dubbelkolla fakta och att ställa även små och snabba frågor.
Den som jobbar med anbud får på detta vis en lugnare och tydligare process. Det blir enklare att hålla ihop affären och att samordna alla som arbetar med den. Framförallt frigörs tid till att jobba med det som är strategiskt viktigt för att vinna affären.
Tendiums kvalificeringsverktyg för smidigare samarbete
Tendiums kvalificeringsverktyg hjälper dig även att samarbeta – datadrivet och effektivt. Med allt samlat på en plattform är det enklare för hela teamet att följa anbudsprocessen.
Du kan exempelvis:
- Ange kollegor som ansvariga för upphandlingar
- Kommentera olika krav och tagga kollegor
- Påminna kollegor om att besvara frågor om upphandlingen genom email-notifikationer
Läs mer om hur Tendiums kvalificeringsverktyg hjälper ditt team att samarbeta här!
Johan tipsar: Spara tid och fokusera på rätt affär
En särskilt viktig aspekt av att jobba effektivt och kvalitetssäkrat med anbud menar Johan är att välja rätt affärer. Man behöver god kännedom om upphandlingsdokumenten. Vad är det som gäller? Är allting korrekt? Vad behöver jag fråga om? Och framförallt, är det här något som passar mig?
“De flesta tänker att ett underlag kan man ju scanna in. Ja det kan man, men man sparar bra mycket mer tid på att använda ett verktyg som tar ut det viktigaste. Det har jag gjort några gånger nu.”, berättar Johan.
Att jobba datadrivet handlar alltså om att utnyttja de smarta, digitala lösningar som är möjliga för att effektivisera anbudsarbetet. Detta, menar både Johan och Ronny, gör inte den som jobbar med anbud mindre viktig. Snarare kan resurser användas på bästa sätt. Affären får tydligare form, tidskrävande informationssök kan minskas och krånglig administration skalas bort. Kollegor kan samarbeta enklare, samt läsa information och besvara frågor som berör just dem. Viten, skadestånd, avvikelser från standardavtal, prisjustering för index och andra typer av risker med stor betydelse kan identifieras och hanteras i god tid. Genom att all viktig information automatiskt plockas fram kan man fokusera på att ställa rätt frågor och gräva ner sig i rätt affärer, på en gång.
“Man måste ändå djupdyka. Det steget tar man inte bort. Men jag kan välja bort affärer mycket snabbare. Jag kan direkt se vad jag ska sikta in mig på, särskilt avvikelser och sådant som sticker ut.”, förklarar Johan, som med sin långa erfarenhet som upphandlingsjurist vet vad som är viktigt att ta i beaktning inför beslut om att lämna anbud. Han har jobbat inom offentlig upphandling sedan 1990-talet och arbetar sedan 2016 under egen regi med juridisk rådgivning, konsultation och utbildning inom försäljning till offentlig sektor. På Johans hemsida kan du läsa mer om hur han kan hjälpa dig och ditt företag att förbättra upphandlingsarbetet.
Ett datadrivet anbudsarbete hjälper dig att spara tid, framförallt i beslutsfattande och kommunikation med kollegor. En anbudsprocess ska inte behöva vara administrativt krånglig, stressig eller tidskrävande och du som anbudsgivare ska inte behöva ha huvudvärk. Uppdatera ditt anbudsarbete med Tendiums datadrivna verktyg. Boka en demo så hjälper vi dig!
Våra källor
I detta inlägg har vi arbetat med:
Johan Svedberg, upphandlings- och affärsjurist på Procbid med erfarenhet i branschen sedan 1990-talet. Han arbetar med att hjälpa företag att vinna fler affärer mot offentlig sektor genom utbildning, workshops och långsiktigt samarbete. Du kan läsa mer om hans arbete och hur han kan hjälpa dig och ditt företag att formulera slagkraftiga anbud på hans hemsida och LinkedIn.
Ronny Ågren, försäljningschef på Tendium med över 15 års erfarenhet av offentlig upphandling. I sitt arbete förser företag med smarta verktyg för att effektivisera sin försäljning till offentlig sektor. Du hittar fler av Ronnys tips och guider på vår blogg.
