K3 Nordic minskar arbetsinsatsen och ökar resultaten

K3 Nordic valde Tendium för att fokusera mer på offentliga affärer, och det har gett resultat. De har sparat 90 procent av arbetsinsatsen för att hitta relevanta upphandlingar, och vunnit flera av dem. Så sent som i somras vann de sin största offentliga upphandling hittills om 10-12 miljoner kronor, tack vare Tendium. Nu är Tendium ett redskap för K3 Nordics framtida affärsutveckling. 

K3 Nordic använder Tendium för att dra in fler offentliga affärer

K3 Nordic är återförsäljare inom IT-tjänster och specialister inom bland annat mjukvara, licenser och molntjänster. När det var dags att rikta in sig mer på den offentliga marknaden vände sig K3 Nordic till Tendium. 

“Vi har inte alltid fokuserat på offentliga affärer, men för drygt ett år sedan fattade vi ett beslut om att ta ett större steg in på den offentliga marknaden för att vinna fler offentliga affärer. Vi sökte aktivt efter en bevakningstjänst och ett riktigt bra verktyg för offentlig upphandling för att säkerställa att vi som bolag lyckas bli duktiga på offentlig upphandling och för att hålla koll på marknaden”, berättar Peter, K3 Nordics VD.

Vann en upphandling om 10–12 miljoner

K3 Nordics arbete i Tendiums plattform har gett resultat. Nyligen vann företaget sin största offentliga upphandling hittills, som licenspartner till ett kommunalt bostadsbolag.

“Det är första gången vi vinner den typen av upphandling för egen maskin och i den storleken. Det beror till väldigt stor grad på att vi har kunnat hitta den affären och sedan organisera oss och samarbeta genom Tendium. Utan Tendium skulle jag vara väldigt tveksam till att vi skulle vunnit den affären, vilket för oss är ett affärsvärde på cirka 10 till 12 miljoner kronor över kontraktsperioden,” berättar Peter.

Sparade 90 % av arbetsinsatsen för att hitta rätt upphandlingar

Peter berättar att K3 Nordic är en relativt nischad aktör inom licenser och programvara, och det är relativt få upphandlingar som faktiskt matchar företaget. Därför är det så viktigt med ett bra sökverktyg för att enkelt hitta rätt upphandlingar. 

Med hjälp av bland annat sammanfattningsfunktionen i plattformen kan K3 Nordic snabbt komma fram till om det är något i en upphandling som är intressant. “Att göra den bedömningen kanske tar en tiondel av tiden som det skulle göra om vi skulle läsa igenom upphandlingsdokumenten, som vi har gjort i tidigare upphandlingsverktyg”, säger Peter.

K3 Nordic använder Tendium hela vägen från bevakning till anbud

K3 Nordic använder Tendiums plattform minst en gång i veckan för att bedöma vilka upphandlingar som är ute och vilka som är värda att satsa på. De skannar snabbt igenom informationen i upphandlingarna med hjälp av de automatiskt genererade sammanfattningarna.

“Vi jobbar med licenser och molntjänster och det är ett område i kontinuerlig utveckling. Det innebär att så som man upphandlande för tio, fem eller tre år sedan hela tiden går framåt och förändras. Genom att vi scannar brett och kan ta del av mycket information i Tendiums plattform kan vi plocka upp många ställen där licenser och molntjänster är en del av andra upphandlingar, och då kan vi snabbt se om det är någon upphandling som är relevant för oss”, berättar Peter. 

Med hjälp av funktionen Sökordsbevakning i dokument kan K3 Nordic välja att se upphandlingar som innehåller, eller inte innehåller, särskilda termer och sökord. Det leder till att företaget snabbt kan identifiera om det är något som gör att K3 Nordic skulle kunna bli diskvalificerade. 

