Att bevaka offentliga upphandlingar är en arbetsuppgift som för vissa är associerad med ångest över att missa den där upphandlingen man väntar på, och för andra är det en mer utforskande arbetsuppgift som kan leda till roliga upptäckter i form av nya identifierade affärsmöjligheter.
Oavsett om man bevakar offentliga upphandlingar för att inte missa viktiga kontrakt som kollegor väntar på, eller för att se om man kan hitta värdefulla affärsmöjligheter att lämna anbud på, så finns det ett nytt sätt att söka på och hitta offentliga affärsmöjligheter. Det nya sättet minskar risken att missa upphandlingen man väntar på och ökar möjligheten att hitta fler affärsmöjligheter i form av offentliga upphandlingar man annars inte hade fått upp i sin bevakningslista.
Vi på Tendium kallar det nya sättet att bevaka för sökordsbevakning i dokument. Och särskilt nytt är det inte längre, vi har sökt i dokument i flera år, men det är nytt sett till hur länge vanliga traditionella bevakningstjänster har funnits.
Vad är skillnaden mellan sökordsbevakning i dokument och en traditionell bevakningstjänst?
För att förstå skillnaden mellan sökordsbevakning i dokument och traditionella bevakningstjänster behöver vi snabbt reda ut vad för dokument en offentlig upphandling består av.
När en offentlig upphandling publiceras så skapas en upphandlingsannons som skickas ut till olika databaser. Det är denna upphandlingsannons som en traditionell bevakningstjänst hämtar in från olika databaser och gör sökbara i bevakningstjänsten.
Men en traditionell bevakningstjänst gör enbart upphandlingsannonsen sökbar. Detta leder till att man inte har möjlighet att söka på ord i alla de bilagor, administrativa föreskrifter och dokument som finns bifogade till upphandlingen i form av PDF:er, Word-och Excel-dokument.
Sökordsbevakning i dokument söker igenom just alla dessa bilagor från alla offentliga upphandlingar, samtidigt.
Varför är det bra att kunna söka i alla dessa underlag då?
För att dra en enkel liknelse – om man är i ett bibliotek och vill hitta alla böcker som handlar om ”brontosaurus”, en typ av dinosaurie, men enbart kan söka på böckernas omslag – titeln och författaren, kanske en kort baksidetext – så kommer man få ett mycket färre urval böcker än om man har möjlighet att söka i böckernas hela innehåll. Så om man verkligen vill hitta alla böcker som nämner brontosaurus behöver man börja bläddra i nära relaterade titlar som innehåller ord som “dinosaurier”, “encyklopedi”, “förhistorisk tid”, etc etc.
Detta leder till att man
- Lägger mycket tid på att gå igenom böcker som man tror nämner brontosaurus, men som ändå inte gör det, samt
- om man inte har tid att gå igenom varenda bok, vilket man inte har, så löper man risken att missa böcker som nämner brontosaurus.
Om man däremot enkelt kan knappa in ordet “brontosaurus” och få upp alla böcker som nämner det ordet någonstans i dess sidor och kapitel så får man flera fördelar, bland annat
- ett väldigt mycket mer relevant urval av böcker att gå igenom
- mindre tid (100% mindre tid, faktiskt) på att gå igenom böcker som det visade sig trots allt inte handla om brontosaurus och
- varenda bok i hela biblioteket som nämner “brontosaurus” hittas, och i samma veva antagligen ett par böcker som du aldrig trodde skulle handla om brontosaurus baserat på bara titeln.
Vad har detta att göra med att bevaka upphandlingar?
Resultatet blir att risken att missa en bok (upphandlingar) som handlar om brontosaurusen minskar markant därför att du delvis får upp fler böcker (upphandlingar) och samtidigt får du upp färre irrelevanta böcker (upphandlingar) som annars hade fått dig att tappa fokus på de böcker (upphandlingar) som faktiskt nämner brontosaurus och är relevanta – du bevakar med hängslen och livrem.
Du hittar även fler relevanta böcker (affärsmöjligheter) än du skulle gjort annars.
Det publiceras varje dag hundratals upphandlingar, där varje upphandling består av tiotals, hundratals eller till och med tusentals sidor av text. Att gå igenom alla dessa upphandlingar och dokument är väldigt likt scenariot med att hitta alla böcker som nämner ordet brontosaurus – eller med en vanligare liknelse, att hitta en nål i en höstack.
Genom att söka igenom alla offentliga upphandlingars bilagor och upphandlingsdokument får du en vattentät bevakningstjänst som samtidigt kan hjälpa dig att hitta fler affärsmöjligheter än du gjorde innan.
Och om du någon gång har missat en upphandling för att upphandlaren satt en udda CPV-kod eller använt ett udda ordval i upphandlingens titel – då har du nu ett botemedel mot offentliga inköpares kreativitet i hur de skapar sina upphandlingsannonser, och kan förhoppningsvis sova lugnare om nätterna.
—
Om du är intresserad av Tendiums avancerade sök- och bevakningstjänster kan användas inom just din bransch och vilka sökord som är relevanta för dig (gissningsvis inte dinosaurien brontosaurus) så kontakta oss på sales@tendium.com eller boka en demo nu.
