Under webbinariet med anbuds- och upphandlingsexperten Magnus Josephson diskuterades tre utmaningar som han ofta stöter på i anbudsprojekt. I denna artikel djupdyker vi i dessa utmaningar och vad de innebär samt hur man kan använda anpassade projektverktyg för att tackla problemen.
Utmaning 1: Svårt att få överskådlighet i anbudsarbetet
I anbudsprojekt blir det ofta svårt att få översikt över projektets status, hur långt man kommit, vilka svar som är besvarade, hur många svar man har kvar att svara på, vem som gör vad… listan kan göras lång.
Bristen på överskådlighet i ett anbudsdokument med tiotals eller hundratals sidor text brukar ofta tacklas genom att projektledaren för över all information till en Excelfil. På så vis kan man enklare få översikt, se status på olika svar och vem som är ansvarig för vad.
Men även denna metod kommer med sina utmaningar. För det första behöver man föra över alla uppgifter, krav och frågor som förekommer i upphandlingsdokumenten till en Excelfil. Och beroende på upphandlingsdokumentens längd är detta mer eller mindre en heltidssyssla för den projektansvarige att fokusera på under ett par dagar (eller en vecka), dagar som är så viktiga att faktiskt skriva anbudet på, och inte klippa och klistra texter mellan en PDF och en Excel.
När man väl har sin Excelfil skapad kommer nästa problem – hur ska man hålla allting uppdaterat och informera kollegor om förändringar? Exempelvis, om man tilldelar en ny fråga till en ny kollega i excelen så räcker det inte med att sätta kollegans namn på den frågan, utan man behöver även mejla och informera kollegan om att “jag har nu satt dig som ansvarig på frågan “3.1.2 Företagsbeskrivning” som du hittar på rad 116 i projektfilen som du finner “via denna länk”. Det händer lätt att viktig information missas att förmedlas till kollegor – så istället kanske man har dagliga möten för att uppdatera alla berörda om förändringar som man gör i Excelfilen. Det kan förstås bli omständigt att ha dessa möten, särskilt om många involverade sitter på olika platser i landet med redan späckade scheman.
Lösningen för detta är förstås ett anpassat anbudsverktyg som till exempel automatiskt kan skapa en projektfil (förpopulerade listor med uppgifter) och som har inbyggda notifieringslösningar som automatiskt informerar kollegor om att de blivit tilldelade en ny uppgift eller fråga att besvara.
Utmaning 2: Koordinera, samarbeta och versionshantera anbudsprojektet
När alla uppgifter har blivit tilldelade och man börjar svara på alla frågor och checkar av att man uppfyller alla krav brukar interna frågor uppstå, “Uppfyller vi verkligen detta svar?”, “Tycker du att detta svar fungerar?”, “Var hittar jag det senaste dokumentet av bilagan vi behöver bifoga?”, “Jag har några kommentarer på svaret du skrev som jag nyss granskade”. Sätter punkt där för att inte bli för långrandig.
Det är inte helt ovanligt att många krav, bilagor och frågor & svar diskuteras parallellt. Och då blir det förstås utmanande att hålla koll på allting som sägs, och vilket krav eller fråga just denna diskussion gäller. En Excel är förstås inte optimal för detta – så istället får ens tillflyktsort bli de vanliga kommunikationskanalerna som Microsoft Teams eller mejlkorgen. Problemet där är att man ofta saknar kontexten kring vad man diskuterar – själva texterna i upphandlingsdokumenten – samtidigt som det blir väldigt många mejltrådar eller Teams-chattar att hålla reda på.
Lösningen på denna utmaning blir samma som på föregående utmaning – ett projektverktyg anpassat för anbudsprojekt. Skillnaden här är att man även behöver ett projektverktyg som tillåter användaren att enkelt föra en konversation precis bredvid kravet, svaret eller frågan som man diskuterar med sin kollega.
Utmaning 3: Återanvända gamla anbud och svar
Samtidigt som alla diskussionstrådar om krav och frågor löper på så dyker det nästan alltid upp en återkommande fråga : ”Vad hette anbudet nu igen där vi svarade på den här frågan? Minns du?”.
Och där börjar det eviga letandet efter tidigare anbudssvar som man så gärna vill återanvända. Tillslut hittar man svaret på dokumentet som ligger i mappen som ligger i mappen som ligger i mappen med tidigare lämnade anbud från år 2021.
Därefter behöver man omformulera svaret, och kanske hitta ytterligare ett tidigare svar eftersom frågan i denna upphandling är formulerad lite bredare än svaret som nyss grävdes fram från år 2021.
Det finns få team och avdelningar på företagen som producerar så mycket skriven text som just anbudsteamen gör. Detta är på gott och ont. Det finns fantastiska möjligheter att all denna tidigare kunskap finns nedskriven. Till exempel kan nya kollegor läsa in sig och andra avdelningar kan använda tidigare svar för att själva dokumentera hur de till exempel jobbar med kvalitetssäkring i vissa processer.
Problemet med all denna nedskrivna kunskap är att den är svår, eller nästintill omöjlig för en utomstående att söka och hitta information i. För anbudsteamet är det enklare, så länge man minns vilket anbud “just det där svaret skrevs för”, vilket kan bli utmanande även för den bästa om man har ett par tiotals anbud på nacken.
Lösningen på detta är inte enbart ett projektverktyg, utan här behöver man även ett verktyg som kan hantera mycket kunskap. Svaret är ett projektverktyg som är integrerat med en kunskapsbank, och helst en kunskapsbank som en AI kan förstå. På så sätt kan man väldigt effektivt få svar rekommenderade, som är tagna ur ens bibliotek med historiska anbudssvar och dokumentation. Med AI kan man även få svar automatiskt skrivna baserat på ens tidigare data, där svaren anpassas efter de nyansskillnader som finns i frågan.
Vill du veta mer?
Denna artikel har fokuserat på de utmaningar som finns och mindre på hur lösningen fungerar – men om du känner igen dig i dessa utmaningar och är nyfiken på hur Tendiums lösningar kan hjälpa dig med detta – tveka inte att höra av dig.
