Att ställa om arbetsprocesser och digitalisera en organisation är aldrig enkelt. Rutiner kan sitta som fastgjutna i väggarna, förändring är läskigt, kulturen ändrar man inte över en natt.
Så hur gör man då? Hur digitaliserar du framgångsrikt din anbudsorganisation?
Det här är artikeln för dig som ledare (eller som vill ge din ledare en knuff i baken) som står inför en spännande digitaliseringsresa.
Dela ägarskapet och engagera teamet
Hela teamet måste vara med på resan för att det ska fungera. För att få med alla är kommunikation A och O.
Först och främst vill du engagera dina teammedlemmar i beslutsprocessen kring vad som ska digitaliseras och hur. En person som känner att en förändring tvingas på ovanifrån blir inte jättepepp direkt. Då kan det snabbt bli som att ro i motvind.
Dra nytta av dina teammedlemmars erfarenhet och kunskap och se till att de känner ägarskap över förändringen ni ska gå igenom.
För att säkerställa att alla är med på samma tåg behöver ni vara överens om
✅ syftet med förändringen
✅ fördelarna med förändringen
✅ förväntningarna under förändringen
Sen kan ni dra igång.
Börja litet och transformera agilt
Det är lätt att bli inspirerad och tänka att nu jäklar, nu gör vi om allt. Varje sten ska vändas på, varje process granskas.
Men då blir digitaliseringsprojektet snabbt stort och tungrott.
Istället är det bättre att börja med en del och ta transformationen ett steg i taget. Här är några exempel på vad ni kan börja med:
- Byt ut den traditionella bevakningen mot modern bevakning
- Kartlägg anbudsprocessen och identifiera manuella och tidskrävande moment
- Stärk Go/No Go-besluten med AI-stöd i form av sammanfattningar
- Testa generativ AI i anbudsskrivandet
När en del är på plats går ni vidare med nästa del.
Utbilda och bygg digital kompetens
En digital transformation kräver inte bara nya verktyg utan också att medarbetare känner sig bekväma och kompetenta nog att använda dem.
Du bör därför prioritera att alla får en ordentlig utbildning när ni börjar använda nya verktyg. När ni utvärderar nya verktyg, ta i beaktning tillgången till support och hur mycket tjänsten prioriterar att vara användarvänliga. Det sista ni vill är att en digitalisering leder till onödigt merarbete på grund av dåliga arbetsflöden i den nya plattformen.
Har du medarbetare som känner sig mer osäkra i den digitala miljön? Ge dem chansen att gå utbildningar i mer grundläggande digital literacy, såväl som specifika utbildningar i digitala verktyg.
Mät och följ upp framstegen
Ett vanligt misstag i en manuell anbudsprocess är att man tuffar på och har dålig koll på hur det faktiskt går. Därför är digitaliseringen ett ypperligt tillfälle att börja mäta anbudsarbetet.
Har ni till exempel koll på kostnaden per vunnet anbud? Hur lång tid det tar att skriva ett anbud? Hur mycket resurser ni lägger på upphandlingar som inte leder till ett lämnat anbud?
1️⃣ Välj några mätpunkter som är relevanta för er.
2️⃣ Börja mäta.
3️⃣ Sätt nya mål.
4️⃣ Fortsätt att mäta och utvärdera.
5️⃣ Fira framgångar.
Effektiviseringar kan vara svårt att få grepp om. Förut gjorde jag si och nu gör jag så, och det kanske känns bättre, men hur mycket tid man faktiskt sparar kan vara svårt att uppskatta för en individ.
Om ni kan mäta och visa svart på vitt effekterna av digitaliseringen så ger det teamet en boost, nytt värdefullt engagemang och inspiration för den fortsatta digitaliseringsresan.
Odla en digital kultur
Att digitalisera en organisation handlar inte bara om att skaffa några nya verktyg.
Det handlar om att förändra invanda arbetsprocesser.
Det handlar om att odla en digital kultur.
I en digital kultur finns en strävan efter kontinuerligt lärande. Då krävs en psykosocial trygghet där det är okej att göra misstag. En digital organisation är en organisation som ständigt frågar sig: vad kan vi göra bättre? Inte av rädsla, utan av nyfikenhet.
Odlar ni den kulturen, ja då är det inte mycket som kan stoppa er.
Redo att dra igång?
Nyfiken på att digitalisera anbudsorganisationen med Tendium? Vi vill hjälpa till! Boka en demo så visar vi möjligheterna, sen tar vi det därifrån.
