Utvecklingen går snabbt framåt i anbudsvärlden. AI, skräddarsydda integrationer och användarvänliga gränssnitt skapar nya möjligheter för modernt, datadrivet och effektivt anbudsarbete.
Men bara för att möjligheterna finns där blir ju inte anbudsorganisationer per automatik moderna. Att ställa om arbetssätt, integrera nya tekniker i verksamheten och etablera nya rutiner tar tid. För att bli en framgångsrik anbudsorganisation behöver den processen noga följas och drivas på om den fastnar.
I den här artikeln går vi igenom de tre stadierna i moderniseringsresan – från traditionell och manuell till smart och datadriven. Var befinner sig din anbudsorganisation?
1. Den traditionella anbudsorganisationen
Kör på det som funkat hittills
Här har alla anbudsteam en gång befunnit sig, och här är många fortfarande kvar. Den traditionella anbudsorganiastionen är ofta vass på att läsa dokument och skriva starka anbud. Rutinerna sitter, erfarenheten är stor. Anbudsarbetet rullar på.
Men vad utmärker ett traditionellt anbudsarbete? Jo, att organisationen förlitar sig på manuellt arbete. Att granska upphandlingsdokument manuellt, att leta upphandlingar i gammalmodiga databaser och att ta beslut om att lämna anbud utifrån erfarenhet och magkänsla, snarare än data. Processerna tar längre tid än nödvändigt och en stor del av tiden behöver läggas på icke-värdeskapande administration.
Det uppstår lätt en ond cirkel i den här typen av organisation där tidskrävande traditionella processer gör att det saknas tid för att utveckla och förbättra anbudsarbetet. På så sätt fastnar en traditionell anbudsorganisation gärna i sina gamla hjulspår.
Utvecklingssteg: För att ta de första stegen i moderniseringsresan behövs först viljan. Anbudsteamet måste vara berett att prioritera och lägga tid på att ställa om sina interna processer. Det är också dags för teamet att läsa på om datadrivna arbetssätt och lära sig vad det innebär. När kunskapen och motivationen är på plats är ett lämpligt steg att börja införa automatisering och digitala verktyg för att avlägsna vissa onödiga manuella arbetsuppgifter. Att börja sammanfatta upphandlingar och sammanställa viktig upphandlingsdata är en klok första strategi, så att besluten baseras på data och inte på minnet från att ha läst femtielva sidor upphandlingsdokument.
2. Den delvis datadrivna anbudsorganisationen
Tar steg i rätt riktning
Nu har anbudsorganisationen påbörjat sin utvecklingsresa. Teamet har insett att det finns tid att spara och att det är dags att modernisera sin anbudsprocess. De försöker arbeta smartare, men saknar effektiva digitala verktyg för att fullt ut bli datadrivna.
Ofta försöker organisationen bli mer strukturerad, och kanske manuellt sammanfattar upphandlingsdokument för att kunna ta bättre och mer välgrundade beslut. Teamet kanske sitter och klipper och klistrar från upphandlingsdokumenten för att skapa en projektplan i Excel över alla krav som behöver besvaras i anbudet. Eller så finns ett generellt projektverktyg som inte är anpassat för anbudsarbete, som ibland glöms bort och blir ouppdaterat.
Alternativt finns verktygen där, men de används på ett suboptimalt sätt. Kanske har ett steg av anbudsprocessen automatiserats, men resten av processen är precis lika manuell. Arbetssätten och kulturen är då kvar i traditionella och manuella metoder, och håller tillbaka organisationen från att utvecklas och bli datadriven.
Utvecklingssteg: För att fortsätta på sin datadrivna resa behöver anbudsorganisationen nu investera i mer avancerade verktyg som på allvar möjliggör ett datadrivet anbudsarbete. Eller, om en sådan investering har gjorts behöver teamet fråga sig vilka delar av processen som har moderniserats och var man fortfarande är kvar i traditionella metoder.
3. Den datadrivna anbudsorganisationen
Använder nya metoder fullt ut
Här har vi den moderna anbudsorganisationen. Teamet använder både automatisering och AI för att minimera tidskrävande administration och minska risken för godtyckliga beslut och ineffektiva processer. Upphandlingsdata hanteras smart och digitalt, istället för genom manuell granskning av upphandlingsdokument.
För att nå fram till ett datadrivet anbudsarbete har organisationen varit öppen och nyfiken. Teamet har ställt sig frågan: hur kan vi jobba smartare? Arbetsflöden har granskats och ifrågasatts. Det har gjort att de nu kan fokusera mer på det värdeskapande och proaktiva i anbudsprocessen, och behöver lägga mindre tid på administration.
Utvecklingssteg: Att vara en datadriven anbudsorganisation betyder också att organisationen kontinuerligt fortsätter att arbeta med sina interna processer. När nya tekniska möjligheter, som till exempel AI-stöd för att skriva anbud, dyker upp så utvärderas dem och införlivas i arbetet om det passar organisationen. Att jobba smart och modernt är inte ett slutmål – det är en ständigt pågående process.
Kom igång med moderniseringen av din anbudsorganisation
Vill du driva på utvecklingen av din anbudsorganisation? Då har du en spännande tid framför dig. För att komma igång, kom ihåg att organisationsutveckling alltid kräver både praktiska och kulturella förändringar för att fungera.
- Skapa en kultur som främjar datadrivna arbetssätt. Lär teamet vad det innebär att arbeta datadrivet, fördelarna med det och prata om hur ni kan arbeta smartare.
- Investera i moderna digitala verktyg. Utan verktyg som möjliggör datadrivna arbetssätt blir det svårt att arbeta datadrivet. Se till att ni har moderna digitala stöd som använder automatisering och AI.
- Utbilda teamet i nya arbetssätt. Prata internt om hur ni kan använda de nya verktygen och utbilda kollegor i hur de bäst drar nytta av nya digitala lösningar. Annars är risken att ni förblir en traditionell anbudsorganisation.
- Upprätta tydliga anbudsprocesser. Använd de nya verktygen för att strukturera anbudsarbetet och upprätta tydliga processer inom teamet. Arbetssätten ska vara enkla och tydliga för alla i teamet.
- Utvärdera kontinuerligt anbudsarbetet. Nöj er inte bara för att anbudsprocessen blivit bättre. Fortsätt att utvärdera era arbetsflöden, testa nya metoder och utvecklas som anbudsorganisation.
–
Pröva på en datadriven anbudsprocess med Tendiums plattform. Starta din gratis testperiod idag.
