Kan man som anbudsgivare få hjälp med upphandlingsfrågor, kostnadsfritt? Ja! Tendium träffade Erika Hanses. Hon är utbildad jurist och Funktionsansvarig för Upphandlingsmyndighetens Frågeservice, en tjänst framtagen särskilt för att erbjuda stöd i alla delar av offentlig upphandling.
Erika brinner för att fler ska förstå hur offentliga affärer fungerar. I intervjun med Tendium berättar hon om vanliga frågor Frågeservicen hanterar samt råd för hur du som leverantör kan tänka när du ställer dina frågor. Hon delar också sina bästa tips för företag som vill göra affärer med offentlig sektor och uppmanar fler att våga delta i upphandlingar.
Ta del av allt du behöver veta om Upphandlingsmyndighetens Frågeservice så att du kan ställa kloka frågor och få den hjälp du behöver för att lyckas med dina offentliga affärer!
Psst! Du vet väl att du också kan läsa om bakgrunden till Upphandlingsmyndighetens Frågeservice och hur den fungerar? Kolla in inlägget Hjälp med upphandlingsfrågor – Allt om UHM:s Frågeservice!
“6-7% av alla frågor handlar om direktupphandling”
Vilka frågor är vanligt förekommande i Upphandlingsmyndighetens Frågeservice?
Vi får in väldigt många olika typer av frågor. En ganska stor andel, kanske 6-7% av alla frågor, handlar om direktupphandling. Får jag direktupphandla? Kan den upphandlande organisationen direktupphandla oss i den här situationen? Måste jag skicka tilldelningsbeslut? Kan man avbryta en direktupphandling?
Många vet oftast vad som gäller när det är tydligt reglerat, men när det inte är reglerat, utan mer fritt, kan det faktiskt upplevas som svårare. Sedan de nya reglerna kom den 1 februari har det varit otroligt mycket frågor med anledning av det, bland annat om hur man ska beräkna värdet av en direktupphandling.
Vad är vanligast att fråga om som leverantör?
I Upphandlingsmyndighetens Frågeservice ställs oftast frågor om:
- Direktupphandling
- Överprövning
- Avtalsrätt
- Ändringar av kontrakt och ramavtal
- Om ett visst krav är tillåtet att ställa
“Saker som sker i omvärlden påverkar upphandling och upphandlade avtal”
Kan ni se någon trend av frågor som är vanliga och aktuella att ställa just nu?
Just nu får vi ganska många frågor om ändringar av befintliga avtal. Det är framförallt kopplat till ökade bränslepriser. Saker som sker i omvärlden påverkar upphandling och upphandlade avtal.
I början av pandemin fick vi många frågor om till exempel undantaget vid synnerlig brådska. Just nu är det jättevanligt med frågor om ändringar av avtal och avtalsrätt. Allt är så himla integrerat, så när det sker stora händelser i världen som påverkar avtal och förändrar priser så måste man ibland se över och justera sina avtal. Det kan vara knepigt att navigera i.
Det kommer också många frågor om offentlighet och sekretess kopplat till upphandling. Många funderar om man har rätt att få ut en viss typ av handling eller rätt att få insyn i ett ärende. Får eller bör man lämna ut vissa handlingar eller inte?
Även ramavtal är vanligt att fråga om. Får man köpa utanför ramavtalet? Hur får fördelningsnycklar vara utformade? Får man göra en förnyad konkurrensutsättning eller inte?
Vilka är de mest lästa inläggen i Frågeportalen 2022?
I Upphandlingsmyndighetens Frågeportal ställs många frågor. Nedan kan du ta del av de mest läst inläggen under 2022.
- Nya beloppsgränser för 2022 – här är listan
- Hur ska värdet av en direktupphandling beräknas utifrån de nya förenklade bestämmelserna?
- Hur definieras små- och medelstora företag (SMF)?
- Nya upphandlingsregler 1 februari 2022
- Vad är tröskelvärdena vid offentlig upphandling?
