Att skriva ett bra anbud är helt centralt när du deltar i en upphandling. Det är ditt argument för varför ni som leverantör är det bästa alternativet och varför köparen bör välja er. Därför är det såklart viktigt att lära sig att skriva vinnande anbud.
I den här artikeln går vi igenom de viktigaste stegen till ett bra anbud!
Att skriva ett bra anbud kräver att du förstår kunden och upphandlingen
Innan du börjar skriva ditt anbud är det viktigt att du sätter dig in i upphandlingen ordentligt. Du vill förstå kunden, deras problem och behov och vad det faktiskt är de efterlyser.
Det är lätt att fastna i sitt eget perspektiv – vad det är du säljer och varför ni tycker att er tjänst eller produkt är bra. Men det viktiga här är vad kunden behöver och värderar.
Lägg därför ner tid på att läsa upphandlingen noggrant och researcha köparen. Vad frågar de efter? Vad är deras utmaningar? Vilken hjälp behöver de? Lägger de särskilt stort fokus på något? Vad tycker de är viktigt?
Ju bättre du förstår vem som köper och vem du skriver anbudet för, desto lättare blir det att skriva ett anbud som kunden kommer att gilla.
Ställ strategiska frågor
Som du säkert känner till finns det i upphandlingar ett strukturerat tillvägagångssätt för frågor och svar. Inom en tidsgräns kan intresserade leverantörer ställa frågor, och upphandlaren ger svar som alla kan läsa.
Använd möjligheten att ställa frågor till din fördel! När du lämnar anbud är det mycket viktigt att följa instruktionerna. Gör du fel kan ditt anbud i värsta fall avvisas. Är något oklart? Är instruktionerna motstridiga? Ställ en fråga! Upphandlare är bara människor och ibland kan instruktioner ha blivit fel.
Tycker du att något i upphandlingen är konstigt? Ställs ett krav som du anser snedvrider konkurrensen? Vill du visa att ni uppfyller ett krav på ett annat sätt än det sätt som anges i upphandlingen? Ställ en fråga!
Tänk på att konkurrenterna också får läsa svaren och frågorna – och se till att du läser andras frågor även om du inte har några egna.
Psst. Du vet väl att du alltid kan läsa frågor och svar direkt i Tendiums anbudsplattform?
Ha en strukturerad anbudsprocess
Nu är det dags att skriva anbudet. Se till att du har en strukturerad anbudsprocess redan från början. Vilka frågor behöver besvaras? Behöver du samla in intyg och referenser? Ställa frågor till kollegor? Skapa att göra-listor eller uppgifter i ditt projekthanteringsverktyg för allt, så du vet vad som ska göras.
Börja med anbudet i tid. Det är kort om tid och du vill hinna läsa igenom anbudet och fila på formuleringar innan du skickar in. Se också till att du har en kollega som läser igenom anbudet och ger förslag på förbättringar.
Skicka tidigt ut frågor om referenser och till kollegor internt för att få tekniska beskrivningar över hur ni uppfyller vissa krav. Du vill inte behöva jaga folk i sista minuten.
Tendiums anbudsplattform är designad för att skapa en strukturerad anbudsprocess. Ni får en god överblick om ni arbetar med flera parallella anbud och ni kan omvandla upphandlingsdokumenten till uppgifter. Genom att tilldela uppgifter till kollegor och sätta status på dem har ni alltid koll på vad som behöver göras i anbuden.
Ett bra anbud visar hur du löser kundens problem
Precis som det är viktigt att förstå kundens problem, så är det också viktigt att lösa dem. Ha deras utmaningar och behov i åtanke när du skriver anbudet.
Studera hur kunden beskriver sina problem och vad de vill ha, och spegla de beskrivningarna i dina anbudstexter. Använd samma ord som kunden gör när du beskriver din produkt eller tjänst och vad den löser.
Ge relevanta exempel på hur ni kommer att lösa kundens problem. Att bara säga att något fungerar är inte ett lika starkt argument som att visa hur.
Tycker du att det är svårt att få till formuleringarna? Vill du kunna återanvända tidigare svar effektivt? Då kan den AI-drivna svarsgeneratorn i Tendiums anbudsplattform vara till hjälp!
Skriv ett anbud som lyfter fram era styrkor
När du besvarar frågorna i upphandlingen bygger du en berättelse om vilka ni är som leverantör och hur ni kommer att lösa kundens problem om ni får chansen.
Kanske finns inte mycket utrymme för kvalitetsbedömningar, beroende på bransch och upplägg. Kanske är pris och skakrav helt avgörande.
Men så fort det finns minsta utrymme för bedömning blir ditt sätt att svara på frågorna helt centralt.
Låt oss ta ett exempel. Du säljer skottkärror. Du vet att konkurrenterna sannolikt ligger lägre i pris, men utvärderingsmodellen ger utrymme för hänsyn till kvalitet. Nu ska du beskriva din produkt. Hur gör du?
Alternativ 1
Vår skottkärra är av hög kvalitet, är stadig och har tjocka däck.
Alternativ 2
Vår skottkärra är utformad för att underlätta tungt arbete. Stabiliseringsteknologin och de tjocka däcken minimerar vingel och gör att användaren säkert kan köra tyngre last i kärran. Vi har valt material som förlänger hållbarheten och minskar slitage, vilket enligt våra kunder förlänger livslängden med upp till tre år jämfört med konkurrerande modeller. Vår skottkärra minskar antal vältningar med 80%, vilket sparar värdefull tid och ökar säkerheten.
Okej, lite tillspetsat kanske. Men du ser skillnaden? I alternativ två förklarar du för kunden inte bara vilka funktioner ni har, utan visar varför det spelar roll för kunden. Du bygger en berättelse om dig och din produkt som ett alternativ som tar hänsyn till kvalitet, hållbarhet och säkerhet. Att välja er skottkärra är att välja en bättre verksamhet.
Oavsett om du försöker eller inte kommer du att ge kunden en bild av dig som leverantör. Se till att du formar den bilden medvetet, och inte till exempel framstår som den anonyma, oprofessionella leverantören i jämförelse med de konkurrerande anbuden.
Var noggrann och följ instruktioner
Offentliga upphandlingar styrs av strikta regler. Det finns väldigt lite utrymme för att göra fel, missa att svara på en fråga, inte skicka in den där bilagan eller lämna in anbudet för sent.
Du vill inte missa en affär på grund av formalia, så var extra noggrann med att du förstår och följer alla instruktioner. Be gärna en kollega att läsa instruktionerna också.
När ditt anbud är klart är det bara att lämna in det och hoppas att det räcker hela vägen.
Lycka till!
Nyfiken på att lämna anbud med Tendium?
Vi på Tendium jobbar hårt för att göra det så smart, enkelt och effektivt som möjligt att lämna anbud i offentliga upphandlingar. Boka en demo så visar vi hur.
