Dedicare skapar vinnande anbud snabbt – fick full poäng som enda leverantör

Dedicare, Nordens största bemanningsföretag inom vård och socialt arbete, har effektiviserat en tidigare tidskrävande och manuell process för försäljning mot offentlig sektor. 

Med Tendium har Dedicare nu ett arbetsflöde där de snabbt kan hitta rätt affärer och lämna fler och bättre anbud:

• Anbudstexter kan skrivas på en timme istället för en dag
• Full poäng i kvalitetsutvärdering i nyligen vunnen upphandling
• Hittar snabbt rätt affärsmöjligheter och kan lämna fler anbud

Bakgrunden: En manuell och tidskrävande process

Tidigare var processen för att hitta rätt upphandlingar och skriva anbud manuell och tidskrävande. Bid Manager Emma Stålkrona la många timmar på att sålla bland irrelevanta upphandlingar, ladda ner dokument, läsa in sig, checka av checklistor och skriva om anbudstexter från långa mallar. När tiden inte räckte till behövde Dedicare prioritera bort potentiella affärer.

Utmaningar:

• Svårt att hitta rätt affärer bland många irrelevanta
• Tidsbrist ledde till att affärsmöjligheter prioriterades bort

Lösningen: Ett arbetsflöde som ökar vinstchansen

Med Tendium arbetar Emma nu både med att hitta rätt affärer och skriva anbud i ett sammanhållet och effektivt flöde. Nya upphandlingar sammanfattas automatiskt, vilket ger snabb överblick. När rätt affärer hittats kommer Emma snabbt igång med anbudet genom att automatiskt skapa uppgifter från upphandlingsdokumenten.

Emma beskriver att hon nu genererar anbudstexter med ett knapptryck. Tidigare klippte och klistrade hon från ett långt dokument av standardtexter och skrev sedan om. Nu får hon istället en färdig text att arbeta vidare med baserad på Dedicares egen information. 

Förbättringar:

• Automatiska anbudstexter baserade på Dedicares egna uppgifter
• Effektiv bevakningsprofil som fångar rätt affärer
• AI-stöd som ger överblick över krav och villkor

Resultatet: Full poäng i kvalitetsutvärderingen

“Vi hade en upphandling nyligen som bara utvärderades på kvalitet. Jag gjorde texterna i Tendium, och vi fick full pott. Vi var de enda som fick det av alla leverantörer.” – Emma Stålkrona

Sedan de började arbeta i Tendium har Dedicare ökat sin kapacitet rejält. Med det nya arbetsflödet kan de lämna både fler och bättre anbud. Emma kan hantera tio upphandlingar parallellt, och får mer tid till att finslipa anbudstexter. Under hela förra året lämnade in strax över 80 anbud, och halvvägs genom året är de nu snart där igen. 

I en upphandling som utvärderades på kvalitet fick de som enda leverantör maxpoäng. De texterna gjorde Emma i Tendium. 

Resultat:

• Anbudstexter kan skrivas på en timme istället för en dag
• Full poäng i kvalitetsutvärdering i nyligen vunnen upphandling
• Fler affärsmöjligheter hinns med – utan att tumma på kvaliteten
• Mer tid att förbättra varje anbud innan det skickas

“Vår bransch är svår just nu. Det hjälper väldigt mycket att ha ett bra system och kunna teckna avtal med de stora köparna. Det är jätteviktigt för oss.” – Emma Stålkrona