AI kan användas till mycket – även till anbudsarbete. Men hur använder vi AI smartast? I denna artikel går vi in närmare på när i anbudsprocessen som AI är väl lämpad att användas. Det finns nämligen problem som AI kan lösa, och så finns det problem som AI faktiskt är bra på att lösa.
AI är ett verktyg, likt Excel, och ska användas till sin fördel
Innan vi går in på de utmaningar där AI kan användas är det viktigt att vi har rätt perspektiv på hur man kan betrakta AI. AI är såklart inte lösningen på alla världens problem. Istället är AI väldigt likt hur man kan betrakta ett arbetsverktyg, som till exempel Excel.
Man kan inte använda en Excelfil till att lösa alla problem man har i vardagen, utan man får välja verktyget Excel i de fall där Excel är det bästa verktyget att lösa den utmaningen man står inför.
Excel är bra på att till exempel strukturera information, men när jag skriver detta blogginlägg så väljer jag att använda ett Word-dokument istället, för där gör Word mest nytta. För att göra liknelsen ännu mer fundamental: jag skulle inte använda en såg för att borra ett hål i en vägg. Det kanske går, men det är helt klart ineffektivt.
Med AI, denna nya och fortfarande relativt outforskade teknik, som har fantastiska möjligheter, vill man såklart hitta de utmaningar där just AI är det mest lämpade verktyget att lösa utmaningen man står inför. Just hur man bäst använder AI för att effektivisera anbudsarbetet har vi på Tendium funderat på och arbetat med i fem års tid. Vi har identifierat fyra centrala utmaningar som AI kan hjälpa till med. Låt oss ta en titt.
1. Förstå en upphandling
Att sätta sig in i och förstå en upphandling kan minst sagt vara utmanande, särskilt om det är många krav att hitta och sammanställa för att ens kunna få en översikt över upphandlingen. Att ladda ned och börja läsa luntan av krav för att sedan på sidan 113 hitta det där kravet man inte uppfyller kan vara både tidskrävande och frustrerande.
AI är väl lämpat att kunna hjälpa till här. Exempelvis kan AI identifiera de viktiga kraven man alltid letar efter och sammanställa kraven i en sammanfattning av upphandlingen.
2. Starta anbudsprojektet
När man väl har förstått sig på upphandlingen och ska börja skriva anbud kommer den andra utmaningen – att starta ett anbudsprojekt. Detta involverar många moment såklart, som ladda upp upphandlingsdokumenten till projektmappen och bjuda in kollegor till ett uppstartsmöte etc.
Det finns dock ett moment som AI är väl anpassat för att kunna hjälpa till med. Precis som att en AI kan klassificera viktiga krav och sammanfatta upphandlingen, kan en AI hjälpa till att läsa igenom upphandlingsunderlaget och klassificera de uppgifter som behöver göras.
På detta sätt får man en att göra-lista att kunna sätta igång med och fördela till kollegor, exempelvis alla frågor som behöver besvaras. Om man själv har gjort en sådan här att göra-lista gissar jag att Excel har varit det föredragna verktyget för att samla alla uppgifter.
Det fina med AI är att den tar bort momentet med att klippa och klistra mellan upphandlingsdokumenten och projektfilen. AI:n kan alltså ge dig en motsvarande lista som den Excel-lista man vanligtvis satt med och på det sättet spara värdefull tid som annars går åt att klippa och klistra.
3. Hitta liknande frågor man har besvarat förut
När man väl har att göra-listan framför sig kommer utmaningen att börja beta av listan. Att svara på frågor är såklart en av de vanligaste uppgifterna man har. Ofta stöter man på frågor som man har svarat på i ett tidigare anbud vars svar man gärna vill återanvända till stor del i det nya anbudet.
Processen att hitta den frågan i mappen av alla tidigare anbud kommer onekligen med vissa utmaningar, som att minnas vilket anbud det var, vilket år det anbudet skrevs och slutligen leta i svarsdokument för att tillslut hitta svaret. Det räcker med att har svårt att minnas vilket anbud det var så förstoras tidsinsatsen att hitta svaret ordentligt.
Idén om att en AI kan hitta den frågan och presentera den för en är inte science fiction utan något som är fullt möjligt och som AI är väldigt bra på att göra. Men det kräver såklart att AI:n har tillgång till de tidigare skrivna anbuden.
4. Skriva och omformulera svar
När man har samlat svaren på alla frågor som ställs kommer arbetet att anpassa svaren till hur upphandlingen har ställt frågan.
Här kan generativ AI hjälpa till. Om man dessutom har en generativ AI som har tränats på er egen företagsdata så kommer AI:n kunna omformulera frågorna och göra svaren mycket mer anpassade efter ert företags erbjudande och de unika värden ni kan bidra med.
Tid är den egentliga utmaningen
Detta var fyra områden i anbudsprojekt där AI är väl lämpat att hjälpa till. Områdena i sig hade kanske inte varit så utmanande om man hade haft obegränsat med tid. Men inom anbudsgivning är just tid en så begränsad resurs att den blir den egentliga utmaningen man står inför.
Man vill såklart alltid få fler dagar över att fokusera på strategisk prissättning, formulera de frågor som faktiskt kommer att poängsättas vid utvärderingen. Det finns mycket man kan göra för att öka chanserna att vinna. Men det händer lätt att dessa uppgifter blir “nice-to-haves” i uppsjön av “must-haves”-uppgifter som kanske inte ökar chanserna att vinna, men som måste göras för att ens kunna delta i upphandlingen från första början.
Verktyg som plockar bort tidskrävande “must-have”-moment i anbudsprojektet är en investering som inte enbart kan mätas i sparad tid. Med tidsbesparingen har man också ökat chansen att vinna upphandlingen genom att kunna fokusera på de mer värdeskapande “nice-to-have” momenten i anbudsprojektet.
För att verkligen få full nytta av AI behövs ett mjukvarugränssnitt som också är anpassat för anbudsskrivning. Tendium är en anbudsplattform som använder AI för att lösa de utmaningar som beskrivs i denna artikel.
Boka en demo med oss om du är nyfiken på hur Tendium kan hjälpa er i ert anbudsarbete.
