Anbudsteam på företag är nog en av få avdelningar som dokumenterar stora mängder mycket välskriven information om företagets produkter och tjänster, interna processer, policys och värdeerbjudande.
All denna data är en guldgruva för både anbudsteamen och andra avdelningar på företaget.
Men data i form av tidigare anbud kommer att bli ett tveeggat svärd om den inte används på rätt sätt.
Utmaningarna med tidigare skrivna anbud
Några av utmaningarna med denna unika samling av information som anbudsteam bidrar med till organisationen är bland annat:
- Svårt att hitta relevant information: Stora mängder nedskriven text i form av tidigare anbud kan göra det svårt att snabbt hitta relevant information. Särskilt om anbuden inte är organiserad på ett effektivt sätt – till exempel om anbuden ligger i sitt originalformat i den mappstruktur som de låg i efter att man lämnade in anbudet. Det kan bli tidskrävande och utmanande att hitta, och extrahera den specifika information som man letar efter, till och med för de personer som har varit med och skapat alla dessa anbud.
- Svårt att hitta den mest relevanta informationen: Bara för att man har hittat ett tidigare svar som man letar efter betyder inte det nödvändigtvis att det är det bästa svaret. Det kan mycket väl finnas nyare skrivna svar eller bättre, mer nyanserade svar någonstans i alla mappar av tidigare lämnade anbud. Att hitta och dessutom prioritera bland ens data gör utmaningen än större för anbudsteam att effektivt dra full nytta av sina tidigare anbud.
- Komplext vid uppdateringar: Om man dessutom låter ens tidigare anbud ligga orörda så finns även risken att man råkar återanvända svar som inte längre är korrekta. Exempelvis kan företaget ha ändrat arbetssätt i hur de kvalitetssäkrar en särskild process och därmed har det tidigare svaret blivit utdaterat. Den uppsjö av tidigare anbud och tidigare data som man såg som en guldgruva kan istället börja betraktas som ett minfält av utdaterade svar.
Möjligheterna med tidigare skrivna anbud
Om man lyckas tackla utmaningarna som kommer med att hantera stora mängder information börjar man snabbt se fördelarna med att kunna hantera denna data på ett effektivt sätt:
- Effektiv återanvändning av texter: Om man en gång tar sig an uppgiften att göra datan i tidigare anbud tillgänglig för effektiv återanvändning så har man bäddat för sig för alla framtida anbud som skrivs. En effektiv hantering av tidigare anbud gör att varje nytt anbudsprojekt blir enklare att ta sig an och man får tid över att anpassa texterna till köparens behov och just deras utmaningar.
- Effektiv onboarding av medarbetare: Frågor som kan verka triviala för en erfaren medarbetare, som till exempel när företaget grundades, är inte lika självklara för nyanställda. En effektiv sökning bland tidigare texter och dokumenterad kunskap sänker onboardingtiden eftersom nyanställda snabbare blir produktiva och kan hjälpa till med uppgifter och frågor som annars mer erfarna medarbetare endast kan hitta eller svara på.
- Datadriven analys av tidigare data: Att kunna hantera all ens tidigare data på ett effektivt sätt och även kunna mäta och följa upp användningen av texter och information möjliggör för organisationen att analysera hur väl olika texter fungerar. Vilka som används mer och vilka som används mindre, hur bra dessa texter är, vilka sämre texter som ofta används och som borde tas bort ur biblioteket, och vilka texter som inte används ofta men som har visat att de ger bra resultat.
Tendiums AI-drivna anbudsplattform hjälper till att lösa många av de utmaningar som kommer med att ha mycket data i form av tidigare anbud, men där datan inte är sökvänlig eller kan hanteras på ett effektivt sätt. Den AI-baserade kunskapsbanken som Tendium kan erbjuda möjliggör just effektiv återanvändning av texter och medför många av de positiva effekter som sådan effektivisering medför.
Vill du veta mer? Boka en demo idag.
