För att ha en framgångsrik försäljning till offentlig sektor är ett effektivt anbudsarbete A och O. Vi på Tendium pratar ofta om anbudsprocessen och hur den kan bli bättre, snabbare, säkrare och enklare med en anbudsplattform. Men ibland blir det lite abstrakt, och det kan vara svårt att få en helhetsbild av alla de små effektivitetsvinsterna.
Dessutom är det ett delvis nytt arbetssätt som bid teams måste vänja sig vid för att få ut maximal nytta av en anbudsplattform. Därför går vi i det här blogginlägget igenom steg för steg – hur anbudsprocesser ser ut med och utan en anbudsplattform.
Bevakning utan anbudsplattform
Varje företags anbudsprocess är givetvis unik. Bransch, bolagsstorlek och strategi påverkar hur stort anbudsteamet är och hur många upphandlingar som hanteras per år. Företagets övriga interna processer, system och kultur har också stor påverkan på processen. Vi kommer nu att gå igenom ett exempel på en anbudsprocess. Här är utgångspunkten att det är ett anbudsteam som ofta hanterar flera upphandlingar parallellt.
Okej, då drar vi igång anbudsprocessen. För att kunna starta den behöver man givetvis hitta relevanta upphandlingar att lämna anbud på. Därför börjar vi här: med bevakningen.
1. Nya upphandlingar i bevakningsflöden gås igenom
Många bid teams har en bevakningstjänst där de genom en eller flera profiler håller koll på vilka upphandlingar som kommer ut. Den här bevakningen baseras på informationen som finns i upphandlingsannonserna.
Har företaget inte en bevakningstjänst så behöver man söka i flera olika annonsdatabaser för att hålla koll på nya upphandlingar som publiceras.
2. Dokument för intressanta upphandlingar laddas ner från annonsdatabas
När en intressant upphandling dyker upp i bevakningsflödet behöver man ofta titta närmare på dokumenten för att avgöra om den är relevant eller inte. Informationen i upphandlingsannonser räcker helt enkelt inte till. För att få tag i upphandlingsdokumenten måste man logga in i den av de fem annonsdatabaserna där upphandlingen publicerats och ladda ner dem. Dokumenten sparas i en mapp.
3. Dokument läses för att avgöra om en upphandling är relevant
Nu är det dags att göra en första bedömning om upphandlingen är relevant. Valda delar av upphandlingsdokumenten letas fram och läses igenom. Den ansvariga avgör om upphandlingen är värd att titta vidare på eller inte.
Denna process görs för alla upphandlingar som vid första anblick verkar intressanta. Därefter går vissa upphandlingar vidare till kvalificeringsfasen.
Bevakning med anbudsplattform
Med en anbudsplattform ser bevakningen lite annorlunda ut. Både bevakning och första bedömning görs direkt i plattformen och inga dokument behöver hämtas eller laddas ner.
1. Nya upphandlingar i bevakningsprofil gås igenom
I anbudsplattformen görs bevakningen genom en eller flera bevakningsprofiler. Granskade upphandlingar markeras i en annan färg så att det är lätt att se vilka som tittats på och inte. Upphandlingar som inte är intressanta kan också tas bort ur flödet, för att rensa bort irrelevanta upphandlingar.
Bevakningen baseras på hela upphandlingsdokumenten, och sökprofiler kan därför ställas in utifrån information som kanske inte finns i annonsen, men som finns i dokumenten.
2. Automatisk sammanfattning kollas för att avgöra om upphandling är relevant
När en intressant upphandling dyker upp läser man den automatiska sammanfattningen av upphandlingsdokumenten. Den finns direkt i plattformen och går att skräddarsy efter exempelvis kvalificeringskrav man alltid behöver kolla. Skulle man även behöva gå in i dokumenten för att göra en första bedömning så gör man även det direkt i plattformen.
Anbudsteam som använder en anbudsplattform i bevakningsfasen säger att det sparar otroligt mycket tid – uppemot 90 procent för vissa företag!
Kvalificering utan anbudsplattform
När en potentiellt relevant upphandling har identifieras i bevakningen kommer nästa steg i anbudsprocessen: kvalificering. Nu gör teamet en mer noggrann bedömning där krav undersöks och stäms av internt.
4. Intressanta upphandlingar sparas i Excelfil eller CRM-system
En intressant upphandling har dykt upp i bevakningen. För att hålla koll på relevanta upphandlingar att undersöka närmre behöver den på något sätt dokumenteras internt. Många anbudsteam använder Excelfiler, andra skapar en ny möjlighet i CRM-systemet.
5. Upphandlingsdokument gås igenom
Nu behöver kvalificeringskrav och annan viktig information undersökas närmare. En ansvarig person går igenom upphandlingsdokumenten för att få en fullständig bild av upphandlingen.
