Att lämna anbud på offentliga upphandlingar kan vara tidskrävande och dyrt. Processerna kräver ofta mycket administration, kan lätt bli ineffektiva och svåra att överblicka. Så hur mäter man bäst arbetet med att lämna anbud på upphandlingar?
Vi föreslår att ni mäter den ultimata KPI:n för anbudsorganisationer: kostnad per vunnet anbud.
Varför mäta kostnad per vunnet anbud?
Många team arbetar med en eller flera KPI:er för att mäta effekten av teamets arbetsinsats. Genom att följa KPI:er över tid kan man förstå vilka aktiviteter som bäst bidrar till att uppnå teamets mål. Samtidigt kan man upptäcka om det är något som kräver mycket tid och resurser, utan att ge resultaten ni vill ha.
För anbudsteam är det enklaste förstås att bara räkna antal vunna anbud eller andel vunna av lämnade anbud. Men det synliggör inte kostnaden för att nå dit, som kan vara betydande.
Genom att mäta kostnad per vunnet anbud så mäter du effektiviteten i teamets anbudsarbete. Hur mycket resurser lägger ni för varje kontrakt som skrivs? Ni tittar då inte bara på kostnaderna per lämnat anbud, ni räknar inte bara vunna kontrakt, utan ni räknar ut kostnaden per vunnet anbud.
Det här handlar om att göra rätt saker och göra saker rätt. Att helt enkelt lägga resurserna där de verkligen gör nytta.
Så räknar du ut kostnad per vunnet anbud
Hur räknar man då ut sitt teams kostnad per vunnet anbud? Jo, först måste du såklart ha koll på era kostnader. Vilka resurser använder ni för att leta intressanta upphandlingar, utreda dem och lämna anbud? Vanligtvis är det arbetstimmar för de som arbetar i teamet och kollegor utanför teamet som kommer in någonstans i processen, samt kostnader för bevakningstjänster och andra digitala stödsystem i anbudsarbetet.
Sedan delar man helt enkelt kostnaden för anbudsarbetet, inklusive arbete med upphandlingar som ni beslutar att inte lämna anbud på, med antalet vunna anbud.
När du vet teamets kostnad per vunnet anbud kan den siffran även användas för att räkna ut kostnad per vunnet anbud i förhållande till genomsnittligt kontraktsvärde. Då kan du även ta hänsyn till att stora upphandlingar med höga kontraktsvärden kan vara mer tidskrävande, och att små kontrakt inte får kosta för mycket i interna resurser.
Räkna först ut genomsnittligt kontraktsvärde för de anbud ni vunnit. Dela därefter summan med kostnad per vunnet anbud.
Det är viktigt att hålla koll på de här nivåerna. Vid försäljning av produkter och tjänster med låga vinstmarginaler är det särskilt viktigt att hålla kostnad per vunnet anbud nere för att bibehålla marginalerna.
Utifrån kostnad per vunnet anbud kan ni även bestämma ett minimumkontraktvärde – upphandlingar som är så små att det inte är värt kostnaden för att lämna ett anbud. Om er organisation över tid blir mer effektiv och sänker kostnaden per vunnet anbud kan sedan ni justera ner minimumkontraktvärdet.
Hur du optimerar kostnad per vunnet anbud
Okej, nu då? När du vet teamets kostnad per vunnet anbud, vad ska du göra med den informationen? Jo, det är nu du kan börja kika på vad som hade gett er en optimal kostnad per vunnet anbud.
Hur sänker man kostnaden per vunnet anbud? Det finns tre saker ni kan göra:
- Öka hit-rate
- Sänka kostnaderna
- Hitta fler av rätt affärer
Låt oss titta närmare på några insatser som kan öka hit-raten, sänka kostnaderna eller öka antalet rätt affärer ni hittar.
