Adeccos rutinerade anbudsteam sparade 50% av tidsinsatsen och effektiviserade anbudsprocessen

Kan framgångsrika anbudsteam med etablerade rutiner ha nytta av att byta till Tendiums anbudsplattform? Javisst, i alla fall om du frågar Adecco. Genom att börja använda Tendium har de moderniserat och effektiviserat sin anbudsprocess, och halverat tiden de lägger på att hitta relevanta upphandlingar. Idag rekommenderar de Tendium till alla som jobbar med offentlig upphandling.

Modernt och effektiviserat arbetsflöde med sammanhållen kvalificeringsprocess

Adecco är inga nybörjare inom offentlig upphandling. Som ett av Sveriges största rekryterings- och bemanningsföretag har de ett väloljat anbudsteam med mycket erfarenhet i bagaget. Att byta anbudsplattform i en redan fungerande process var ingen självklarhet, men Adecco valde att ta klivet över till Tendium och är otroligt nöjda med beslutet. 

Frida Eriksson, Head of Bid Sales på Adecco berättar. 

“Vi såg snabbt fördelarna med att ha allt samlat på ett ställe i Tendium. Tidigare har vi arbetat i flera olika plattformar under kvalificeringsfasen – ett ställe för bevakning, ett annat för att ladda ner dokument, och ett tredje för att arbeta med kvalificeringen. Därefter har vi gått vidare i vårt interna CRM-system.” 

Adeccos tidigare process var därmed uppdelad i flera olika led, något som gjorde processen långsammare, mer komplicerad och svår att överblicka. Med Tendium blev kvalificeringsprocessen snabbare, enklare och tydligare. 

Frida beskriver hur Adeccos arbetsflöde efter bytet till Tendium nu är helt sammanhållet genom kvalificeringen. Från första bevakning, vidare till kontroll av upphandlingsdokument, intern arbetsfördelning, bedömning och slutligen beslut om vilka upphandlingar som Adecco ska delta i – allt gör de i Tendiums plattform. 

“Det blir tydligt vem som har ansvar för vad, vi kan lägga kommentarer direkt i plattformen och får en mycket bättre överblick”, säger Frida. “Det sparar otroligt mycket tid.” 

50% tidsbesparing i kvalificeringsfasen

Den stora vinsten för Adecco är tiden de sparar efter bytet till Tendium, tid som de kan lägga på att skriva ännu bättre anbud. Frida uppskattar att Adecco åtminstone halverat tiden de lägger på att hitta relevanta upphandlingar. 

Förutom de rena effektivitetsvinsterna av ett sammanhållet kvalificeringsflöde beskriver Frida hur till synes små funktioner i Tendiums plattform ger stor effekt i form av sparad tid och smidiga arbetsflöden. Hon nämner bland annat:

• Överblicken de får av att sortera nya upphandlingar som relevanta och inte relevanta, så att de vet vilka nya upphandlingar som är granskade. 
• Tiden de sparar på att slippa gå in i upphandlingsdokumenten, när det i regel räcker att läsa de automatiska sammanfattningarna i systemet för att göra en första bedömning.
• Effektiviteten i att upphandlingsdokumenten finns tillgängliga direkt i Tendiums plattform, och inte behöver laddas ner någon annanstans. 
• Tydligheten i att ange en ansvarig för varje upphandling i plattformen istället för parallella kommunikationstrådar vid sidan av där uppgifter lätt faller mellan stolar eller glöms bort. 
• Enkelheten i att automatiskt få sammanfattad information om upphandlaren, istället för det detektivarbete de tidigare behövt göra vid överföringen till det interna CRM-systemet. 

“Det framstår kanske som ganska grundläggande grejer egentligen. Men det sparar många, många minuter, bara att få allt samlat direkt på ett ställe”, säger Frida. “Arbetssättet i Tendiums plattform har gjort våra processer effektivare och mer överskådliga.”

För ett team som hanterar många upphandlingar per år blir det en stor effektivitetsvinst. En halverad tidsinsats för att hitta relevanta upphandlingar ger mer tid till det som anbudsteamet verkligen vill fokusera på – att skriva bra anbud. 

Adecco rekommenderar Tendium till alla som jobbar med offentlig upphandling

Adecco är otroligt nöjda med bytet till Tendium, och Frida har redan tipsat flera om plattformen. 

“Jag skulle rekommendera Tendium till alla som jobbar med offentlig upphandling. Särskilt alla som har en större andel intressanta upphandlingar inom offentlig sektor, just därför att det sparar så mycket tid.”

Frida förstår att det kan kännas läskigt för rutinerade anbudsteam att byta från en plattform man kanske jobbat med i många år och där etablerade processer sitter. 

“Det finns en trygghet i att så här har det alltid varit. Men för mitt team var bytet till Tendium verkligen över alla förväntningar, gällande hur snabbt vi kom in i det och hur lättarbetat det är. Vi har också fått fantastisk service av Tendium som gjort det otroligt lätt att komma igång. Vi kände direkt att det funkade jättebra.” 

Adeccos anbudsteam vet vad de pratar om. 2021 utsågs de till årets nytänkare inom sitt företag, och tillsammans med Tendiums AI-baserade plattform fortsätter de resan mot att vara morgondagens modernaste anbudsteam.