6. En manuell sammanfattning skapas
Många anbudsteam skapar manuellt sammanfattningar av upphandlingarna, med information som kontraktsperiod, villkor, uppskattat värde och deadline för internt bruk. Alternativt görs ingen manuell sammanfattning, och kollegor som ska sätta sig in i upphandlingen hänvisas till att läsa upphandlingsdokumenten.
7. Kollegor mejlas om viktiga villkor och krav
Ofta kan villkor och krav behöva stämmas av internt. Jurister eller produktansvariga ska säga sitt om upphandlingen, och ge grönt ljus eller peka på hinder för att vinna upphandlingen eller genomföra det som ska levereras. Här mejlas ofta sammanfattningen och/eller upphandlingsdokumenten till kollegorna, som återkommer med sin input via mejl.
Kvalificering med anbudsplattform
Även kvalificeringen fungerar annorlunda med en anbudsplattform. Här görs kvalificeringsarbetet och avstämning med kollegor direkt i plattformen.
3. Intressant upphandling sparas på anbudsyta
När en intressant upphandling dyker upp i bevakningen sparar man den på sin anbudsyta, en gemensam anslagstavla över alla pågående upphandlingar teamet arbetar med. Detta görs direkt i anbudsplattformen.
4. Automatiska sammanfattningar och vid behov gås dokument igenom
Nu ska upphandlingen granskas mer noggrant. Till hjälp finns de automatiska sammanfattningarna för varje upphandling, där viktiga delar av upphandlingsdokumenten finns med. Dessa kan som sagt även skräddarsys för att innehålla det som är viktigt för just detta team att stämma av. Vid behov finns även upphandlingsdokumenten att läsa i plattformen.
5. Kollegor taggas i upphandlingen för att stämma av viktiga krav och villkor
Istället för att mejla runt olika dokument och sammanfattningar sker kommunikationen direkt i anbudsplattformen. Genom att lämna kommentarer och tagga kollegor kan alla gå in och ge sin input på olika villkor i upphandlingen.
Go/No Go-beslut utan anbudsplattform
När bevakning och kvalificering är avklarad har vi kommit fram till att besluta om man ska lämna anbud eller inte. Vi kallar det här Go/No Go-beslutet. Många anbudsteam har regelbundna beslutsmöten då nya upphandlingar diskuteras.
8. Manuell sammanfattning mejlas till kollegor inför beslutsmöte
Inför beslutsmötet är det förstås bra om mötesdeltagarna har lite koll på vilka upphandlingar som ska diskuteras. Ofta kan manuella sammanfattningar då skickas ut som underlag, alternativt får alla titta på upphandlingsdokumenten.
9. Upphandling presenteras på beslutsmöte
Under beslutsmötet presenterar ofta ansvarig person den intressanta upphandlingen. Detta är särskilt viktigt i de fall då ingen manuell sammanfattning har gjorts, då det kan vara svårt för mötesdeltagarna att hinna gå igenom alla upphandlingsdokument inför mötet.
10. Go/No Go-beslut fattas på möte
Mötet beslutar om att företaget antingen ska lämna anbud, eller att inte gå vidare med upphandlingen.
11. Beslut och ansvarig bid manager registreras i Excelfil eller CRM-system
Beslutet registreras internt i det system som används för att hålla reda på alla upphandlingar, ofta en Excelfil eller ett CRM-system. För de upphandlingar där anbud ska skrivas väljs en eller flera i teamet som ansvariga för att skriva anbudet.
Go/No Go-beslut med anbudsplattform
Beslutet om att lämna anbud eller inte ser liknande ut med en anbudsplattform, men med några centrala skillnader. Kommunikationen och den interna överblicken finns fortfarande i anbudsplattformen.
6. Kollegor läser automatisk sammanfattning inför beslutsmöte
Istället för att mejla ut manuella sammanfattningar eller dokument kan mötesdeltagarna läsa automatiska sammanfattningar av upphandlingarna genom att gå igenom listan av intressanta upphandlingar på anbudsytan i anbudsplattformen. Om någon fråga uppstår inför mötet kan den kommenteras direkt i plattformen.
7. Go/No Go-beslut fattas på möte
Under beslutsmötet används ofta anbudsplattformen för att gå igenom de intressanta upphandlingarna. Anbudsytan ger en bra överblick och sammanfattningarna har den relevanta informationen. Därför behövs sällan presentationer av varje upphandling.
Ofta blir beslutsmöten kortare, effektivare och bättre underbyggda med en anbudsplattform. Ibland visar det sig att beslutsmötena inte ens behövs, då det blir lättare att stämma av olika upphandlingar gemensamt i plattformen.
I Go/No Go-fasen kommer anbudsplattformens datadrivna arbetssätt särskilt till pass, med bättre underbyggda beslut som sparar tid genom hela processen. Om du vill veta mer kan du läsa vårt blogginlägg om datadrivet anbudsarbete i Go/No Go-fasen.
8. Upphandling flyttas framåt i processen på anbudsyta och tilldelas ansvarig person
Efter beslutsmötet flyttas upphandlingen på anbudsytan, till att antingen skriva anbud eller att inte lämna anbud. Ansvarig person väljs i plattformen.
