Ett komplett system som passar och växer med Swedish Consulting Group

För Swedish Consulting Group har bevakning och hantering av upphandlingar blivit smidigare med hjälp av Tendiums plattform. Vice VD Lotta Hardless och Bid Manager Felicia Eksell berättar om hur företaget nu sparar tid och hanterar parallella upphandlingar på ett enklare sätt.

En daglig process för hantering av upphandlingar

Swedish Consulting Group är en mötesplats för hela konsultbranschen. De levererar både konsultresurser och lösningar till kunder runt om i hela Sverige. En stor del av bolagets leveranser sker till den offentliga sektorn.

Tidigare hanterade Swedish Consulting Group inflödet av upphandlingar genom mejlnotiser från olika system. Numera har upphandlingshanteringen integrerats och blivit mer jämnt fördelad i det dagliga arbetet genom att upphandlingarna bevakas i Tendium-plattformen. I Felicias arbetsuppgifter ingår att dagligen se över potentiella affärsmöjligheter i Tendiums plattform.

“Nu arbetar vi med en mer effektiv process för upphandlingar, där vi med hjälp av Tendiums upphandlingsbevakning får en helhetsbild efter allt som kommit in. Det har förenklat arbetet.”, berättar Felicia, som är den som har det huvudsakliga ansvaret för arbetet med upphandlingar på Swedish Consulting Group.

Snabbare utsortering av upphandlingar

Felicia förklarar att bevakningen är det verktyg företaget använder mest, hon är inne i plattformen varje dag. I systemet drar hon även över de intressanta upphandlingarna till anbudsytor. Arbetsytorna är gemensamma och delas med kollegor som ingår i anbudsteamet.

Även de automatiska sammanfattningarna nyttjas av företaget, för att snabbare kunna sortera ut vad som utgör intressanta affärsmöjligheter och inte. Felicia kan till exempel snabbt se kompetensområden, geografiska områden och omsättningen på avtalet, vilket är några av de parametrar som vägs in i vidare bedömning.

Bättre framförhållning och fler intressanta affärsmöjligheter samtidigt

Ett av de värden som Tendiums plattform tillfört till arbetet med upphandlingar hos Swedish Consulting Group är möjligheten att fånga upp fler intressanta affärsmöjligheter samtidigt, vilket gjort att företaget kan ha bättre framförhållning i sitt arbete med upphandlingar.

“Eftersom det går snabbare att hitta och filtrera ut intressanta upphandlingar är det för oss lättare att planera arbetet för anbudsgruppen som sedan ska hantera anbuden”, berättar Felicia.

Expanderar till nya områden med hjälp av plattformen

Med hjälp av plattformen har Swedish Consulting Group expanderat till fler områden. De har bland annat nyligen börjat bevaka den danska marknaden med Tendiums upphandlingsverktyg. Expanderingen rör dock inte endast geografiska områden.

Plattformen har också hjälpt Swedish Consulting Group att söka sig till nya kompetensområden. Med Tendiums plattform kan de nu hantera upphandlingar utan att behöva lämna intresseanmälan, registrera och avregistrera sig, vilket är något många upplever som krångligt med offentliga upphandlingar.

För att få tillgång till upphandlingsdokumenten görs vanligtvis en intresseanmälan, men det är inte ovanligt att man sedan upptäcker att upphandlingen i fråga inte var något man vill satsa på. Då krävs avregistrering i upphandlingssystemet för att undvika att få alla de mejl med tillhörande information som annars skickas ut.

Med Tendiums plattform kan Swedish Consulting Group ta del av upphandlingsdokumenten och fatta beslut utan att behöva registrera och avregistrera sig. En intressant upphandling kan enkelt flyttas till rätt anbudsyta.

“Vi kan lägga till olika kompetensområden och det är lätt att se om upphandlingar som kommer in är något för oss. I stället för att få alla mejl, registrera och avregistrera oss på olika upphandlingar kan vi få tillgång till de viktigaste: upphandlingsdokument och dess sammanfattningar. Vi väljer lätt att spara eller ta bort upphandlingar från våra anbudsytor”, förklarar Felicia.

Således kan Swedish Consulting Group numera först ta del av all information om en upphandling samt fatta beslut, innan man sedan går vidare med registrering och anbudsarbete.

Enklare överlämning

Något ytterligare som Felicia uppskattar med plattformen är möjligheten att enkelt lämna över arbetet till kollegor.

“Det är väldigt lätt för någon annan att hoppa in och täcka upp för mig, till exempel under semestertider, då lämnas den dagliga bevakningen över till kollegor som loggar in i plattformen och tar över mitt arbete. Det är av stort värde för oss att överlämningen sker smidigt.”

Det är inte ovanligt att det i upphandlingsarbete inom ett företag kan vara svårt att hantera semestertider eller liknande, framför allt om endast en eller ett fåtal jobbar med upphandling inom ett bolag.

Snabb support när problem uppstår

Något som är viktigt för Swedish Consulting Group i arbetet med upphandlingar och användandet av en plattform för bevakning och anbudsarbete är snabb och bra support. Det är något de särskilt uppskattat i samarbetet med Tendium.

“Supporten är väldigt snabb, effektiv och hjälpsam. Det är någonting som vi finner mycket positivt. När vi får problem med något går det inte flera veckor innan det är löst, utan det är åtgärdat på någon dag, max. Det är väldigt skönt”, säger Felicia.

Hon är också nöjd med bemötandet företaget upplevt när de stött på och rapporterat in problem, samt att responsen från kunder uppmärksammas och omsätts i form av justeringar i plattformen eller bättre support.

Ett komplett system som passar och växer med Swedish Consulting Group

Swedish Consulting Group har nyligen skapat ett nytt internt arbetssätt för avropshantering, men de är också nyfikna på Tendiums avropsverktyg.

“Vi har tidigare pratat om hur vi skulle kunna hantera specifika avrop på ramavtal. Vi vill utvärdera vårt arbetssätt innan vi hoppar på något nytt, men avropsverktyget är något vi eventuellt på sikt skulle kunna tänka oss”, berättar Lotta angående synen på fortsatt utveckling och effektivisering av företagets arbete med offentliga upphandlingar.

Swedish Consulting Group har använt Tendiums upphandlingsbevakning och anbudsytor länge. Det är ett samarbete som grundar sig i likartade idéer om vad en plattform för att hantera upphandlingar och anbud bör erbjuda: tidsbesparing, smidigare arbetsflöden, bättre överblick och god support – och verktyg att växa med.

“Vi känner att Tendium har ett heltäckande upphandlingssystem – som passar oss”, avslutar Felicia.