Venn Group har ökat sin hitrate i offentliga affärer
En proaktiv anbudsprocess med god överblick och samarbete med kollegor inom olika verksamhetsområden har gett Venn Group en hög hitrate i sina offentliga affärer. Vi har pratat med Patric Kjellin, VD, och Latifeh Amiri, Bid Manager på Venn Group om förändringarna de gjort sedan de började arbeta i Tendium.
Hög hitrate på sina anbud
Venn Group är ett konsultföretag som erbjuder tjänster inom samhällsbyggnad och industri och finns över hela Sverige. De startade 2019, har vuxit snabbt sedan dess, och enligt Patric är anbudsarbetet en otroligt viktig del av deras tillväxt. De har lämnat anbud på offentliga upphandlingar sedan starten, men efter bytet till Tendium har Venn Group stärkt sin anbudsprocess med goda resultat.
“Vi har ökat den offentliga affären och vi har ökat hitraten. Vi har väldigt bra hitrate på våra anbud nu”, säger Patric.
Genom en bättre anbudsprocess fokuserar de nu sina resurser och lägger anbud på de upphandlingar som är rätt för företaget. Istället för att arbeta vidare med upphandlingar som inte är utformade på ett sätt som passar Venn Group så vågar de lägga ner processer tidigt.
Vi bad Venn Group beskriva hur de har stärkt anbudsprocessen och hur de arbetar med Tendiumplattformen.
En proaktiv anbudsprocess med bra överblick och samarbete
Innan de skaffade Tendium arbetade Venn Group med att hitta offentliga upphandlingar och arbeta med anbud i ett antal olika plattformar. De var ett litet team, och det funkade skapligt att mejla fram och tillbaka och hålla reda på olika inlogg och var i processen de befann sig med olika anbud. Men anbudsarbetet blev reaktivt, med korta deadlines och när teamet växte blev behovet av ett enhetligt system och bättre överblick tydligt.
Latifeh, som är Bid Manager och har en samordnande roll i anbudsarbetet, berättar att de valt att använda Tendium på grund av den agila modellen, för att kunna identifiera bättre och smidigare processer. Det har gett mycket goda resultat.
“Anbudsprocessen är i sig själv rörig med många delar som behöver arbetas med parallellt, och därför är det så skönt att ha en gemensam struktur att följa. Nu har jag koll och kan sova på nätterna”, säger hon skämtsamt.
Venn Group är nu mer processtyrda. De har inget traditionellt säljteam utan kollegor med olika kompetenser kopplas ofta in för att ta fram underlag till anbuden. Med Tendium är det nu enkelt för alla kollegor inom olika verksamhetsområden att veta var de ska logga in och hitta rätt information. Överblicken över alla aktiva anbud som Venn Group arbetar med gör att alla kollegor har koll på var i processen olika anbud befinner sig, och gör kommunikationen enkel, effektiv och tydlig.
Förutom den interna överblicken är det nu också lättare att hitta relevanta upphandlingar. Latifeh berättar att det är lättare att hitta nischade upphandlingar som passar Venn Group, och de automatiska sammanfattningarna av skallkrav gör att det går snabbt och enkelt att avgöra om en upphandling är relevant eller inte.
Stenkoll på anbudsarbetet underlättar utvärdering och utveckling
Efter att ha börjat använda Tendium har Venn Group fått bättre översikt över både inlämnade och pågående projekt, samt en struktur som alla har kunnat dra nytta av. De är mycket nöjda med resultatet. Nu har de stenkoll – vilka anbud som lämnas in, vilka typer av upphandlingar de arbetar med, var i Sverige upphandlingarna finns, hitrate på de lämnade anbuden och vilka anbud de lägger ner. Det gör det lättare att utvärdera och utveckla anbudsarbetet.
“Vi har byggt en bra process kring vårt anbudsarbete och det är otroligt viktigt då vi växer och behöver ha koll på allt inom hela Sverige och alla discipliner vi verkar inom”, säger Patric.
Latifeh och Patric rekommenderar Tendium till företag som vill hitta ett bra processflöde och bra styrning i sitt anbudsarbete, och förenkla hela arbetet med offentliga upphandlingar.
“Tendium är agila, lyssnar på användarna och utvecklar plattformen i samarbete med dem. Det uppskattar vi verkligen”, säger Latifeh.
