Ocab strukturerade anbudsarbetet och sparade tid med Tendium

Med AI-sammanfattningar av upphandlingar och en gemensam överblick har Ocabs stora anbudsteam sparat värdefull tid och fått en mer strukturerad anbudsprocess. De kan nu snabbt sortera bort irrelevanta upphandlingar och fokusera teamets resurser på vinnande anbud. 

Bakgrunden

“Vi såg helt nya fördelar och möjligheter med Tendium.” – Andreas Kristoffersson, Bid Manager

Ocab är Sveriges ledande skadeserviceföretag och proffs på sanering av skador, fukt och farliga ämnen. Offentliga sektorn är en viktig marknad och de har ett stort anbudsteam med runt 30 lokala säljare, platschefer och bid managers fördelade över 17 regioner. 

När avtalet med deras tidigare bevakningstjänst var på väg att ta slut bestämde sig Ocab för att konkurrensutsätta tjänsten. De ville se vad det fanns för alternativ på marknaden som skulle effektivisera anbudsarbetet. 

• Stort team uppdelat på 17 regioner 
• Offentlig sektor en viktig marknad 

Utmaningarna

Att koordinera och överblicka ett stort team fördelat på 17 olika geografiska affärsområden är inte helt enkelt. Ocab såg att det fanns tid att spara i anbudsprocessen, och att ett modernt verktyg för samarbete skulle kunna ge dem en bättre överblick och koordination inom teamet. 

Den bevakningstjänst de använde saknade möjlighet för anpassning efter Ocabs behov och de var heller inte lyhörda för att utveckla tjänsten. Det blev annorlunda när de bytte till Tendium. 

• Svårt att överblicka anbudsteamets arbete
• Fanns tid att spara
• Saknade skräddarsydda lösningar

Lösningen

“Vi sparar tid internt, för med de automatiska sammanfattningarna kan vi direkt göra en selektering – är det en relevant upphandling eller inte” – Urban Noork, Bid Manager

Tendiums automatiska AI-sammanfattningar av upphandlingar hjälper Ocab att spara tid. Det gäller både i teamets bevakning av nya upphandlingar och när andra ska sätta sig in i upphandlingen. Med sammanfattningen kan kollegor få koll på en upphandling på några minuter, istället för att läsa (eller inte läsa) 47 sidor dokument.

De gemensamma anbudsytorna har också hjälpt teamet att hålla koll på hur många upphandlingar de arbetar med vid varje givet tillfälle. De har nu en bra överblick och lättare att koordinera sig som team. 

I Tendium har de hittat den flexibilitet med skräddarsydda lösningar som de letade efter. 

• Automatiska AI-sammanfattningar av upphandlingar har gett snabbare och mer träffsäker kvalificering
• Gemensamma anbudsytor har gett överblick och koordinering inom teamet
• En lösning som är anpassad efter teamets behov 

Resultatet

“En av de största fördelarna är att vi fått ett strukturerat arbetssätt där vi kan följa upphandlingarna genom hela processen” – Andreas Kristoffersson, Bid Manager

Tendium har hjälpt Ocab att effektivisera anbudsprocessen och gett hela teamet en gemensam överblick och process. Idag arbetar de mer strukturerat än de gjorde tidigare. 

De har fått en klarare överblick över både vilka affärer och volymer de arbetar med, och över sina vunna kontrakt. De kan enkelt se alla regioners vunna upphandlingar och vad det innebär i en potentiell omsättningsökning.

Automatiska sammanfattningar har även gjort att de lägger mindre tid i onödan på irrelevanta upphandlingar och istället kan fokusera på affärer med bättre potential. 

• Mindre slösad tid på irrelevanta upphandlingar
• En gemensam process för hela teamet
• Arbetar mer strukturerat idag
• Bättre överblick över alla offentliga affärer