Alla säger samma sak.
Anbudsteam arbetar under konstant tidspress.
Hårda deadlines, parallella anbud, bevaka nya upphandlingar och ändlöst många frågor att besvara.
Tid är en helt central faktor i anbudsprocessen. I den här artikeln går vi igenom hur anbudsteam kan hantera tidsbristen och motverka stress, ineffektiva processer och frigöra tid för att stärka sina anbud.
Tidsbrist är ett lönsamhetsproblem
Vem har inte lite tidsbrist? Varför är det ett särskilt problem i anbudsarbete?
Jo, såhär är det:
- Offentlig upphandling är hårt styrt. Det är mycket dokumentation, regler och administration som ska till för att kamma hem en affär.
- Det betyder att mycket tid behöver läggas på det som finns runtomkring anbudet och försäljningsinsatser mot offentlig sektor.
- Vilket i sin tur leder till att det är knappt om tid till det som verkligen påverkar om man vinner upphandlingen eller inte.
- Dessutom går det inte att rucka på deadlines – anbudet ska in när anbudet ska in. Och deadlinen är ofta kort.
Det är vanligt att tidsbrist leder till att anbudsteam:
- Inte kan lämna alla anbud man vill lämna
- Inte hinner finslipa anbuden
- Får problem med stress och utbrändhet
- Får en lägre win rate och högre kostnad per anbud
Så om du kan minska tidsbristen för anbudsteamet? Ja, då ger du dem möjligheten att prestera på den nivå ert företag förtjänar.
Börja med att hitta tidstjuvarna
Ibland kan det vara svårt att se tidstjuvarna.
Särskilt när man är van vid sin anbudsprocess.
Men en anbudsprocess innehåller ofta många små moment som stjäl tid från det riktigt viktiga arbetet.
Det kan till exempel vara att:
- Scrolla igenom massor av irrelevanta nya upphandlingar.
- Läsa upphandlingsdokument för upphandlingar som visar sig vara irrelevanta.
- Sammanställa information till interna Go/No Go-beslut.
- Hitta, klippa och klistra alla frågor som ska besvaras.
- Jaga kollegor som ska hjälpa till med tekniska frågor.
- Leta bra tidigare anbudssvar.
Fundera på din anbudsprocess.
Vilka tidstjuvar finns det? Vad hade du önskat att ni kunde lägga mindre tid på?
Spara tid med bra rutiner, automatisering och AI-stöd
Det går att spara en hel del tid med bra interna processer och rutiner.
Här är några exempel på vad ni kan arbeta på:
- Minimera tiden från att en upphandling publiceras till att ni beslutar om ni ska lämna anbud eller inte.
- Ha en checklista för att säkerställa att ni fattar bra Go/No Go-beslut och inte lägger tid på dåliga affärsmöjligheter.
- Klargör internt att det är prioriterat att anbudsansvariga snabbt får hjälp med tekniska frågor.
- Stötta tekniska kollegor i att formulera svar.
- Strukturera tidigare anbudssvar så att de är lätta att hitta.
Titta på era tidstjuvar och era processer, och diskutera hur ni kan stärka rutinerna för att spara tid.
Du kan komma en bra bit själv, men det kan behövas smarta stödsystem för att verkligen börja spara tid. Så låt oss titta på tre verktyg som motverkar tidstjuvarna i anbudsarbetet.
Bevaka smart med automatiska sammanfattningar
Att lägga tid på att läsa om upphandlingar som är irrelevanta för verksamheten är en typisk onödig tidstjuv.
Upphandlingsbevakning á la Tendium sparar tid på två sätt:
- Bevaka med sökning i både annonsen och upphandlingsdokumenten. Du kan ställa in precisa söktermer och både inkludera fler relevanta och sålla bort fler irrelevanta upphandlingar.
- Få automatiska sammanfattningar av upphandlingsdokumenten. Slipp läsa igenom långa dokument för att hitta viktiga skakrav, blockers och uppskattat värde. Lägg till egna nyckelord för att snabbt kolla om en upphandling är intressant.
Vissa kunder säger att de sparat så mycket som 90% av tiden de lägger på att hitta rätt upphandlingar!
Samarbeta effektivt med optimerade projektverktyg
Ett skräddarsytt projektverktyg kan spara mycket tid i anbudsprocessen.
Avstämningar, frågor fram och tillbaka och klippa & klistra tar mer tid än vad man tror.
Med Tendium får ni ett projektverktyg som är skräddarsytt för anbudsprocessen:
✅ Bra överblick för alla pågående och tidigare anbud.
✅ Fördela ansvar, kommentera och tagga kollegor i alla delar av processen.
✅ Skapa effektivt en projektplan för alla frågor som ska besvaras i anbudet.
Ett bra projektverktyg gör att ni kan minimera mängden tid ni lägger på admin. Skönt!
Skriv anbud med skräddarsytt AI-stöd
Ett anbud består av en himla massa frågor. Det tar tid att skriva ett bra anbud.
Så varför inte ta hjälp av AI och era tidigare anbudssvar för att snabbt få fram ett schysst första utkast?
Med Tendium kan ni generera automatiska anbudstexter baserat på era tidigare lämnade anbud. Fiffigt!
Då får ni tid att slipa på svaren, istället för att lägga timmar på repetitiva frågor ni har besvarat förut.
Ont om tid? Boka en demo!
Brist på tid i anbudsarbetet är ett problem att ta på allvar. Inte bara för att det skapar stress och ohälsa inom teamet, utan för att det direkt påverkar företagets möjligheter på den offentliga marknaden.
Investera en kvart och se om Tendium kan hjälpa er att effektivisera anbudsarbetet.