Så fort en upphandling blir aktuell är plattformen och dess funktioner helt central i upphandlingsarbetet. K3 Nordic använder plattformen för att sammanställa och centralisera dokument och frågor. Peter gillar särskilt hur flera kan arbeta tillsammans i plattformen. “Jag uppskattar att det finns den funktionen att man faktiskt kan samarbeta på samma ställe och det sparar ju såklart tid i jämförelse med om man skapar projektmappar på andra ställen och sen ska jobba med dokument och uppdateringar fram och tillbaka.”

Tendium är ett redskap i K3 Nordics affärsutveckling

K3 Nordic använder inte bara Tendiums plattform för att hitta relevanta upphandlingar, utan också för att utveckla sin affär framåt. Peter berättar: 

“Även sådana upphandlingar som inte är direkt relevanta för oss idag scannar vi igenom. Sådana upphandlingar ses som ett potentiellt område för framtiden och hjälper oss att förstå vad som krävs för att vi ska kunna vara där. Vi letar med ett rätt stort nät och sedan tittar vi på fiskarna innan vi kastar tillbaka vissa. Då tänker vi efter hur vi ska utveckla verksamheten med hjälp av den information som tillhandahålls i Tendiums tjänst.”

Peter betonar att Tendiums upphandlingsbevakning spelar en central roll för K3 Nordics omvärldsbevakning. Bolaget undersöker vilka upphandlingar som de kan och får gå på samt analyserar vad som kommer ut på marknaden. På så sätt kan K3 Nordic spara mycket tid samtidigt som de kan hålla reda på upphandlingar. Peter berättar också att omvärldsbevakningen är viktigt utifrån ett affärsutvecklingsperspektiv:

“Just den sista delen med omvärldsbevakning tycker jag är väldigt stark och bra när man är en nischad aktör som vi ändå är. Jag skulle säga att tjänsten har hjälpt oss att effektivisera bevakningsarbetet, så att vi känner en trygghet i att vi inte missar några viktiga upphandlingar. Vi får stor hjälp av verktyget på grund av vi får en översikt över vad som rör sig på marknaden. Utöver att vi bedömer om vi ska gå på en upphandling eller inte så använder vi verktyget för att förstå vilka andra upphandlingar som rör på sig och vad som händer på området. Det är en del i vår affärsutvecklingsprocess – hur vi kan skapa partnerskap med rätt aktörer för att kunna vinna fler affärer och plattformen hjälper oss med vår omvärldsbevakning”, säger Peter.

K3 Nordic identifierar risker och krav inför framtiden

Peter säger att plattformen är ett utmärkt verktyg för riskanalys och för att identifiera kvalificeringskrav:

“Krav på leverantör är en viktig del som vi tittar väldigt mycket på, såsom krav på certifieringar, referenser, ISO-standarder med mera. Att snabbt kunna se kraven och plocka bort upphandlingar där vi inte kan möta kraven och lägga dessa upphandlingar i utvärderingslådan för att sedan blicka tillbaka är ett otroligt bra affärsvärde som plattformen genererar. Det gör att man snabbt kan se stora och relevanta upphandlingar – information som du annars skulle behöva leta väldigt mycket efter.”

Plattformen är självförklarande – “behovet av hjälp är väldigt litet”

“Först och främst tycker jag att plattformen överlag är väldigt självförklarande och det i sig gör att vi klarar oss mycket själva. Varje gång vi haft frågor eller behövt hjälp är Tendium på tårna och snabba till svar. Utöver detta har supporten också hjälpt oss att upptäcka nya funktioner och delar av plattformen som vi inte har tänkt på sedan tidigare. Mycket flexibel och snabb service samt bemötande”, säger Peter. Han tillägger att behovet av hjälp i plattformen är väldigt litet, vilket är positivt.

Rekommenderar Tendium starkt – men inte till konkurrenter

Peter säger att Tendium har skapat en otroligt smart och modern bevakningstjänst, där du dessutom får så pass mycket hjälp att kvalificera information att du sparar väldigt mycket tid. “Jag skulle definitivt rekommendera plattformen, dock inte till mina konkurrenter”, säger Peter med glimten i ögat.