Satsa på att kapa dolda kostnader
När man pratar om att effektivisera och sänka kostnaderna tänker vi ofta på de uppenbara kostnaderna – tidsinsatser och lönekostnader. Men det är inte i de uppenbara kostnaderna som den stora potentialen för effektivisering finns, utan i de dolda.
Anbudsarbetet innehåller en rad dolda kostnader:
- Missade upphandlingar genom bristfälligt bevakningssystem
- Förlorade anbud på grund av diskvalificering, fel affärer och suboptimalt pris
- Fel affärer när teamet arbetar för mycket på irrelevanta upphandlingar
- Fel prissättning vid vinst men till ett suboptimalt pris
- Onödig administration och koordinering på grund av ineffektiva stödsystem
Att arbeta på att minska de dolda kostnaderna kan ge en stor sänkning av kostnad per vunnet anbud. Många av de dolda kostnaderna kan förhindras med rätt information lätt tillgänglig vid rätt fas i anbudsprocessen. Med ett datadrivet anbudsarbete baseras beslut på data i högre utsträckning, vilket vi strax kommer in på.
Spara tid och öka hit-rate genom att ta bättre beslut snabbare
Ett vanligt problem vid hög kostnad per anbud är att man spenderar för mycket tid på irrelevanta upphandlingar. Om teamet lägger mycket tid på att läsa dokument, göra sammanställningar och kommunicera internt för att sedan landa i att det inte är en bra affärsmöjlighet så tar det resurser från att arbeta med anbud som kan leda till vunna kontrakt.
Att fatta bra beslut tidigt om vilka upphandlingar som man ska gå vidare med eller inte kan därför sänka kostnad per vunnet anbud betydligt. Men hur tar man bättre beslut då? Många anbudsteam lägger mycket tid på att sammanställa krav, gå igenom dokument och annan intern administration för att avgöra om upphandlingen är relevant eller inte. Processen är ofta manuell, vilket tar mycket tid och ökar risken att man missar viktig information.
Med ett datadrivet anbudsarbete görs automatiska sammanfattningar av upphandlingsdokumenten. Teamet kan då snabbt sätta sig in i nya upphandlingar, titta på krav och avgöra om det är en relevant affärsmöjlighet eller inte. Du kan läsa mer om detta i vår artikel om datadrivet anbudsarbete i Go/No Go-fasen.
Med rätt information om upphandlingen presenterad automatiskt minskar också risken att ni arbetar vidare med anbud som inte kommer att leda till en affär. På så sätt ökar hit-rate i termer av antal vunna anbud av lämnade, och ni optimerar kostnad per vunnet anbud ytterligare.
Hitta fler affärer med datadriven bevakning
För att nå en optimal kostnad per vunnet anbud vill anbudsteam hantera många relevanta och bra affärsmöjligheter. Då gäller det förstås att ni hittar alla de upphandlingar som är relevanta för just er.
Det är vanligt att företag missar upphandlingar på grund av att upphandlaren valt en oväntad CPV-kod eller skrivit en otydlig annons. Då dyker upphandlingen inte upp i sökprofilen i många traditionella bevakningstjänster.
Med datadriven bevakning görs sökningar även på informationen i upphandlingsdokumenten, och risken att missa en relevant upphandling blir då betydligt mindre. Med fler relevanta upphandlingar ökar chansen för fler vunna anbud, vilket minskar kostnaden per vunnet anbud.
Ställ om till datadrivet anbudsarbete
Att jobba datadrivet i sitt anbudsarbete handlar om att använda data för att fatta faktabaserade och proaktiva beslut. Med rätt data lättillgängligt genom hela anbudsprocessen kan tidskrävande administration, dåliga beslut och onödigt arbete undvikas och kostnaden per vunnet anbud minskas.
Datadrivet arbete genomsyrar hela anbudsprocessen i Tendiums anbudsplattform. Med automatiska sammanfattningar, smarta samarbetsfunktioner och minskad administration blir anbudsprocessen effektivare och enklare.