Anbudsskrivning utan anbudsplattform
Dags att skriva anbud. Det är den här delen av processen som anbudsteam ofta vill ha mer tid till, så att de kan lämna bästa möjliga anbud.
12. Anbud börjar skrivas
Ansvarig person börjar skriva anbudet. Här arbetar man ofta med Word och Excel-filer på sin lokala dator och utkast mejlas fram och tillbaka inom teamet.
13. Eventuella krav som missats stäms av internt
Med manuella sammanfattningar är det större risk att viktiga villkor och krav missas tidigt i processen. Därför är det fler upphandlingar i processer utan en datadriven anbudsplattform som avbryts under anbudsskrivningen, eftersom missade krav och blockeringar dyker upp längs vägens gång.
14. Avstämningar görs för att hålla koll på alla anbudsprocesser
För team med flera parallella anbudsprocesser behöver avstämningar göras internt regelbundet, så att säljchefen eller en annan team lead kan hålla en bra överblick. Det kan vara svårt att få den helhetsbilden när alla arbetar i olika faser av anbudsprocessen på varsitt håll.
15. Anbud färdigställs och skickas in
Slutligen skrivs anbudet klart och lämnas in. Innan inlämning kan utkast mejlas fram och tillbaka med synpunkter och flera versioner innan alla är nöjda.
Anbudsskrivning med anbudsplattform
Att skriva anbud med en anbudsplattform ser idag ganska snarlikt ut, med vissa fördelar. Men i framtiden kommer även själva skrivandet och inlämnandet att kunna göras direkt i plattformen. Då kommer det att bli stor skillnad.
9. Anbud börjar skrivas
I dagsläget skrivs anbud på samma sätt med och utan anbudsplattform. Men just nu testas och utvecklas Tendiums nya modul för att skriva anbud, som inom kort kommer att lanseras i anbudsplattformen. I den kommer alla frågor i en upphandling som behöver besvaras automatiskt att presenteras i plattformen. Därefter kan man gå igenom fråga för fråga, sätta status och ange svar. Dessutom kommer man att kunna att generera automatiska svar baserat på företagets tidigare inlämnade anbud.
10. Upphandlingar flyttas på anbudsyta efter processen
Anbudsteamet och säljchefen eller en annan team lead håller överblicken genom att flytta upphandlingarna på anbudsytan. Även kommentarsfunktionen kan användas för att stämma av olika saker under processens gång.
11. Anbud färdigställs och skickas in
När anbudet är färdigt lämnas det in via det upphandlingsverktyg eller databas som upphandlaren har angett.
I framtiden kommer det att gå att skicka in anbudet direkt via anbudsplattformen.
Hela anbudsprocessen med och utan anbudsplattform
Nu har vi gått igenom de olika stegen i en anbudsprocess med och utan anbudsplattform. Här kan man även lägga till analys och utvärdering, men i det här sammanhanget nöjer vi oss med processen från bevakning till inlämning av anbudet.
Lägger vi ihop alla delar av anbudsprocessen utan anbudsplattform ser det ut som bilden nedan.
- Varje färg representerar en plattform, som till exempel bevakningstjänst, mejl, Excel-filer och interna möten.
- Varje diagonal pil står för ett byte av plattform, där information överförs från ett ställe till ett annat.
Anbudsprocessen utan anbudsplattform
Låt oss jämföra det med processen med en anbudsplattform. Samma regler för färger och pilar gäller i bilden nedan.
Anbudsprocessen med anbudsplattform
Här ser vi tydligt att majoriteten av anbudsprocessen befinner sig i ett system – anbudsplattformen. Förutom att tid sparas på att inte hoppa runt mellan olika system så består anbudsprocessen dessutom av färre steg. Vad bilden inte heller visar är att flera av faserna går betydligt snabbare än i motsvarande process utan anbudsplattform.
Ett annat sätt att titta på det är att följa kommunikationsvägarna i anbudsprocessen. I en process utan anbudsplattform överförs informationen mellan många olika system och personer fram och tillbaka. Det skapar en komplex process som är svår att överblicka, som vi ser i bilden nedan.
Med en anbudsplattform är informationen och kommunikationen däremot samlad centralt i anbudsplattformen. Processen kretsar kring plattformen, och med färre informationskällor minskar risken för kommunikationsmissar. Det blir även lättare att överblicka arbetet med flera parallella upphandlingar.
Sammanfattningsvis, vad skiljer de två processerna?
En anbudsprocess utan anbudsplattform är:
- Längre
- Mer tidskrävande
- Mer komplex
- Svårare att överblicka
- Svårare att få insyn i
En anbudsprocess med anbudsplattform är:
- Kortare
- Snabbare
- Enklare
- Lättare att överblicka
- Mer transparent
Vilka hade fördelarna varit för ditt anbudsteam? Hur hade en anbudsplattform förändrat er process? Diskutera med dina kollegor!
