Att lämna anbud på offentliga upphandlingar är ett strategiskt arbete som kräver effektiva och välfungerande processer. Fokus kan lätt hamna på regelverk, kravställningar och säljstrategier, men ett anbud är också ett projekt som kan hanteras mer eller mindre väl.
I den här artikeln går vi igenom varför det är viktigt att ha effektiv projekthantering i anbudsarbetet, och hur det gör skillnad för både anbudsteamet och affärsresultaten.
Sparar tid
Anbudsarbetet kan lätt bli tidskrävande. Att gå igenom långa upphandlingsdokument, bolla frågor med kollegor, organisera anbudsskrivandet och formulera svar på alla frågor som ska besvaras. Det är mycket att hålla reda på.
I arbete som innehåller många delmoment, koordinering och administration kan effektiva processer göra stor skillnad. Tänk dig ett moment som kanske tar 10 minuter. Det går snabbt, är vår naturliga inställning. Knappt värt att effektivisera. Men när du gör 100 av de där 10 minutersaktiviteterna, ja då börjar det spela stor roll om de tar 5 eller 10 minuter.
Effektiv projekthantering i anbudsprocessen gör att mindre tid behöver läggas på sådant som att ladda ner dokument, skicka frågor till kollegor, identifiera krav, strukturera anbudet och stämma av status och arbetsfördelning inom teamet.
Resultatet blir mindre tid per lämnat anbud, och mer tid till rätt saker.
Fokus på rätt saker
Säkert är du bekant med 80/20-regeln. 20 procent av våra insatser ger 80 procent av resultaten. Det är särskilt sant i arbete som tyngs ner av administration och ineffektiva processer.
När du och ditt anbusteam behöver lägga mindre tid på att hantera allt runt omkring ett anbud så kan ni fokusera på att skriva riktigt bra anbud, arbeta proaktivt med att analysera marknaden och annat värdeskapande arbete.
Tydlig kommunikation
En effekt av bristfällig projekthantering är att det behövs mycket kommunikation internt, och den är ofta en aning förvirrad. Det kan vara svårt att veta vad kollegan jobbar med, hur långt teamet har kommit med ett anbud, vem som ansvarar för vad och vad som är kvar att göra.
Bra och effektiv projekthantering skapar processer som kräver mindre kommunikation, eftersom processen i sig kommunicerar viktig information inom teamet. Exempelvis kan teamet använda ett projektverktyg för anbudsskrivandet där varje fråga som ska besvaras kan tilldelas en ansvarig person.
Den typen av projekthantering ger en tydlig överblick över anbudsarbetet för alla inom teamet.
Bättre samarbete
Med tydlig kommunikation och god överblick kommer bättre samarbete. Effektiv projekthantering gör att ansvarsfördelningen blir tydlig och färre missförstånd uppstår. Att samarbeta kring frågor som ska besvaras i anbuden blir enklare med effektiv kommunikation. Det blir lättare att ta vid om en kollega blir sjuk eller behöver hjälp att skriva klart ett anbud.
Förutom direkt projekthantering kan effektiva verktyg för att bearbeta informationen i upphandlingsdokument göra det enklare för kollegor att sätta sig in i upphandlingar och fatta väl underbyggda beslut om att lämna anbud eller inte. Läs mer om det i vår artikel om automatiska sammanfattningar.
När samarbetet inom teamet fungerar gynnar det inte bara resultaten, utan även den psykosociala arbetsmiljön.
Ökad trivsel
Mer fokus på kvalificerade uppgifter, tydlig kommunikation och gott samarbete bidrar alla till trivsel på jobbet. Sparad tid kan hjälpa ett överbelastat anbudsteam att sänka stressnivåerna och få tid till långsiktig utveckling av arbetet.
Ett anbudsteam som trivs på jobbet är såklart ett bättre anbudsteam, som har energi och vilja att stärka resultaten och bli ännu vassare på det de gör.
Effektiv projekthantering med Tendium
Tendiumplattformen är byggd med användare och processer i fokus. I vår modul Projekt & Anbud kan du samarbeta kring anbud, generera automatiska anbudssvar baserat på tidigare lämnade anbud och organisera anbudsarbetet.
Vill du veta mer om projekthantering med Tendium? Boka en gratis demo så berättar vi mer!
