Quicksearch

Engagerat, strukturerat och roligt, så beskrivs anbudsarbetet på Quicksearch. Peter Olsson, VD på Quicksearch, berättar om hur Tendiums verktyg hjälpt företaget lösa problemen med ensam, ostrukturerad och tidskrävande anbudshantering. Nu är de nyfikna på framtidens hjälpmedel inom ett av sina stora fokusområden – försäljning till offentlig sektor.

För stor del av kontraktsvärdet åts upp av anbudsprocessen

Quicksearch är ett företag med 25 års branscherfarenhet och egen utveckling av teknik, metodik och kompetens för resultatskapande agerbar feedback. Bland deras kunder återfinns många välkända företag och organisationer samt en rad statliga verk, institutioner, kommuner, regioner, högskolor och universitet. Offentlig sektor utgör ungefär en fjärdedel av företagets omsättning. Det har blivit ett, för företaget, viktigt och lönsamt fokusområde, som hela tiden växer. Problemet för företaget har dock varit att för stor del av kontraktsvärdet går till själva anbudsprocessen.

“Problemet jag kritiserar när jag pratar med inköpare är att de utformar upphandlingarna så avancerat, med hängslen och livrem. Det är ju en fara för dem, för de kommer nog helt enkelt få färre svar”, förklarar Peter.

Det är också ett problem, menar Peter, att den som jobbar med anbud generellt ofta blir ganska ensam, med stort ansvar, snäva tidsramar och många åsikter inom företaget, men inte särskilt mycket hjälp. Det gör det svårt att få bra struktur på arbetet och, i förlängningen, att skriva slagkraftiga anbud.

Tydligare sammanhang för mer trygghet, större engagemang och bättre samarbete

Quicksearch använder upphandlingsbevakningen för att hitta relevanta upphandlingar, kvalificeringsverktyget för att ta snabba beslut om att lämna anbud, samt anbudsytorna för att arbeta med anbud. Tendiums plattform har hjälpt företaget att spara tid, förenkla arbetsflöden och göra anbudsprocessen mer överskådlig. Även samarbetet kring upphandlingar har blivit tydligare och smidigare. Detta förklarar Peter ger företaget mer trygghet, ro och engagemang i arbetet med offentliga upphandlingar. Det är betydelsefullt eftersom det som anbudsgivare är viktigt att uppgifter är helt korrekta och inlämnade i tid, aspekter som kräver en stabil anbudsprocess och god samordning internt.

“Du kan fördela uppdrag, vilket är nästan det allra viktigaste i ett bolag”, förklarar Peter angående hur Quicksearch arbetar med Tendiums plattform. “Den som ansvarar får hjälp att få in uppgifter i tid. Det blir tydligt vem som ska göra saker.”

Alla försäljare och projektledare med fokus mot offentlig sektor använder plattformen. Han förklarar att det gjort alla mer intresserade. Var och en kan gå in och följa arbetet och kommunicera genom en gemensam chattfunktion. Man kan också kommentera och tagga kollegor direkt i upphandlingsdokumenten. De som jobbar med offentlig upphandling på Quicksearch slipper därmed försöka pussla ihop kollegors scheman för möten, vilket Peter förklarar annars är både krångligt och tidskrävande.

Utan en gemensam plattform och kommunikationskanal måste också den som arbetar med en upphandling samla in all information från olika håll. Någon ringer, någon skickar sms, någon mejlar. Det är lätt hänt att någon glömmer att svara på en fråga, speciellt om man arbetar med parallella anbud. I värsta fall har man behövt sitta i sena kvällsmöten, en timme innan inlämning, för att ta beslut och reda ut saker i anbudet, berättar Peter. Tiden brukade rinna iväg och arbetet var ostrukturerat när det väl är dags för inlämning. Plattformen har hjälpt Quicksearch att arbeta på ett mer engagerat och strukturerat vis med upphandlingar.

“Det är en enorm vinst. Plattformen är väldigt lätt att jobba i. Det blir roligare och alla vill vara engagerade när man förstår vikten och ser hela sammanhanget.”

“Plattformen hjälper oss att göra det enklare och tydligare, mer överskådligt.”

Quicksearch sparar 25% av anbudstiden till proaktivt arbete

Många anbudsgivare jobbar reaktivt med anbud. En upphandling publiceras och då påbörjas arbetet. Peter förklarar att Quicksearch använder tiden man sparar genom att använda Tendiums automatiska sammanfattningar till att jobba mer proaktivt med offentliga upphandlingar.

“Med ett nytt sätt att arbeta hoppas vi att under det närmaste året kapa uppemot 25% tiden vi lägger på anbudsprocessen, ännu mer under nästa år. Den tiden vill vi lägga på proaktivt säljarbete i stället”, berättar han.