“Våga testa på att ha offentliga kunder”
Har du något tips på hur man ska tänka som leverantör när man ställer sina frågor? Hur tänker du vad det gäller till exempel att ni inte kommenterar enskilda fall?
Det är bara en domstol som kan avgöra enskilda ärenden i en upphandlingskontext. Det kan såklart verka frustrerande om man sitter med en svår och viktig fråga, men det är något man bara måste förhålla sig till. Jag tycker inte att man ska tänka på något särskilt, förutom att man ska kontakta oss. Det är steg ett.
Det kan finnas omständigheter i en situation som verkligen påverkar svaret. Det gör att olika typer av frågor lämpar sig för lite olika kontaktvägar. Det är kanske inte smidigt för någon inblandad att en fråga skrivs i form av en jättelång uppsats i ett chattfönster, eftersom det kan vara ganska knepigt att få med alla viktiga delar i en chatt. Då kan det kanske vara bättre att ringa eller skicka in något via Frågeportalen. Olika frågor lämpar sig för olika kommunikationskanaler.
Det absolut viktigaste är dock att man som användare av vår tjänst väljer en kontaktväg som passar en själv. Man kan ringa oss på förmiddagarna och chatta med oss på eftermiddagarna eller fredagsförmiddagarna. Sedan kan man alltid använda Frågeportalen.
Man kan inte förvänta sig att vi ska kunna säga “Exakt såhär är det”, för det kan vi sällan göra. Vi är begränsade till det här formatet, men vi vill alltid bolla tankar och hjälpa till. Frågeställaren kan sedan fatta ett eget självständigt beslut: Hur ska jag göra i den här situationen?
Som leverantör kan det ofta vara så att man undrar om upphandlaren till exempel får ställa det aktuella kravet. Man undrar hur man ska resonera. Kan det vara diskriminerande, oproportionerligt eller strida mot principen för likabehandling? Då kan vi hjälpa till att diskutera – ok, vad innebär egentligen likabehandlingsprincipen i den här situationen? Sedan kan man som leverantör själv göra en bedömning. Ska jag ansöka om överprövning? Ska jag ställa frågor till den upphandlande organisationen? Utifrån diskussionen vi erbjuder kan en leverantör planera sitt nästa steg.
Det kan vara lite knepigt att veta vad man ska göra, framförallt om man inte är van att göra affärer med offentlig sektor. Det är en hel del formalia som är udda eller unik för offentlig upphandling. Det kan exempelvis vara svårt att reda ut de olika typerna av underleverantörer som finns. Att åberopa annans kapacitet är något som är speciellt med upphandling.
Känner man inte till det kan man verkligen gå miste om affärsmöjligheter. I sådana fall vill vi jättegärna att man ringer för att ta tillvara på de möjligheter som finns i upphandlingslagstiftningen för att göra affärer med offentlig sektor.
Vi vill att flera ska välja den offentliga marknaden. Så våga testa på att ha offentliga kunder! Vi har så pass stora utmaningar i den här världen, som varken offentlig sektor eller näringslivet kan lösa själva. Vi kommer att behöva samarbeta, och då är upphandling ett sätt att samarbeta på.
När det offentliga vill göra bra saker med näringslivet eller en idéburen sektor, aktualiseras upphandlingsreglerna. Man måste kanske inte alltid genomföra en upphandling, men man måste oftast beakta regelverket. Om vi på Upphandlingsmyndigheten bara kan få finnas där och hjälpa till tänker jag att vi har lyckats.
Vilka är de mest lästa inläggen i Frågeportalen sedan starten 2016?
Sedan Frågeportalen öppnades har många frågor skickats in. Nedan kan du ta del av de mest lästa sedan starten 2016.
- Övergång till förhandlat förfarande utan föregående annonsering enligt LOU
- Hur långt får avtalets löptid vara för kontrakt respektive ramavtal?
- Hur får optioner användas?
- Rättelse av fel, förtydligande och komplettering – får man godkänna att anbudsgivare kompletterar?
