Stadion arkitekter kan nu delta i fler upphandlingar med samma tidsinsats

Bakgrunden: Litet team som inte kan lägga hur mycket tid som helst på upphandlingar

Stadion arkitekter har inte resurserna av ett storföretag med ett stort team som enbart arbetar med upphandlingar och anbud. Samtidigt är offentliga projekt viktiga – Stadion arkitekter ritar och projekterarar offentliga byggnader såsom samhällsfastigheter, kulturbyggnader mm.

Vi har pratat med arkitekt SAR/MSA Tania R. Haitto, som delar sin arbetstid mellan att rita, bevaka upphandlingar och skriva anbud. Innan Stadion arkitekter började använda Tendium gick mycket tid åt till att läsa igenom upphandlingsdokument mycket noga för att hitta alla viktiga delar.

Utmaningar:

• Litet team som behöver utnyttja resurserna på bästa sätt.

• Utrymme för att effektivisera bevaknings- och anbudsprocessen.
  
  

“Vi gör en enorm tidsvinst. Vi får alltihop samlat, kan snabbt se om vi uppfyller krav och vad nästa steg bör bli.” – Tania R. Haitto

Lösningen: Effektiviserar arbetet med smart bevakning och kvalificering

Stadion arkitekter har haft stor nytta av AI-sammanfattningar av upphandlingsdokument. Istället för att läsa igenom alla upphandlingsdokument så kan de nu snabbt få en bild av upphandlingen, för att avgöra om den är relevant att gå vidare med eller inte.

Förutom de rubriker som automatiskt ingår i sammanfattningarna, som exempelvis kontraktsvillkor och referenskrav, så har teamet lagt in återkommande rubriker i arkitektupphandlingar, så att de snabbt kan hitta och läsa just de styckena.

Tidigare gick en stor del av de interna anbudsmötena åt till att gå igenom de administrativa föreskrifterna. Nu behöver de inte lägga tid på det – det räcker med att de går igenom AI-sammanfattningen. Dessutom är det lättare för kollegor som inte är vana att läsa upphandlingsdokument att sätta sig in i projekten.

Lösning:

• AI-sammanfattningar har effektiviserat tiden det tar att bevaka och kvalificera nya upphandlingar och identifiera bra affärsmöjligheter.

• Sammanfattningarna har också effektiviserat beslutsmöten där det är lättare för kollegor som inte är vana att sätta sig in i upphandlingen. 

“Vi sparar absolut minst en timme per upphandling, snarare oftast 1-2 arbetsdagar.” – Tania R. Haitto

Resultat: Kan nu delta i fler upphandlingar med samma tidsinsats

Genom effektivare bevakning och kvalificering sparar Stadion Arkitekter nu mycket tid i anbudsprocessen, från minst en timme per upphandling de granskar, oftast 1-2 arbetsdagar per upphandling.

Tania R. Haitto berättar att det leder till att de nu har möjlighet att vara med i fler upphandlingar med samma tidsinsats. Eftersom det är tidskrävande att delta i upphandlingar är det något de annars kan behöva begränsa.

Resultat:

• Effektiv bevakning som sparar 1-2 arbetsdagar per upphandling.

• Kan delta i fler upphandlingar med samma tidsinsats.

Till arkitekter och andra som deltar i upphandlingar vill Tania skicka med:

“Att använda Tendium effektiviserar bevakningen enormt. Dessutom får man en mycket bättre överblick med de gemensamma kanbanytorna och samarbetsfunktionerna.”