Peter berättar också att den effektivare arbetsprocessen förändrar hur en bid manager kan jobba.

“Du kan också ha koll på merförsäljning i efterhand och arbeta för att bid managern ska bli en mer proaktiv säljare och en mer offensiv kraft i hela säljarbetet. Det gör det roligare. Du blir en del i arbetet i stället för en säljsekreterare. Det är till nytta för alla.”

Även utvärdering menar Peter är en viktig del i hur Quicksearchs anbudsarbete har utvecklats med hjälp av Tendiums anbudsytor. Förutom att se vad som finns i avtalen, har företaget fått bättre översikt över utgående avtal. Man kan följa hela processen, även när man förlorat eller avstått från att lämna anbud på intressanta upphandlingar. Peter arbetar själv med efterkontroller av alla anbud, där han med hjälp av plattformen undersöker exempelvis pris eller huruvida företaget uppfyllt den upphandlande myndighetens tekniska krav. Detta hjälper honom att förstå varför de vunnit eller förlorat, så att företaget kan utveckla och förbättra sina anbud inför kommande upphandlingar.

Genom att ha koll när avtal löper ut har Quicksearch god tid att förbereda sig och arbeta proaktivt för att skriva ett bättre anbud till nästa upphandling eller FKU. Det innebär bland annat att det finns tid att kontakta upphandlaren och boka ett möte för att diskutera hur man kan jobba tillsammans. Det är särskilt systematiken som plattformen erbjuden som Peter gillar.

“Större organisationer kan ha anbudstavlor för olika dotterbolag, avdelningar eller produktområden. Då kommer du få du koll på alla upphandlingar”, säger Peter.

Ett nätverk med kunskap om “livet runt produkten”

En viktig del för samarbetet mellan Quicksearch och Tendium är närheten – uppstår problem eller frågetecken är hjälpen snabb. Peter värderar kunskapen om plattformen, men också om branschen i stort. Han förklarar att de som hjälpt honom är kunniga både i hur verktygen används och varför de används. Eller som han själv beskriver det: de som utbildar och står för support av tjänsterna kan “livet runt omkring produkten.”

Quicksearch har stärkts genom både rådgivning och nätverk. Peter lägger särskild vikt vid engagemanget och visionen. Det är något Quicksearch och Tendium delar, och som han menar gör bemötandet från Tendiums anställda speciellt.

“Det är inte bara verktyg i teorin. Tendium kan anbudsprocessen och förstår sig på den offentliga marknaden. Har man inte eget folk så finns det ett nätverk av duktiga människor”, förklarar Peter. “Det är modernt, lite framåtlutat”, fortsätter han och syftar till Tendiums bolagsmodell.

En plattform att växa och expandera med

Att börja jobba med offentliga upphandlingar beskriver Peter som en tämligen bred väg. Han förklarar dock att Tendium erbjuder verktyg som kan hjälpa den som ska påbörja det arbetet.

“Då kan du så att säga växa med uppgiften. Du kan komma in i det och få ett sammanhang där du lär dig”, säger han.

Men även en stor och komplex organisation som redan arbetar med offentliga upphandlingar kan enligt Peter dra nytta av Tendium. Om offentlig upphandling är viktigt för företaget och man är villig att investera i hjälpmedel för att expandera – göra sina affärer större och bättre – erbjuder plattformen lösningar för tydliga arbetsflöden och strukturerade anbudsprocesser.

“Om man har någon form av ambition med affären, då tycker jag att man minst ska göra en allvarlig värdering och fundera om man ska använda Tendium”, säger Peter.

Innovativa verktyg för framtidens anbudsarbete

Quicksearch har i sitt samarbete med Tendium fått en bättre översikt och tydligare struktur för företagets arbete med offentliga upphandlingar. Framförallt ligger tyngdpunkten på engagemang – offentlig upphandling har blivit roligare och mer lämpat för samarbete. Det skänker trygghet för företaget i stort, både ekonomiskt och i form av lugn och ro i arbetsprocessen.

I tanken om engagemang, innovation och “framåtlutande”, som Peter beskriver det, är Tendium och Quicksearch eniga. Som i många andra branscher behövs moderna, digitala och välanpassade verktyg för annars avancerade och tidskrävande arbetsuppgifter. Peter är nyfiken på kommande verktyg som kan hjälpa honom och företaget att förbättra anbudsarbetet ytterligare.

“Jag tycker det kittlar ens egen nyfikenhet. Det är roligt att det är ett expansivt område, att det händer saker. Jag tror att det är lättare med sådana här verktyg att rekrytera och få människor att jobba med offentlig upphandling”, avslutar Peter.