Alla anbudsgivare vet att upphandlingsdokumenten är helt centrala i anbudsarbetet. Informationen i dokumenten avgör om en upphandling är en bra affärsmöjlighet eller inte, och styr anbudet som ska skrivas fram.
Men att arbeta med upphandlingsdokumenten i sin befintliga form kan vara minst sagt bökigt. PDF:er som inte är sökbara, oöverskådliga Excelfiler och information som är utspridd i flera olika dokument gör anbudsarbetet mer manuellt och tidskrävande än vad det behöver vara.
I den här artikeln presenterar vi några viktiga skillnader mellan att arbeta med strukturerad data från upphandlingsdokument, jämfört med att arbeta direkt med upphandlingsdokumenten.
Vad är skillnaden mellan strukturerad upphandlingsdata och statiska upphandlingsdokument?
I traditionellt anbudsarbete ägnas en väsentlig del av processen åt att gå igenom upphandlingsdokument och identifiera viktiga krav och villkor. Inte sällan skrivs dokument ut och överstrykningspennan åker fram. Det är manuellt, tidskrävande och det finns alltid en risk att något avgörande krav missas.
I ett datadrivet anbudsarbete används istället strukturerad upphandlingsdata. Vad är nu det då? Jo, med hjälp av AI extraheras all information i upphandlingsdokumenten automatiskt och samlas i en databas. Från den databasen kan informationen presenteras i användarvänliga gränssnitt.
Fördel 1: Bättre bevakning och sökbarhet
Nyttan med strukturerad upphandlingsdata börjar redan innan du ens hittat upphandlingen. Eftersom datan i upphandlingsdokumenten är tillgänglig för sökningar kan upphandlingsbevakningen även omfatta sökord som inte nämns i titeln eller beskrivningen, utan bara i dokumenten.
Med rätt valda sökord garanterar detta att du inte missar upphandlingar med okonvetionell rubriksättning eller bristfällig annonstext. Detta är särskilt användbart för underleverantörer och företag med nischad verksamhet. För denna grupp blir det lättare att hitta upphandlingar där deras produkt eller tjänst ingår som en del av upphandlingen.
Fördel 2: Automatisk kravidentifiering
Strukturerad data möjliggör automatiska sökningar på nyckelord i upphandlingsdokumenten. Då kan sådant om skakrav, ISO-certifieringar och viktiga blockers automatiskt identifieras och snabbt ögnas igenom när en intressant affärsmöjlighet dyker upp, istället för att leta efter dem i dokument.
Det sparar tid och minskar risken för att viktiga krav missas. Istället för att lägga tid på att identifiera vilka krav som ställs kan anbudsgivare fokusera på att bedöma om upphandlingen är relevant eller inte.
Fördel 3: Effektivt beslutsfattande
När data är strukturerad och tillgänglig i ett användarvänligt gränssnitt blir samarbetet inom anbudsteamet enklare. Det går snabbare att sätta sig in i en upphandling som en kollega ansvarar för och få en komplett bild av de krav och villkor som ställs.
Detta gör det möjligt att snabbt bedöma om det är relevant att delta i upphandlingen. Anbudsteam kan därmed göra välavvägda beslut om att gå vidare och skriva anbud eller inte tidigare i processen. Att snabbt sortera bort dåliga affärsmöjligheter sparar mycket tid i anbudsprocessen.
Fördel 4: Snabbare anbudsskrivning
Med strukturerad upphandlingsdata kan alla frågor som ska besvaras presenteras på ett överskådligt sätt i ett användarvänligt gränssnitt. Istället för att hålla reda på krav och frågor i Excelfiler importeras de med ett knapptryck till ett webbaserat gränssnitt där kollegor tillsammans håller reda på vem som besvarar vilka frågor, håller reda på status för varje fråga och skriver svar. Det sparar tid och förenklar anbudsskrivandet.
Fördel 5: Enklare för nya medarbetare
Det är en viss inlärningskurva för att lämna anbud. Nya kollegor behöver lära sig både alla relevanta detaljer om verksamheten och hur upphandlingar görs inom området. Att lära sig att effektivt gå igenom dokument, identifiera krav och skriva anbudssvar tar tid.
Med strukturerad upphandlingsdata som presenteras i användarvänliga gränssnitt blir den inlärningskurvan enklare. Då kan nya teammedlemmar fokusera på att bli riktigt bra på det som verkligen spelar roll i anbudsarbetet, och organisationen blir mer effektivare och mer flexibel.
Dags att lämna statiska upphandlingsdokument?
Det finns centrala problem med det traditionella sättet att arbeta med upphandlingsdokument.
❌ Det involverar tidskrävande manuell granskning.
❌ Du riskerar att missa viktiga krav och lägga mer tid på dåliga affärsmöjligheter.
❌ Samarbetet inom teamet blir långsammare och mindre effektivt.
Strukturerad upphandlingsdata underlättar beslutsprocessen, sparar tid och resurser samt minimerar risken för missade krav och felaktiga beslut.
Att investera i verktyg som strukturerar data kan vara avgörande för att uppnå lönsamhet i anbudsarbetet och nå framgång i upphandlingsprocesser med hög konkurrens. Samtidigt gör det vardagen för anbudsteamet lite enklare.
–
Vill du testa på anbudslivet med strukturerad upphandlingsdata? Starta en testperiod idag.