- Kan anbudsgivare sekretessbelägga sitt anbud genom att begära sekretess?
Erikas 5 tips till leverantörer som vill använda UHM:s Frågeservice
- Leta efter ditt svar i Frågeportalen, här finns nästan 2000 inlägg! Använd fritextsök eller klicka dig fram via taggarna i de olika inläggen om du vill läsa allt om ett visst ämne.
- Kontakta oss direkt om du inte hittar svaret i Frågeportalen. Skriv ett eget inlägg eller prata direkt med någon av våra experter via telefon eller chatt. Vi är tillgängliga varje dag!
- Ange direkt i inlägget om du inte vill att din fråga ska synas publikt. Din e-postadress publiceras aldrig.
- Vi som svarar på frågor i telefon eller chatt är upphandlingsjurister och specialister. Om din fråga handlar om exempelvis något av våra hållbarhetskriterier eller statsstöd kan du bli uppringd eller kontaktas av en specialist på just det området lite senare.
- Välj den kontaktväg som passar dig bäst: Frågeportalen, telefon eller chatt. Om din fråga är väldigt lång med många omständigheter kan det dock vara bättre att skriva ett inlägg eller ringa.
“Våga jobba med sälj och våga föra dialog med offentliga organisationer”
Har du några tips till våra läsare angående offentlig upphandling ur ett leverantörsperspektiv?
När det kommer till att göra affärer med offentlig sektor tycker jag att det är viktigt att inte glömma att det faktiskt handlar jättemycket om sälj, även fast det är en offentlig upphandling. Som leverantör måste man våga ligga på, våga jobba med sälj och våga ta kontakt och föra dialog med offentliga organisationer. Många upphandlande organisationer är jättetaggade på det och vi behöver jobba närmare varandra för att klara utmaningarna i samhället. För att kunna göra det måste vi prata med varandra.
Baksidan av offentlig upphandling och att lämna anbud är att man måste vara otroligt noggrann. Då tycker jag det är jätteviktigt att man vågar ta kontakt med oss. Det kan även vara i ett tidigt skede. Vi finns där och stöttar när man ska starta upp eller börja navigera sig mot offentlig marknad. Det kan vara svårt att veta vem man ska vända sig till under den första fasen. Då finns vi där som ett bollplank.
Om man vill börja göra affärer med offentlig sektor är det viktigt att vara tålmodig. Var noggrann och ta hjälp för att undvika onödiga fel. Andelen leverantörer och upphandlande organisationer som kontaktar oss är fortfarande inte fifty fifty. Det kan finnas en massa förklaringar till det, men jag skulle bli jätteglad om det var fler leverantörer som hörde av sig. Då skulle vi också bättre förstå vad leverantörer behöver av oss.
Erikas 5 tips till leverantörer som vill göra affärer med offentlig sektor
- Jobba med säljet, precis som du skulle gjort om kunden varit ett privat företag.
- Var noga som tusan (och i tid!) när du skickar in anbudet i en annonserad offentlig upphandling.
- Använd frågor-och-svar-funktionen i upphandlingen om något är oklart i upphandlingsdokumenten.
- Lär dig om möjligheterna med upphandling, exempelvis hur du kan samarbeta med andra och åberopa annans kapacitet.
- Kontakta Upphandlingsmyndighetens Frågeservice om du vill veta mer om offentliga affärer eller om något verkar oklart! Hellre en gång för mycket än en gång för lite. OBS! Det är möjligt att vara anonym när du ställer frågor.
Våra källor:
Erika Hanses är utbildad jurist och Funktionsansvarig för Frågeservice på Enheten för Frågeservice på Upphandlingsmyndigheten, en tjänst framtagen för att erbjuda stöd i alla delar av offentlig upphandling. Erika tror stenhårt på potentialen i offentlig upphandling och de möjligheter till samhällsutveckling som det innebär. Hon brinner också för att fler ska förstå hur offentliga affärer fungerar.
